ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 23 октября 2000 г. N 64
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОГО ПОРЯДКА
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ
В настоящее время государственные и муниципальные архивы,
органы управления архивным делом, располагающие компьютерной
техникой, активно используют информационные технологии в целях
автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко
внедряется программный комплекс "Архивный фонд", ставший
общеотраслевой технологией учета. В ряде органов управления
архивным делом субъектов Российской Федерации программный комплекс
"Фондовый каталог" применяется для работы с данными как
государственных, так и муниципальных архивов. В Росархиве
действует первая версия программного обеспечения для ведения
автоматизированного ЦФК.
В соответствии с письмами Росархива N 2719-К от 04.09.98 и
N 2766-К от 07.09.99 государственные и муниципальные архивы
передали в Росархив информационные массивы, введенные или
конвертированные в БД "Архивный фонд". Массивы передали 12
федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива
субъектов Российской Федерации. В БД экспериментальной версии
автоматизированного ЦФК сосредоточены данные о 132 тыс. фондов.
В архивной отрасли сложились условия для начала поэтапного
внедрения системы автоматизированного централизованного
государственного учета документов Архивного фонда РФ.
В целях проведения первого экспериментального этапа по
внедрению и ведению системы автоматизированного государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Временный порядок автоматизированного
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
2. Отделу организации научно - исследовательской работы и
внедрения автоматизированных архивных технологий (И.Н. Киселев):
2.1. Совместно с отделом обеспечения сохранности и
государственного учета архивных документов (Т.Е. Шабанова)
организовать внедрение Временного порядка в федеральных архивах.
2.2. Совместно с Центром информационных технологий (С.В.
Салтыков) оказывать государственным и муниципальным архивам
консультационно - методическую помощь в работе с ПК "Архивный
фонд" и "Фондовый каталог".
3. Органам управления архивным делом субъектов Российской
Федерации организовать внедрение Временного порядка в
государственных и муниципальных архивах.
4. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
заместителей Руководителя Росархива В.А. Еремченко и В.П.
Тарасова.
Руководитель
В.П.КОЗЛОВ
Приложение
к Приказу Росархива
от 23 октября 2000 г. N 64
ВРЕМЕННЫЙ ПОРЯДОК
АВТОМАТИЗИРОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО
УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ, ХРАНЯЩИХСЯ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ
И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ
Настоящий Временный порядок разработан в соответствии с
Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде
Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об
информации, информатизации и защите информации", Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к
ведению в автоматизированном режиме государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в
государственных и муниципальных архивах.
1. Общие положения
1.1. Настоящий Временный порядок вводится с целью отработки и
дальнейшего нормативного закрепления методов, процедур и средств
автоматизированного ведения государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных
и муниципальных архивах.
1.2. Временный порядок соответствует принципам и положениям
Регламента государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации, системе государственного учета, закрепленной
в Регламенте, учитывает практический опыт передачи учетных
сведений в электронном формате государственными и муниципальными
архивами в органы управления архивным делом, а также основывается
на следующих принципах:
- преемственность традиционной и автоматизированной систем
учета документов Архивного фонда Российской Федерации в
соответствии с п. п. 1.8 и 2.3 Регламента государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации и п. 3 Приказа
Росархива N 11 от 11.03.97;
- унификация методического и программного обеспечения
автоматизированного государственного учета документов Архивного
фонда Российской Федерации на основе программных комплексов,
рекомендуемых Росархивом.
1.3. Настоящий Временный порядок, доработанный с учетом опыта,
накопленного в течение его действия, станет основой для дополнения
к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда
Российской Федерации в части ведения государственного учета
документов Архивного фонда Российской Федерации в
автоматизированном режиме.
2. Основные требования
2.1. Федеральная архивная служба России предоставляет всем
государственным архивам и их филиалам, муниципальным архивам,
органам управления архивным делом субъектов Федерации программное
обеспечение для ведения государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации в автоматизированном режиме.
2.2. В целях осуществления автоматизированного
государственного учета в государственных и муниципальных архивах
используется программный комплекс "Архивный фонд", в органах
управления архивным делом - программный комплекс "Фондовый
каталог", в Росархиве - программный комплекс "Автоматизированный
ЦФК". Все последующие версии перечисленных программ обеспечивают
их функциональную преемственность и полную конвертацию накопленных
массивов данных в новые версии.
2.3. Государственные архивы и их филиалы, муниципальные архивы
постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений БД
"Архивный фонд", необходимых для ведения государственного учета.
2.4. Органы управления архивным делом субъектов Российской
Федерации постоянно осуществляют пополнение и обновление сведений
БД "Фондовый каталог", необходимых для ведения государственного
учета.
2.5. Федеральная архивная служба России постоянно осуществляет
пополнение и обновление сведений БД "Автоматизированный ЦФК",
необходимых для ведения государственного учета.
2.6. Обязательному заполнению подлежат следующие поля БД
"Архивный фонд":
- в режиме Архивист:
поля экранов 1 - 3 раздела ФОНД,
поля раздела ПЕРЕИМЕНОВАНИЯ,
поля раздела ФОНДОВЫЕ ВКЛЮЧЕНИЯ,
поля раздела НЕЗАДОКУМЕНТИРОВАННЫЕ ПЕРИОДЫ,
поля раздела ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ;
- в режиме Администратор:
поля раздела ПАСПОРТ АРХИВА.
2.7. Федеральные архивы, ведущие БД "Архивный фонд", ежегодно
передают в Росархив копию БД по состоянию на 01.01 текущего года
вместе с годовым отчетом за прошедший год.
2.8. Государственные архивы объектов Российской Федерации и их
филиалы, муниципальные архивы, ведущие БД "Архивный фонд":
2.8.1. Ежегодно передают в орган управления архивным делом
субъекта Российской Федерации в сроки, определяемые органом
управления, копию БД "Архивный фонд" по состоянию на 01.01
текущего года.
2.8.2. Передают в орган управления архивным делом субъекта
Российской Федерации, не ведущий БД "Фондовый каталог", карточки
фондов и сведения об изменении в составе и объеме фондов, как это
предусмотрено Регламентом государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации.
2.9. Органы управления архивным делом субъектов Российской
Федерации, ведущие БД "Фондовый каталог":
2.9.1. Включают в БД "Фондовый каталог" переданные им архивами
копии БД "Архивный Фонд".
2.9.2. Осуществляют контроль полноты и достоверности данных в
переданных им копиях БД "Архивный фонд".
2.9.3. Ежегодно передают в Росархив копию БД "Фондовый
каталог" по состоянию на 01.01 текущего года вместе с годовыми
отчетами за прошедший год.
2.9.4. Могут освобождать архивы, заполнившие поля БД "Архивный
фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все
фонды, от передачи в орган управления карточек фондов и сведений
об изменении в составе и объеме фондов.
2.9.5. Передают в Росархив экземпляры карточек фондов и
сведения об изменении в составе и объеме фондов только по архивам,
не ведущим БД "Архивный фонд" или не заполнившим поля БД "Архивный
фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного порядка на все
фонды.
2.9.6. Используют БД "Фондовый каталог" для составления
сводных паспортов, предусмотренных Регламентом государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации <*>, для
получения и анализа иных сведений о составе и содержании
документов.
--------------------------------
<*> Для составления сводных паспортов рекомендуется в органе
управления архивным делом субъекта Российской Федерации вводить в
БД "Архивный фонд" паспорта тех архивов, которые не ведут БД
"Архивный фонд", и включать их в БД "Фондовый каталог".
2.10. Органы управления архивным делом субъектов Российской
Федерации, не ведущие БД "Фондовый каталог":
2.10.1. Ежегодно передают в Росархив копии БД "Архивный фонд"
по состоянию на 01.01 текущего года, переданные им
государственными архивами и их филиалами, муниципальными архивами,
вместе с годовыми отчетами за прошедший год.
2.10.2. Производят учет объема данных (в количестве записей),
введенных в БД "Архивный фонд" в разделы ФОНД и ОПИСЬ, по каждому
государственному архиву и его филиалу, муниципальному архиву.
2.11. Государственные архивы, их филиалы и муниципальные
архивы, ведущие автоматизированный учет и не использующие
"Архивный фонд", ежегодно конвертируют учетные данные в составе
реквизитов, перечисленных в п. 2.6 настоящего Временного порядка,
в формат соответствующих полей БД "Архивный фонд" и передают
массив конвертированных данных по состоянию на 01.01 текущего года
в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации
для формирования БД "Фондовый каталог" и последующей передачи в
Росархив массивов данных в соответствии с п. п. 2.9 и 2.10
настоящего Временного порядка.
2.12. Федеральная архивная служба России:
2.12.1. Включает копии БД "Архивный фонд" и "Фондовый
каталог", переданные из федеральных архивов и органов управления
архивным делом субъектов Российской Федерации, в БД
"Автоматизированный ЦФК".
2.12.2. Осуществляет контроль полноты и достоверности
показателей в переданных им копиях БД "Архивный фонд" федеральных
архивов.
2.12.3. Использует сведения БД "Автоматизированный ЦФК" для
анализа и составления сводных учетных данных по документам
Архивного фонда Российской Федерации, хранящимся в государственных
и муниципальных архивах.
2.12.4. Может освобождать федеральные архивы, заполнившие поля
БД "Архивный фонд" в соответствии с п. 2.6 настоящего Временного
порядка на все фонды, от передачи в Росархив карточек фондов и
сведений об изменении в составе и объеме фондов.
2.13. Архивы, органы управления архивным делом обеспечивают
сохранность, защиту от искажений и несанкционированного доступа БД
"Архивный фонд", Фондовый каталог", "Автоматизированный ЦФК".
|
