МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 9 июня 1995 г. N 2117/1-34
В целях оказания помощи территориальным органам социальной
защиты в подготовке приказов, указаний и установления единого по-
рядка в их оформлении Управление делами подготовило "Методические
рекомендации о порядке подготовки и оформления приказов, указаний
в министерствах социальной защиты населения республик в составе
Российской Федерации, комитетах, департаментах, главных управле-
ниях, управлениях и отделах социальной защиты населения органов
исполнительной власти краев, областей, автономных образований,
городов Москвы и Санкт-Петербурга, учреждениях, организациях,
подведомственных Министерству".
Рекомендуем их использовать при подготовке распорядительных
документов, а при необходимости разослать в подведомственные ор-
ганизации.
Считать утратившим силу инструктивное письмо Министерства
социального обеспечения РСФСР от 21.08.70 N 1-103-И.
Министр
социальной защиты населения
Российской Федерации
Л.Ф.БЕЗЛЕПКИНА
Приложение
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
О ПОРЯДКЕ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗОВ, УКАЗАНИЙ
В МИНИСТЕРСТВАХ СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ РЕСПУБЛИК
В СОСТАВЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, КОМИТЕТАХ, ДЕПАРТАМЕНТАХ,
ГЛАВНЫХ УПРАВЛЕНИЯХ, УПРАВЛЕНИЯХ И ОТДЕЛАХ СОЦИАЛЬНОЙ
ЗАЩИТЫ НАСЕЛЕНИЯ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КРАЕВ,
ОБЛАСТЕЙ, АВТОНОМНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ, ГОРОДОВ МОСКВЫ И
САНКТ-ПЕТЕРБУРГА, УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ,
ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ МИНИСТЕРСТВУ
Методические рекомендации разработаны с учетом действующих
нормативных актов Президента Российской Федерации, Правительства
Российской Федерации и Государственной архивной службы России.
Рекомендации устанавливают единые требования к порядку под-
готовки и оформления распорядительных документов. В соответствии
с законодательством распорядительная деятельность органов соци-
альной защиты осуществляется путем издания приказов и указаний.
Совместные распорядительные документы органов социальной за-
щиты с другими организациями, имеющие одинаковые по форме распо-
рядительные документы (приказы), издаются в форме приказов, а с
органами, полномочными издавать различные по форме распоряди-
тельные документы, издаются в форме "совместного решения", кото-
рое имеет правовую силу распорядительного документа каждой орга-
низации, принимавшей этот документ.
Право издания перечисленных распорядительных документов
должно быть оговорено в Положении об органе социальной защиты и
его структурных подразделениях.
Подготовка и оформление приказов
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа соци-
альной защиты, действующего на основе единоначалия для разрешения
основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Оформлению приказами подлежат:
объявления указов, распоряжений, поручений Президента Рос-
сийской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации; приказов, указаний, постановлений коллегии
Минсоцзащиты России, местных органов исполнительной власти;
решения и поручения руководства, связанные с организацией
работы, порядком деятельности органов социальной защиты и другими
основными вопросами деятельности, имеющие постоянный характер и
обязательные к исполнению, по проведению важных организационных
мероприятий;
утверждение и введение в действие положений, уставов, пра-
вил, инструкций и др., и, при необходимости, решение вопросов по
проведению определенных организационных мероприятий, связанных с
введением этих документов;
вопросы реорганизации, создания, ликвидации органов соци-
альной защиты или их структурных подразделений;
итоги работы органов социальной защиты, объявления результа-
тов проверок и ревизий;
протокольные решения других коллегиальных органов;
прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работ-
ников;
поощрение работников и наложение дисциплинарных взысканий и
другие кадровые вопросы.
Приказы должны издаваться только в случаях действительной
необходимости.
Изменения и дополнения в приказы, а также их отмена произво-
дятся только приказами.
Юридическим основанием для издания приказа являются:
законы Российской Федерации;
указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федера-
ции;
постановления, распоряжения и поручения Правительства Рос-
сийской Федерации;
конкретное поручение вышестоящего органа и органа местной
исполнительной власти;
положение об органе социальной защиты;
необходимость правового регулирования деятельности органов
социальной защиты и решения основных и оперативных задач, стоящих
перед органами социальной защиты.
Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и
приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности
Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются
специалистами подразделений по поручениям руководства или в соот-
ветствии с функциями, предусмотренными положениями об этих под-
разделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект
приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита
"подпись" перед визами.
Подготовлен Плановым отделом В.А.Андреева
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и
всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы
содержащиеся в проектах предложения:
были конкретными и реальными, соответствовали действующему
законодательству, компетенции органа социальной защиты;
обеспечивались необходимыми материально-техническими средст-
вами и финансированием;
исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в
связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управ-
ленческого действия предусматривает изучение законодательных ак-
тов, правительственных документов, ведомственных нормативных ак-
тов, распорядительных документов ранее издававшихся по этому воп-
росу, а также справочно-информационных документов органа соци-
альной защиты: отчетов, справок, докладных записок, служебной пе-
реписки.
При составлении проекта приказа необходимо:
увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по
данному вопросу документами во избежание повторений и противоре-
чий;
излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская
возможности его двоякого толкования;
определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполне-
ния поручений исходя из сроков, установленных вышестоящими орга-
нами, и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, не-
обходимого для размножения, рассылки и доведения до исполнителей;
обеспечивать юридическое обоснование издания приказов (при
необходимости иметь правильные ссылки), правильные написания наи-
менований правительственных органов, других учреждений, организа-
ций и предприятий и их сокращенных наименований.
Если подготавливаемый проект отменяет или изменяет ранее из-
данные приказы, то в проекте должно быть указано, какие из них
утратили силу или подлежат изменению и в какой части.
Приказы, а также отдельные разделы (пункты) ранее изданных
приказов представляются к признанию утратившими силу одновременно
с изданием новых приказов по данной проблеме. Перечень приказов,
утративших силу, указывается отдельным пунктом (при большом коли-
честве он может быть дан в приложении).
Если ранее изданный приказ подлежит изменению частично, то в
проекте приказа дается новая редакция конкретного пункта, напри-
мер: "Пункт 2 приказа от _____________ N _________ изложить в
следующей редакции ___________" и далее дается новый текст.
Повторные приказы по одним и тем же вопросам издаются в иск-
лючительных случаях и только после рассмотрения причин срыва вы-
полнения ранее принятых решений. В них должны быть предусмотрены
эффективные меры по выполнению установленных заданий и дисципли-
нарные взыскания лицам, допустившим невыполнение ранее изданных
приказов.
Приказы, являющиеся дополнением к ранее изданным, должны
иметь в тексте оговорку: "В дополнение к приказу от _______ N
____".
Наличие приложений к приказу должно обязательно оговари-
ваться в конце соответствующего пункта. Если в приказе дается
ссылка "согласно приложению" или "прилагается", то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется:
Приложение к Приказу
Управления социальной
защиты населения
Псковской области
от 00.00.00 N 00
При наличии нескольких приложений они нумеруются, но без
знака N "Приложение 1 к приказу ____".
Если приложением к приказу является утвержденный им доку-
мент, который впоследствии действует в виде самостоятельного до-
кумента, то на нем в правом верхнем углу проставляется гриф ГОСТ
6.38-90:
Утверждено
Приказом Министерства
социальной защиты
Республики Коми
от 00.00.00 N 00
В приказах по основной деятельности не рекомендуется отра-
жать вопросы по личному составу, т.к. сроки хранения этих доку-
ментов различны. Допускается в приказах по созданию, реорганиза-
ции, ликвидации учреждения наряду с изложением задач нового под-
разделения указание о назначении его руководителя.
При реорганизации органа социальной защиты или его подве-
домственного учреждения, организации, предприятия в приказе
должны быть отражены все основные сведения о характере проводимых
структурных изменениях, передаче основных фондов, помещений, до-
кументальных материалов, оборудования и т.п. Трудовые отношения с
работниками реорганизуемых организаций, учреждений, предприятий,
их структурных подразделений оформляются приказами по личному
составу.
Приказ оформляется на специально разработанном бланке "При-
каз" или на общем бланке с указанием вида документа (Приложение
1).
Текст приказа должен иметь заголовок и состоять из двух час-
тей:
констатирующей и распорядительной.
Заголовок приказа начинается с предлога "О", например: "Об
утверждении ... ", "О создании ...", "Об объявлении ...", "Об
итогах ..." и т.д.
Констатирующая часть является введением в существо рассмат-
риваемого вопроса, раскрывает причины, цели и задачи, послужившие
основанием для издания приказа или обосновывает необходимость его
выпуска.
Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки:
"В соответствии ...", "Во исполнение ...", "В целях ...", "Для
...".
Если приказ издается на основании и в развитие документов
вышестоящих органов, в констатирующей части указывают: наименова-
ние документа, автора, дату, номер, заголовок к тексту и, при не-
обходимости, краткое изложение содержания документа в целом или
его раздела.
Например:
"В соответствии с Приказом Минсоцзащиты России от 15.04.93 N
76 "О мерах по обеспечению ...".
Если приказ создается на основе собственных решений, вытека-
ющих из функций и задач органа социальной защиты, в констатирую-
щей части должны излагаться: факты, события (при необходимости
дается их анализ), обоснование необходимости осуществления управ-
ленческих действий.
Например:
"Управление социальной защиты населения проанализировало де-
ятельность подведомственных организаций ...
В целях дальнейшего совершенствования форм работы домов -
интернатов по обеспечению ... приказываю:".
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписывае-
мые в распорядительной части действия не нуждаются в разъяснении
(например, в приказах о назначении комиссий, об утверждении инст-
рукций, актов, нормативов и т.д.).
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фа-
милии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки
исполнения.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом
"приказываю", которое печатается прописными буквами на отдельной
строке от нулевого табулятора.
Текст распорядительной части излагается в повелительной фор-
ме и подразделяется, как правило, на пункты, которые нумеруются
арабскими цифрами с точкой.
Для обеспечения своевременного и качественного выполнения
поручения каждый пункт должен включать:
ответственного исполнителя;
содержание задания;
срок исполнения (дата).
Если одному исполнителю поручается несколько заданий, то
пункт делится на подпункты.
В тексте распорядительной части следует избегать неконкрет-
ных заданий.
Последним пунктом приказа должно быть определено структурное
подразделение или должностное лицо, ответственное за исполнение
приказа в целом ("Контроль за исполнением приказа возложить на
...").
Согласование
Проект приказа до представления на подпись должен быть тща-
тельно отредактирован, согласован и завизирован на первом эк-
земпляре заинтересованными структурными подразделениями и
должностными лицами, которых он касается, и пройти юридическую
экспертизу.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо,
готовившее проект приказа.
Проект приказа по основной деятельности визируется руководи-
телем структурного подразделения - составителя проекта, руководи-
телями заинтересованных структурных подразделений, должностными
лицами, ответственными за исполнение документа в целом, замести-
телем руководителя органа социальной защиты, курирующим данный
вопрос, юристом.
Заместители руководителей структурных подразделений имеют
право визировать приказы только при отсутствии руководителей, это
право должно быть зафиксировано в положении об этом подразделе-
нии. Запрещается визировать приказы другим работникам.
Проекты приказов, выполнение которых требует финансового
обеспечения, согласовываются с финансовым управлением (отделом)
или главным бухгалтером.
Юрист в равной степени с составителем проекта приказа несет
ответственность за соответствие приказа действующему законода-
тельству, ранее изданным приказам, указаниям, положениям, инст-
рукциям, а также за правильность ссылок на законодательные или
нормативные документы.
Юрист имеет право вносить в проекты приказов редакционные
поправки и замечания в пределах своей компетенции, а также обязы-
вать исполнителей уточнять отдельные формулировки или проводить
дополнительное согласование.
Визы проставляются в соответствии с ГОСТ 6.38-90 на первом
экземпляре приказа после реквизита "подпись". Практика проставле-
ния виз на оборотной стороне последнего листа приказа вызывает
дополнительные затруднения при его размножении и дальнейшем ис-
пользовании.
Виза включает должность визирующего, подпись, расшифровку
его подписи и дату согласования. Например:
Начальник Центральной подпись В.Н.Челюбеев
бухгалтерии
Дата
Юрисконсульт подпись А.В.Орлов
Дата
Возражения, замечания или дополнения к проекту документа из-
лагаются на отдельном листе.
В этом случае виза имеет следующую форму:
С проектом не согласен. Замечания прилагаются.
Начальник Центральной подпись В.Н.Челюбеев
бухгалтерии
Дата
Упрощенное оформление визы (только подпись) без указания
должности, расшифровки подписи, отсутствие даты визирования сни-
жает его юридическую силу, а в отдельных случаях приводит к тому,
что документ теряет юридическую силу, поэтому в инструкции по де-
лопроизводству должно быть оговорено применение этой формы.
Внешнее согласование в зависимости от содержания проекта
приказа может осуществляться с:
вышестоящими организациями, когда законодательством предус-
матривается необходимость получения их разрешения или одобрения;
подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние
выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих
вследствие издания приказа, или когда его содержание затрагивает
их непосредственные интересы;
органами, осуществляющими государственный надведомственный
контроль (надзор) в определенной области;
коллегиальными, профсоюзными органами и другими общественны-
ми организациями.
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласова-
ния, справкой о согласовании, листом согласования.
Гриф согласования включает в себя слово "согласовано", наи-
менование должности (включая наименование организации), личную
подпись, ее расшифровку и дату согласования:
Согласовано
Начальник Управления кадров
и учебных заведений Минсоцзащиты
России
___________ А.Н.Большаков
(подпись)
Дата
Если согласование проводится с коллегиальным органом, то
гриф согласования оформляется следующим образом:
Согласовано
Протокол заседания Экспертного совета
_____________________________________
(наименование организации)
00.00.00. N 00
Реквизит "гриф согласования" располагается ниже реквизита
"подпись", при этом делается отметка на документе:
Лист согласования прилагается.
Подпись, дата
Если документ имеет два грифа согласования, то они распола-
гаются на одном уровне, при большем количестве - размещаются дву-
мя вертикальными рядами или на отдельном листе, который должен
иметь следующий заголовок: "Лист согласования приказа N 000 от
00.00.00".
Незавизированные проекты приказов на подпись не представля-
ются и не подписываются.
Если в процессе доработки вносятся существенные изменения в
проект приказа, то он подлежит повторному визированию.
Подписание
Приказы по основной деятельности подписываются руководите-
лем, а в его отсутствие - заместителем, исполняющим обязанности
руководителя в соответствии с приказом о распределении обязаннос-
тей между руководством или специально изданным по данному вопро-
су.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам подписыва-
ются заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соот-
ветствии с его компетенцией, что должно быть обязательно оговоре-
но в соответствующих документах (положении, приказе).
Подписывается первый экземпляр приказа, изготовленный на
бланке.
В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности
лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка
(инициалы, фамилия):
Директор департамента подпись В.В.Линник
Не допускается подписывать приказ с предлогом "за" или прос-
тавлением косой черты перед наименованием должности. Если
должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте прика-
за, отсутствует, то он перепечатывается.
В случае обнаружения в подписанном приказе неточностей или
неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписав-
шему приказ, для внесения изменений. Внесение дополнений и изме-
нений в приказы после подписания не допускается без разрешения
лица, подписавшего его.
К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку,
который должен включать только те подразделения и организации,
которых он касается. Ответственность за определение тиража и пра-
вильность расчета рассылки несет исполнитель.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в
общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки
вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и
списком на рассылку.
Регистрация приказа должна проводиться в день его подписа-
ния. Задерживать в подразделениях подписанные приказы запрещает-
ся. В случае задержки сдачи подписанного приказа на регистрацию
или рассылку более чем на два дня он должен быть снова доложен
лицу, его подписавшему, с объяснением причин задержки для измене-
ния даты подписи, а в случае необходимости и сроков исполнения.
Индекс приказа состоит из порядкового регистрационного номе-
ра документа в пределах календарного года. Дата проставляется при
его подписании или регистрации, рекомендуется при этом в написа-
нии месяца использовать словесный способ (N 45, 12 мая 1995 г.).
Копии и выписки
Снятие копий с приказов в соответствии со списком на рассыл-
ку и оформление выписок из приказов производится общим отделом
(канцелярией), где они формируются. Дополнительные копии снимают-
ся только с разрешения руководства. При этом в общем отделе дела-
ется соответствующая отметка в списке на рассылку.
Выписки из приказов содержат все реквизиты приказа до распо-
рядительной части, а из распорядительной части берется только та
информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заве-
ряется проставлением отметки о заверении копии.
Копии приказов и выписки из них при рассылке в подведомст-
венные организации допускается печатью не удостоверять.
Подлинники приказов хранятся в общем отделе (канцелярии).
Одновременно с формированием подлинников приказов формируется де-
ло с их копиями для оперативной работы. Подлинники для пользова-
ния не выдаются. Списки на рассылку могут формироваться отдельно.
Совместные приказы (решения)
Подготовка, согласование совместных распорядительных доку-
ментов (приказов, решений) производятся организацией - ответст-
венным исполнителем (по поручению вышестоящих органов) или, в за-
висимости от решаемого вопроса, той организацией, которая компе-
тентна решать их совместно с другими организациями. При этом ее
наименование, подпись руководства на документе располагаются пер-
выми.
Подготовку проектов совместных приказов (решений) организуют
заместители руководителей органов социальной защиты в соответст-
вии с их компетенцией. При необходимости под их руководством мо-
гут создаваться рабочие группы.
Проекты совместных приказов (решений) печатаются не на блан-
ке с указанием всех организаций - авторов перед наименованием ви-
да документа из расчета: каждой организации - автору один эк-
земпляр.
Визирование проекта приказа производится каждой стороной на
всех экземплярах.
Подписи руководителей располагаются на одном уровне. На всех
экземплярах подписи руководителей должны быть подлинные. В наиме-
нование должности реквизита "подпись" должно быть включено наиме-
нование организации.
Начальник Управления Начальник Управления
социальной защиты социальной защиты
населения Омской области населения Оренбургской
области
_______________ Н.И.Опарин _________ Н.С.Пивоварова
Дата Дата
Датой совместного приказа (решения) является самая поздняя
дата, указанная в подписях, а регистрационным номером - номера,
присвоенные каждой организацией - составителем, которые пишутся
через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева
направо).
Размножение и рассылка производятся самостоятельно каждой
организацией, исходя из содержания документа.
Приказы по личному составу
Приказами по личному составу документально оформляются: при-
ем, перевод на другую работу, увольнение, изменение условий тру-
да, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты
труда, предоставление отпусков, командирование сотрудников, нало-
жение дисциплинарных взысканий и др.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым
(индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется:
"О приеме на работу ...", "О переводе на другую работу ...", "О
поощрении ..." и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов
делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса
(прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимос-
ти от решаемого вопроса. Заголовок в сложных приказах, решающих
несколько кадровых вопросов (и прием и увольнение и др.), от-
сутствует или дается в обобщенном виде ("По личному составу").
Практика создания сложных приказов нерациональна, так как затруд-
няет их исполнение и формирование.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может от-
сутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии
(печатается прописными буквами), имени и отчества (печатается
полностью строчными буквами); в ней должны быть точные формули-
ровки решения того или иного кадрового вопроса (отдельные форму-
лировки приема, назначения, перевода на другую работу, увольнения
даны в Приложении 2).
В сложных приказах распорядительная часть делится на пункты.
Действие одного характера, касающееся одного или нескольких лиц,
оформляется отдельным пунктом. Например:
1. Перевести:
1.1. ПЕТРОВА Николая Ивановича ...
1.2. СИДОРОВА Игоря Петровича ...
2. Уволить:
В этих приказах, как правило, существует определенная после-
довательность расположения отдельных вопросов. Сначала - назначе-
ние на должности, затем - перевод на другие должности, далее -
освобождение от занимаемых должностей.
Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они
следуют в алфавитном порядке.
Такие приказы готовятся отделами кадров по мере накопления
представлений, поступающих из структурных подразделений.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать
основание (в сложных - по каждому пункту и подпункту), в котором
указывают документы, послужившие основанием для его издания.
В приказе по личному составу обязательна запись:
С приказом ознакомлен подпись расшифровка подписи
Дата
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным
за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих
сотрудников касается приказ.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыска-
ния визируются юристом.
Приказы об увольнении должны иметь информацию о согласии
профкома на увольнение и завизированы председателем общественного
отдела кадров при его наличии.
Бухгалтером визируются приказы по вопросам увольнения, нап-
равления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызо-
ва из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в
его отсутствие заместителем руководителя, курирующим эти вопросы,
в соответствии с приказом о распределении обязанностей между ру-
ководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, дли-
тельных командировках.
Оформление очередных отпусков целесообразно производить без
издания приказов, используя трафаретную форму, объединяющую од-
новременно заявление на отпуск и приказ в форме записки о предос-
тавлении отпуска, которая подписывается руководителем организа-
ции, но может быть подписана кадровой службой с последующим сог-
ласованием с руководителем организации или его заместителем, ку-
рирующим вопросы кадров (примерная форма дана в Приложении 3).
Целесообразна разработка трафаретной формы приказа и о ко-
мандировании (примерная форма дана в Приложении 4).
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистра-
ционный номер в пределах календарного года и буквенный индекс
"л/с" (личный состав), "к" (кадры). Допустима и другая буквенная
индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении
- "л/с", для приказов о поощрении - "п", для приказов по команди-
ровкам - "к". <*>
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и
формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам включают-
ся в личные дела работников или образуют самостоятельное дело
приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взыск-
аниях, командировках имеют временные сроки хранения, их формиро-
вание необходимо производить отдельно от всех других приказов по
личному составу.
--------------------------------
<*> ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой доку-
ментации) содержит кадровую подсистему, в которой даны унифициро-
ванные формы кадровых документов по вопросам приема, перевода на
другую работу, увольнения, поощрения, наложения взысканий,
оформления отпусков, командирования сотрудников.
Подготовка и оформление указаний
Указание - распорядительный документ, издаваемый в органах
социальной защиты преимущественно по вопросам информационно-мето-
дического и оперативного характера, а также по вопросам, связан-
ным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нор-
мативных документов данной организации или вышестоящих органов.
Указание имеет силу в пределах данного органа социальной защиты и
его подведомственной сети.
Подготовка и оформление указаний производится аналогично по-
рядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая
часть завершается словами "обязываю", "предлагаю".
Если указание содержит только разъяснения о порядке примене-
ния какого-либо нормативного документа, то слова "обязываю" и
"предлагаю" могут быть опущены. В этом случае указание приобрета-
ет форму информационного письма, которая довольно широко ис-
пользуется в отрасли.
Указание оформляется на общем бланке (Приложение 5).
Указания подписываются руководителем и его первым заместите-
лем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими
направлениям деятельности органа социальной защиты, если это пра-
во оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа.
Если в этих документах даются указания по вопросам, которые
курируются несколькими заместителями, то они подписываются руко-
водителем органа социальной защиты или его первым заместителем.
Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно
от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядково-
го номера документа в пределах календарного года и буквенного ин-
декса "у". Буквенный индекс "и" проставляется в том случае, если
указание приобрело форму информационного письма (которое печата-
ется уже на бланке письма). <*>
Отмена ранее изданных указаний или информационных писем мо-
жет быть произведена приказами, указаниями, а также вышестоящим
органом, или их действие может быть приостановлено соответствую-
щими компетентными органами.
--------------------------------
<*> Общероссийским классификатором управленческой документа-
ции (ОКУД, утвержден Госстандартом России) вид документа "инфор-
мационное письмо" не предусмотрен.
Приложение 1
БЛАНК ПРИКАЗА
00.00.00 N 00
Заголовок (краткое содержание,
о чем)
Текст констатирующей части приказа. Раскрываются причины и
цели, послужившие основанием для издания приказа, или обосновыва-
ется необходимость его выпуска. Если приказ издается во исполне-
ние документа вышестоящего органа, то в этом случае указывается
наименование документа, автор, заголовок, дата, номер. Обычно
текст констатирующей части начинается с формулировки: "В соот-
ветствии ...", "Во исполнение ...", "В целях ...", "Для ...".
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ответственный исполнитель - наименование структурного
подразделения и организации - исполнителя, фамилия руководителя в
дательном падеже, содержание задания (предписываемое действие),
срок исполнения (дата).
2. Ответственный исполнитель - наименование должности, фами-
лия и инициалы в дательном падеже, содержание задания (предписы-
ваемое действие), срок исполнения (дата).
Несколько разных по характеру заданий (поручений) одному и
тому же ответственному исполнителю оформляются:
3. Ответственный исполнитель:
3.1. Содержание задания (предписываемое действие), срок ис-
полнения (дата);
3.2. То же ...
Последний пункт. Контроль за исполнением приказа возложить
на - указывается структурное подразделение, фамилия лица, на ко-
торое возлагается контроль, или наименование должности, фамилия и
инициалы.
Название должности подпись расшифровка подписи
Подготовлен: наименование подразделения подпись расшифровка
подписи
Визы
Приложение 2
ФОРМУЛИРОВКИ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
-----------------------T-----------------------------------------¬
¦ Виды приема, ¦ ¦
¦ перевода, ¦ Образцы формулировок приказов ¦
¦ увольнения ¦ ¦
+----------------------+-----------------------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦
L----------------------+------------------------------------------
1. Прием на работу
1. Прием на работу на ДЯГИЛЕВУ Елену Андреевну принять на
неопределенный срок, работу с 12.02.95 с месячным
с нормальной испытательным сроком в
продолжительностью планово-экономический отдел экономистом
рабочего времени, с окладом ____ руб. в месяц.
без установления и с
установлением Основание: заявление Дягилевой Е.А.
испытания С приказом ознакомлена
2. Прием на работу на СВИРИДОВУ Людмилу Петровну принять на
неопределенный срок, с работу с 28.03.95 в общий отдел
установлением специалистом 1 категории с неполной
неполного рабочего дня рабочей неделей (понедельник, среда,
или неполной рабочей пятница) с оплатой труда пропорционально
недели, без отработанному времени из оклада ___ руб.
установления и с в месяц.
установлением
испытания Основание: заявление Свиридовой Л.П.
С приказом ознакомлена
3. Прием на работу на КУПРИЯНОВА Игоря Петровича принять на
неопределенный срок работу с 01.03.95 в
в порядке перевода из административно-хозяйственный отдел
другой организации по техником в порядке перевода с завода
согласованию между "Пластпродукт" по согласованию между
руководителями руководителями завода и ВНИИоргтехника.
Основание: заявление Куприянова И.П.
С приказом ознакомлен
4. Прием на работу по КОРНЕЕВУ Нину Ивановну принять на работу
совместительству по совместительству с 10.02.95 по
31.12.95 уборщицей с неполным рабочим
днем (с 14 до 18 часов) с оплатой труда
пропорционально отработанному времени из
оклада ____ руб. в месяц.
Основание: заявление Корнеевой Н.И.
С приказом ознакомлена
5. Прием на работу МЫЛЬНИКОВУ Марину Викторовну принять на
временных работников временную работу с 15.05.95 на два
месяца экспедитором с окладом ____ руб.
в месяц.
Основание: заявление Мыльниковой М.В.
С приказом ознакомлена
6. Прием на работу на ГРИГОРЬЕВУ Анну Сергеевну принять на
определенный срок для работу с 17.04.95 в Управление контроля
замещения временно и ревизии специалистом 1 категории с
отсутствующего окладом _____ руб. в месяц на время
работника отсутствия специалиста 1 категории этого
Управления Петровой Н.Г., находящейся в
отпуске по беременности и родам.
Основание: заявление Григорьевой А.С.
С приказом ознакомлена
7. Прием на работу для КИРЕЕВА Бориса Николаевича принять на
выполнения работу с 01.03.95 маляром 4 разряда для
определенной работы выполнения отделочных работ.
Основание: заявление Киреева Б.Н.
С приказом ознакомлен
8. Прием на работу с ИВАНОВА Николая Семеновича принять на
материальной работу с 12.05.95 заведующим складом с
ответственностью полной материальной ответственностью с
окладом _____ руб. в месяц.
Основание: заявление Иванова Н.С.
С приказом ознакомлен
2. Перевод на другую работу
1. Перевод на другую СОБОЛЕВУ Нину Петровну перевести, с ее
постоянную работу в согласия, на должность заместителя
той же организации отдела кадров с 16.03.95, освободив ее
от должности ведущего специалиста того
же отдела. Установить Соболевой Н.П
оклад _____ руб. в месяц.
Основание: заявление Соболевой Н.П.
С приказом ознакомлена
2. Временный перевод КОРОЛЕВА Сергея Ивановича, главного
на другую работу для специалиста отдела контроля, назначить с
замещения 12.04.95 исполняющим обязанности
отсутствующего руководителя того же отдела на время
работника отсутствия по болезни начальника отдела
контроля Вышинского Г.Л. с выплатой
разницы в окладах.
С приказом ознакомлен
3. Временный перевод ДЮЖЕВА Геннадия Ивановича, слесаря -
на другую работу в механика 5 разряда ремонтной группы,
случае перевести с 04.02.95 на время простоя в
производственной транспортную службу на работу слесаря -
необходимости, простоя инструментальщика в соответствии со
ст. 27 КЗоТ Российской Федерации.
С приказом ознакомлен
3. Увольнение с работы
3.1. Расторжение трудового договора, заключенного
на неопределенный срок, по инициативе работника
1. Нежелание работника КРАСАВИНА Юрия Ивановича, специалиста
продолжать работу в 1 категории группы режима, уволить
данной организации 27.02.95 по собственному желанию, ст. 31
КЗоТ Российской Федерации.
Основание: заявление Красавина Ю.И.
С приказом ознакомлен
2. В связи с переводом БАСОВУ Лидию Андреевну, эксперта службы
мужа (жены) на работу спроса и конъюнктуры рынка, уволить
в другую местность 10.04.95 <*> по собственному желанию в
связи с переводом мужа на работу в другую
местность, ст. 31 КЗоТ Российской
Федерации.
Основание: заявление Басовой Л.А.,
документ о переводе мужа.
С приказом ознакомлена
3. В связи с уходом на НИКОЛАЕВА Михаила Ивановича, начальника
пенсию по старости внутренней охраны, уволить 14.04.95 в
связи с уходом на пенсию по старости по
собственному желанию, ст. 31 КЗоТ
Российской Федерации.
Основание: заявление Николаева М.И.
С приказом ознакомлен
4. В связи с рождением КОГАН Эмму Борисовну, ведущего
ребенка специалиста финансового отдела, уволить
10.02.95 по собственному желанию в связи
с рождением ребенка, ст. 31 КЗоТ
Российской Федерации.
Основание: заявление Коган Э.Б.,
копия свидетельства о рождении
ребенка.
С приказом ознакомлена
5. В связи с БУРОВУ Елену Михайловну, курьера,
поступлением на учебу уволить 24.03.95 по собственному желанию
на дневное отделение в в связи с зачислением в высшее учебное
вуз или среднее заведение, ст. 31 КЗоТ Российской
учебное заведение, Федерации
аспирантуру,
ординатуру Основание: заявление Буровой Е.М.,
копия документа о зачислении в
вуз.
С приказом ознакомлена
--------------------------------
<*> День увольнения является последним днем работы.
3.2. Расторжение трудового договора
по инициативе администрации
1. В связи с КОЗЫРЕВА Анатолия Сергеевича, ведущего
ликвидацией специалиста отдела внешнеэкономических
организации связей, уволить 13.04.95 в связи с
ликвидацией организации, п. 1 ст. 33 КЗоТ
Российской Федерации.
Предоставить льготы и компенсации,
установленные ст. 40.1 КЗоТ Российской
Федерации.
С приказом ознакомлен
2. В связи с Предупредить СИРИНА Леонида Макаровича
сокращением 10.02.95 о предстоящем высвобождении в
численности или штата связи с сокращением его должности по
работников организации службе проектирования.
С приказом ознакомлен
ЛЕОНОВА Валерия Семеновича, специалиста
1 категории общего отдела, уволить
09.03.95 в связи с сокращением его
должности, п. 1 ст. 33 КЗоТ Российской
Федерации.
Предоставить льготы и компенсации,
установленные ст. 40.3 КЗоТ Российской
Федерации.
Основание: изменение штатного расписания
организации.
С приказом ознакомлен
3. В связи с МИХАЛЕВУ Оксану Петровну, секретаря -
обнаружившимся референта, уволить 18.03.95 в связи с
несоответствием обнаружившимся несоответствием
занимаемой должности выполняемой работе вследствие
или выполняемой недостаточной квалификации,
работе вследствие препятствующей выполнению данной работы,
недостаточной п. 2 ст. 33 КЗоТ Российской Федерации, с
квалификации либо выплатой выходного пособия в размере ___.
состояния здоровья, От предложенной работы отказалась.
препятствующих
продолжению данной Основание: протокол аттестационной
работы комиссии от 00.00.00 N 000.
С приказом ознакомлена
4. За систематическое АРШИНОВУ Маргариту Ивановну, бухгалтера
неисполнение без финансового отдела, уволить 03.03.95 за
уважительных причин систематическое неисполнение трудовых
обязанностей, обязанностей, п. 3 ст. 33 КЗоТ Российской
возложенных на него Федерации.
трудовым договором
(контрактом) или Основание: докладные записки главного
правилами трудового бухгалтера от 00.00.00 N 00, 00.00.00
распорядка, если к N 00, 00.00.00 N 00.
нему ранее применялись С приказом ознакомлена
меры дисциплинарного
взыскания
5. За прогул без БАРИНА Глеба Федоровича, экспедитора
уважительных причин отдела снабжения и сбыта, уволить
15.03.95 за прогул без уважительных
причин 05.03.95, п. 4 ст. 33 КЗоТ
Российской Федерации. От дачи объяснений
отказался.
Основание: докладная записка начальника
отдела снабжения от 00.00.00.
С приказом ознакомлен
6. За появление на ЛУНЬКОВА Матвея Павловича, кладовщика
работе в нетрезвом склада N 2, уволить 05.04.95 за появление
состоянии, состоянии на работе в нетрезвом состоянии, п. 7
наркотического или ст. 33 КЗоТ Российской Федерации.
токсического опьянения
Основание: заключение медпункта;
докладная записка заведующего
складом от 00.00.00 N 00
(акт объяснения свидетелей и
т.п.).
С приказом ознакомлен
7. В связи с неявкой СЕВЕРЯНИНА Василия Лукича, художника
на работу в течение административного отдела, уволить
более 4 месяцев подряд 06.04.95 в связи с неявкой на работу в
вследствие временной течение более четырех месяцев подряд
нетрудоспособности вследствие временной нетрудоспособности,
п. 5 ст. 33 КЗоТ Российской Федерации.
С приказом ознакомлен
8. В связи с ЖИРОВА Петра Васильевича, специалиста
восстановлением на 1 категории экономического отдела,
работе сотрудника, уволить 01.04.95 в связи с
ранее выполнявшего эту восстановлением на работе Шилова А.А.,
работу ранее выполнявшего эту работу, с выплатой
двухнедельного среднего заработка, п. 6
ст. 33 КЗоТ Российской Федерации. От
предложенной работы отказался.
Основание: протокол заседания профкома
(трудового коллектива)
от 00.00.00 N 00.
С приказом ознакомлен
9. За неоднократное ЗАБЕЛИНУ Ирину Павловну, машинистку
грубое нарушение общего отдела, уволить 02.04.95 за
трудовых обязанностей неоднократное грубое нарушение трудовых
работником, несущим обязанностей, п. 1 ст. 254 КЗоТ
дисциплинарную Российской Федерации.
ответственность в
порядке подчиненности Основание: докладная записка начальника
общего отдела от 00.00.00 N 00
С приказом ознакомлена
10. В связи с утратой СМОЛИНУ Антонину Григорьевну, заведующую
доверия к работнику, с материальным складом, уволить 03.04.95 в
которым заключен связи с утратой доверия, п. 2 ст. 254
договор о материальной КЗоТ Российской Федерации.
ответственности
Основание: заключение контрольно -
ревизионной комиссии
от 00.00.00 N 00.
С приказом ознакомлена
11. В случаях, ЖИХАРЕВА Степана Ильича, мастера по
предусмотренных ремонту компьютерной техники, уволить
контрактом 03.04.95 за невыполнение условий
контракта.
3.3. Другие причины увольнения
1. В связи с переходом ВАСИЛЬЕВА Григория Степановича,
на выборную должность руководителя экономического отдела,
уволить 12.02.95 в связи с избранием его
секретарем Московской Ассоциации
предпринимателей, п. 5 ст. 29 КЗоТ
Российской Федерации.
Основание: письмо от 00.00.00 N 00;
заявление Васильева Г.С.
С приказом ознакомлен
2. По результатам ИГНАТЬЕВУ Татьяну Николаевну, специалиста
испытания 1 категории отдела автоматизации, уволить
12.04.95 как не выдержавшую испытания,
ст. 23 КЗоТ Российской Федерации.
Основание: заключенный контракт
от 00.00.00.
С приказом ознакомлена
3. В связи с ЗИНЧЕНКО Ирину Владимировну, уборщицу
прекращением работы по помещений, работающую по
совместительству совместительству, уволить 17.06.95 в
связи с принятием на эту работу
постоянного работника, п. 8 Положения об
условиях работы по совместительству.
Основание: приказ по личному составу от
00.00.00 N 00 (о принятии на
работу уборщицы постоянного
работника).
С приказом ознакомлена
4. В связи с ХАБАРОВУ Марию Алексеевну, машинистку
истечением срока отдела внешнеэкономических связей,
трудового договора уволить 04.02.95 в связи с истечением
(контракта), срока контракта, п. 2 ст. 29 КЗоТ
заключенного на Российской Федерации.
определенный срок
Основание: заключенный трудовой договор
(контракт) с Хабаровой М.А.
от 00.00.00.
С приказом ознакомлена
5. В связи с призывом ШВЕДОВА Анатолия Федоровича, специалиста
(поступлением) на 1 категории административного отдела,
военную службу уволить 04.04.95 в связи с призывом на
военную службу, п. 3 ст. 29 КЗоТ
Российской Федерации, с выплатой
выходного пособия в размере ____.
Основание: повестка (извещение) из
военкомата, заявление
Шведова А.Ф.
С приказом ознакомлен
6. О направлении на СОКОЛОВУ Наталью Павловну, специалиста
обучение (повышение общего отдела, должность которой подлежит
квалификации) сокращению, с ее согласия направить
02.02.95 на курсы для обучения
по специальности секретарь - референт с
отрывом от производства, с сохранением
среднего заработка на время обучения.
Основание: заявление Соколовой Н.П.
С приказом ознакомлена
Приложение 3
__________________________ ________________________
(наименование организации) (должность руководителя
организации)
ЗАПИСКА О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ от _____________________
ОТПУСКА (Ф.И.О., должность,
________________________
_______ N __________ подразделение)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне ОЧЕРЕДНОЙ отпуск с ________________ 19__ г.
на _____ дней.
УЧЕБНЫЙ отпуск с ________ 19__ г. на _____ календарных дней.
БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ с _______ 19__ г. на _____ рабочих дней.
"__" _____________ 19__ г. подпись подавшего заявление
__________________________________________________________________
(резолюция и подпись руководителя подразделения)
ОТПУСКНАЯ ЗАПИСКА
ЕЖЕГОДНЫЙ за период работы с ___________ 19__ г. по ______ 19__ г.
на _____ рабочих дней с ________ 19__ г. по ______ 19__ г.
УЧЕБНЫЙ отпуск на _____ календарных дней с ____________ 19__ г. по
__________ 19__ г.
БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ на _____ календарных дней с ______ 19__ г.
по __________ 19__ г.
Отдел кадров подпись руководителя расшифровка подписи
Дата
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК:
__________________________________________________________________
(Ф.И.О., должность, структурное подразделение)
ЕЖЕГОДНЫЙ на ____ рабочих дней с ______ 19__ г. по _______ 19__ г.
УЧЕБНЫЙ отпуск на _____ календарных дней с ____________ 19__ г. по
__________ 19__ г.
БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРПЛАТЫ на _________ дней с ______________ 19__ г.
по __________ 19__ г.
Руководитель организации подпись расшифровка подписи
Приложение 4
БЛАНК ПРИКАЗА
_____________________ ____ N ____________
О командировании
________________
(Ф.И.О.)
Командировать
1. _______________________________________________________________
2. _______________________________________________________________
3. _______________________________________________________________
4. _______________________________________________________________
5. _______________________________________________________________
В ________________________________________________________________
(наименование города)
По теме (проблеме) _______________________________________________
(шифр темы, наименование проблемы)
Срок командировки с ______ 199_ г. по _____________ 199_ г.
Цель командировки: _______________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Основание: задание по командировке _______________________________
(Ф.И.О. руководителя)
Наименование должности
руководителя организации расшифровка подписи
Визы:
Заместитель руководителя
Главный бухгалтер (бухгалтер)
Руководитель подразделения
Приложение 5
Общий бланк
УКАЗАНИЕ
00.00.00. N 00
Заголовок
В целях обеспечения социальных гарантий жителям Чеченской
Республики, вынужденно покинувшим постоянное место жительства в
результате вооруженного конфликта, предлагаю:
1. Руководителям органов социальной защиты населения
республик, краев, областей Северо-Кавказского региона:
1.1. Использовать .................
1.2. Обеспечить ...................
1.3. Организовать .................
2. Начальнику Управления материально-технического снабжения
В.П. Шаворостову обеспечить ................
Заместитель Министра подпись расшифровка подписи
Визы
|
