МИНИСТЕРСТВО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИМУЩЕСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 декабря 1998 г. N 1665-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ
ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
Во исполнение пункта 2 Постановления Правительства Российской
Федерации от 3 июля 1998 г. N 696 "Об организации учета
федерального имущества и ведения реестра федерального имущества" и
в целях обеспечения единого порядка ведения документации по учету
федерального имущества:
1. Утвердить прилагаемые Правила ведения документации по учету
федерального имущества (далее - Правила).
2. Руководителям территориальных органов Мингосимущества
России и органов по управлению государственным имуществом
субъектов Российской Федерации, наделенных правами
территориального органа Мингосимущества России, обеспечить ведение
документации по учету федерального имущества в соответствии с
Правилами, указанными в пункте 1 настоящего распоряжения.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить
на статс - секретаря - заместителя Министра государственного
имущества Российской Федерации Моложавого С.В.
Первый заместитель
Министра
Ю.М.МЕДВЕДЕВ
Утверждено
Распоряжением Мингосимущества России
от 21.12.98 N 1665-р
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
I. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают единый для территориальных
органов Мингосимущества России и органов по управлению
государственным имуществом субъектов Российской Федерации,
наделенных правами территориального органа Мингосимущества России
(далее - территориальные органы), порядок ведения документации по
учету федерального имущества, возложенному на них Положением об
учете федерального имущества и ведении реестра федерального
имущества (далее - Положение), утвержденным Постановлением
Правительства Российской Федерации от 3 июля 1998 г. N 696 "Об
организации учета федерального имущества и ведения реестра
федерального имущества".
2. К документации по учету федерального имущества относятся:
журнал учета заявлений на получение свидетельства о внесении в
реестр федерального имущества (далее - журнал учета заявлений);
карточка учета поступивших бланков свидетельства о внесении в
реестр федерального имущества (далее - карточка учета бланков);
журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр
федерального имущества (далее - журнал учета свидетельств);
журнал учета информации о федеральном имуществе,
предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учета
информации);
дела документов по учету федерального имущества, имеющегося у
юридических лиц (далее - дела документов).
3. Ведение документации, указанной в пункте 2 настоящих
Правил, выполняется в подразделениях территориальных органов,
которые осуществляют учет федерального имущества.
4. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств
осуществляется в соответствии с Правилами учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального
имущества, утвержденными распоряжением Мингосимущества России от
24 августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального
имущества".
5. Ведение журнала учета заявлений и журнала учета информации
осуществляется на магнитных либо бумажных носителях (по усмотрению
территориального органа).
В случае ведения журналов на магнитных носителях должны быть
обеспечены сохранность информации и ограничение доступа к ней,
страховочное копирование и ежегодная распечатка журналов с
передачей их в архив территориального органа.
В случае ведения журналов на бумажных носителях их листы
должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны.
6. Координацию работ по выполнению настоящих Правил
осуществляет Департамент государственного реестра федеральной
собственности.
II. Ведение журнала учета заявлений
на получение свидетельства о внесении
в реестр федерального имущества
7. Журнал учета заявлений (приложение 1) предназначен для
внесения записей о заявлениях после их регистрации подразделением
территориального органа, отвечающим за делопроизводство, в
соответствии с пунктом 8 Положения.
8. Порядковый номер записи в журнале учета заявлений
указывается в графе "N п/п". Записи вносятся последовательно в
порядке поступления заявлений в территориальный орган. Одна запись
в журнале соответствует одному заявлению юридического лица
(заявителя).
В случае заполнения всех листов журнала учета заявлений (при
его ведении на бумажных носителях) открываются его продолжения 1,
2 и т.д. При этом порядковый номер записи не прерывается.
9. В графе "Дата приема" проставляется дата приема
(поступления) заявления в подразделение территориального органа,
осуществляющего учет федерального имущества.
10. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
заявления подразделением территориального органа, отвечающим за
делопроизводство.
11. В графе "Заявление" указываются дата и номер заявления, а
также количество листов карты учета, включающей перечень объектов
недвижимости, и копий документов, являющихся неотъемлемым
приложением заявления (пункт 7 Положения).
12. В графе "Заявитель" указывается полное наименование
юридического лица.
В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и телефон
лица, непосредственно представившего заявление, и почтовый адрес
заявителя, по которому территориальный орган может связаться с
заявителем (если он не указан в заявлении и прилагаемых к нему
документах при их непосредственном представлении).
13. В графе "Заявление принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего заявление к исполнению, и ставится
его подпись (в случае ведения журнала учета заявлений на бумажных
носителях).
14. В графе "Принятое решение" указываются сведения о
результате рассмотрения заявления (решение о выдаче свидетельства
о внесении в реестр федерального имущества, отказ в его выдаче или
отказ с присвоением объекту учета временного реестрового номера).
В данной графе также указываются временный реестровый номер и
(или) реестровый номер и даты их присвоения.
15. В графе "Примечания" делаются отметки о направлении
извещений о приостановлении учета федерального имущества,
письменной информации об исправлении технических ошибок в записях,
допущенных при учете, и т.д.
III. Ведение журнала учета информации
о федеральном имуществе, предоставляемой
заинтересованным лицам
16. Журнал учета информации (приложение 2) предназначен для
учета запросов и заявлений о предоставлении информации и фактов
выдачи информации территориальным органом в соответствии с
разделом IV Положения.
17. В графе "N п/п" указывается порядковый номер поступившего
запроса (заявления) о предоставлении информации.
18. В графе "Дата приема" проставляется дата поступления
запроса (заявления) в подразделение территориального органа,
осуществляющего учет федерального имущества.
19. В графе "Входящий" проставляются дата и номер регистрации
запроса (заявления) подразделением территориального органа,
отвечающим за делопроизводство.
20. В графе "Запрос" указываются дата и номер запроса
(заявления).
21. В графе "Лицо, направившее запрос" указываются: для
физического лица - фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность
документ и его реквизиты; для юридического лица - его полное
наименование, документы, подтверждающие регистрацию данного
юридического лица и полномочия его представителя. В эту же графу
вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением),
указанный в запросе (заявлении) или названный заявителем лично.
22. В графе "Краткое содержание запроса" указываются сведения,
за которыми на основании пункта 19 Положения обратилось
заинтересованное лицо, а также реестровые номера (в т.ч.
временные) юридических лиц, в отношении имущества которых сделан
запрос.
23. В графе "Запрос принял" указываются фамилия и инициалы
должностного лица, принявшего запрос (заявление) к исполнению, и
ставится его подпись (в случае ведения журнала учета информации на
бумажных носителях).
24. В графе "Результат рассмотрения" указываются дата и
исходящий номер документа, содержащего запрошенные сведения или
отказ в выдаче таковых. В этой же графе делается отметка о
представлении документа, подтверждающего внесение платы за
предоставление информации. Если информация в соответствии с
разделом IV Положения должна быть предоставлена бесплатно,
делается отметка "бесплатно".
25. В графе "Получатель" указываются фамилия, инициалы и
подпись лица, непосредственно получившего выданный документ. В
иных случаях указываются адрес лица, которому направлен документ,
а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или
наименование (для юридического лица).
IV. Ведение дел документов по учету федерального
имущества, имеющегося у юридических лиц
26. Дело документов (приложение 3) открывается на каждое
юридическое лицо, представившее заявление на получение
свидетельства о внесении в реестр федерального имущества. В дело
помещаются все документы, поступающие для учета федерального
имущества, имеющегося у юридического лица (заявителя).
В дело также помещаются иные документы, предусмотренные
Положением и Правилами учета, использования и хранения бланков
свидетельства о внесении в реестр федерального имущества,
утвержденными распоряжением Мингосимущества России от 24 августа
1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и хранения
бланков свидетельства о внесении в реестр федерального имущества".
Например, обновленные карты учета (пункт 17 Положения), копии
писем о предоставлении информации об объектах учета (раздел IV
Положения), возвращенное с копией основания возврата свидетельство
(пункт 12 указанных в настоящем абзаце Правил) и другие документы,
относящиеся к имеющемуся у юридического лица (заявителя)
федеральному имуществу.
27. Дело документов идентифицируется порядковым номером записи
заявления в журнале учета заявлений и через символ "/" временным
реестровым номером и (или) реестровым номером. Номер дела
указывается на его титульном листе.
На титульном листе дела дополнительно может указываться адрес
юридического лица (заявителя).
28. Документы в деле хранятся в хронологическом порядке их
поступления.
29. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем, в
которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в
деле, дата приема (поступления), наименование и реквизиты (дата и
входящий или исходящий номер), количество листов, фамилия,
инициалы и подпись должностного лица, принявшего документ к
исполнению или исполнившего его.
30. При накапливании в одном деле большого количества
документов допускается деление дела на тома. В этом случае на
титульном листе тома также указывается порядковый номер тома.
Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в
томе документам.
31. Дело документов закрывается в случае изменения формы
собственности объекта учета или прекращения статуса юридического
лица заявителя, либо его ликвидации. На титульном листе последнего
тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с
указанием реестровых номеров объектов учета, образованных с учетом
прежнего объекта учета (его частей).
На титульных листах открытых или вновь открываемых дел
документов в отношении объектов учета, образованных с учетом
прежнего объекта учета (его частей), к номерам дел в скобках
добавляются ссылки на временный реестровый номер или реестровый
номер ранее существовавшего объекта учета.
32. Закрытое дело сдается в архив территориального органа.
V. Заключительные положения
33. Проверка ведения документации по учету федерального
имущества проводится не реже одного раза в год комиссиями,
указанными в пункте 6 распоряжения Мингосимущества России от 24
августа 1998 г. N 1020-р "Об организации учета, использования и
хранения бланков свидетельства о внесении в реестр федерального
имущества". О проведенных проверках делаются отметки в журналах.
Обнаруженные нарушения доводятся до сведения руководителя,
утвердившего комиссию.
34. В рамках координации работ по выполнению настоящих Правил
Департамент государственного реестра федеральной собственности
вправе проводить выборочные проверки территориальных органов.
Приложение 1
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ЗАЯВЛЕНИЙ НА ПОЛУЧЕНИЕ СВИДЕТЕЛЬСТВА О ВНЕСЕНИИ
В РЕЕСТР ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
----T-----T--------T--------------------T------T------T------T-----¬
¦ N ¦Дата ¦Входящий¦ Заявление ¦Зая- ¦Заяв- ¦Приня-¦При- ¦
¦п/п¦прие-+----T---+----T-T-------------+витель¦ление ¦тое ¦меча-¦
¦ ¦ма ¦дата¦ N ¦дата¦N¦ приложение: ¦ ¦принял¦реше- ¦ния ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------T------+ ¦ ¦ние ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦карта ¦копии ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦учета ¦докум.¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦на ¦на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(_ л.)¦(_ л.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+---+----+-+------+------+------+------+------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
L---+-----+----+---+----+-+------+------+------+------+------+------
Приложение 2
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ИНФОРМАЦИИ О ФЕДЕРАЛЬНОМ ИМУЩЕСТВЕ,
ПРЕДОСТАВЛЯЕМОЙ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМ ЛИЦАМ
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение журнала:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
----T-----T--------T------T------T--------------T----T-------T-----¬
¦ N ¦Дата ¦Входящий¦Запрос¦Лицо, ¦Краткое содер-¦Зап-¦Резуль-¦Полу-¦
¦п/п¦прие-+----T---+----T-+напра-¦жание запроса ¦рос ¦тат ¦ча- ¦
¦ ¦ма ¦дата¦ N ¦дата¦N¦вившее+-----T--------+при-¦рас- ¦тель ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦запрос¦све- ¦реестро-¦нял ¦смот- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дения¦вые но- ¦ ¦рения ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦мера ¦ ¦ ¦ ¦
+---+-----+----+---+----+-+------+-----+--------+----+-------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
L---+-----+----+---+----+-+------+-----+--------+----+-------+------
Приложение 3
к Правилам ведения документации
по учету федерального имущества
__________________________________________________________________
(полное наименование территориального органа)
__________________________________________________________________
ДЕЛО N ___
(ТОМ N ___)
ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ ФЕДЕРАЛЬНОГО ИМУЩЕСТВА, ИМЕЮЩЕГОСЯ
У ________________________________________
(полное наименование юридического лица)
__________________________________________
начало "__" __________ 19__ г.
окончание "__" __________ 19__ г.
Лицо, ответственное за ведение дела:
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
с "__" _______ ____ г. по "__" ______ ____ г. ______________
(Ф.И.О.)
На ___ лист.
Срок хранения: постоянно
|
