ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТАМОЖЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810
О ПРОВЕДЕНИИ ПАСПОРТИЗАЦИИ АРХИВОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
В целях обеспечения сохранности, совершенствования учета и
использовании архивных документов, образовавшихся в деятельности
региональных таможенных управлений, таможен, таможенных постов со
статусом юридического лица, а также в соответствии с решением
Правительства Российской Федерации от 25.11.99 "О мерах по
сохранению Архивного фонда Российской Федерации и улучшению
использования архивных документов" и решением коллегии Федеральной
архивной службы России от 29.02.2000 "Об итогах работы архивных
учреждений в 1999 г. и Основных направлениях развития архивного
дела в Российской Федерации на 2000 г." Управлением делами ГТК
России проводится паспортизация архивов указанных таможенных
органов по состоянию на 01.01.2000.
Для обеспечения своевременной подготовки сводной информации
руководству ГТК России о составе, содержании архивных фондов и
состоянии архивохранилищ прошу представить в отдел методологии и
совершенствования делопроизводства таможенных органов Управления
делами до 10.04.2000 статистические сведения по форме "Паспорт
архива таможенного органа" (форма паспорта и указания по его
заполнению прилагаются).
Сообщаю, что Управление делами ГТК России предполагает по
итогам паспортизации подготовить сводную информацию о деятельности
архивов таможенных органов в 1999 г. В связи с этим прошу сообщить
в пояснительной записке к паспорту сведения, характеризующие
практическую работу архива таможенного органа в области
обеспечения сохранности, учета, использования документов,
проведения экспертизы их научной и практической ценности
(положительный опыт и основные проблемы организации архивной
работы). Дополнительно к указанным сведениям в пояснительной
записке к паспорту необходимо указать вид, номер и дату документа
(письмо - подтверждение, протокол ЭПК госархива), подтверждающему,
что таможенный орган относится к источникам комплектования
государственного архива.
Одновременно в целях повышения эффективности дальнейшей работы
по паспортизации таможенных органов прошу проинформировать об
имеющихся замечаниях и предложениях по доработке формы паспорта.
Начальник Управления делами,
генерал - майор
таможенной службы
В.И.БОРИСОВ
Приложение
к письму ГТК России
от 9 марта 2000 г. N 01-41/5810
ПАСПОРТ
АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА <*>
________________________________________________
(регионального таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица)
--------------------------------
<*> Название архива таможенного органа (самостоятельное
структурное подразделение или структурное подразделение в составе
отдела (название отдела) регионального таможенного управления,
таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).
Телефон
архива таможенного органа _____________
I. Объем документов, находящихся на архивном хранении
1. Управленческая документация
---------------------------T---------------------T--------T------¬
¦ Показатели ¦ Количество единиц ¦Хранится¦Обра- ¦
¦ ¦ хранения ¦сверх ¦зуется¦
¦ +----T-----T----------+уста- ¦в год ¦
¦ ¦все-¦край-¦из них ¦новлен- ¦дел ¦
¦ ¦го ¦ние ¦внесено ¦ного ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦в описи, ¦срока ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦утвержден-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ные (сог- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ласован- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ные) ЭПК ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦государст-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦венного ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦архива <*>¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +----T-----+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦все-¦край-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦го ¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.1. Постоянного хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------T----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.2. Временного¦св. 10 лет¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ хранения +----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ ¦до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------------+----------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.3. По личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦1.4. Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----+-----+----+-----+--------+-------
--------------------------------
<*> Для таможенного органа, не являющегося источником
комплектования государственного архива, - описи, утвержденные ЭК
указанного таможенного органа.
2. Таможенная документация
---------------------------T---------------------T--------T------¬
¦ Показатели ¦ Количество единиц ¦Хранится¦Обра- ¦
¦ ¦ хранения ¦сверх ¦зуется¦
¦ +----T-----T----------+уста- ¦в год ¦
¦ ¦все-¦край-¦из них ¦новлен- ¦дел ¦
¦ ¦го ¦ние ¦внесено ¦ного ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты ¦в описи ¦срока ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦установ- ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ленной ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦формы ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ +----T-----+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦все-¦край-¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦го ¦ние ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+-----------------T--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.1. Дела ¦10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ с грузовыми ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ таможенными +--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦ декларациями¦5 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----------------+--------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.2. Дела с документами о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ нарушении таможенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ правил ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.3. Дела с другой ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ таможенной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ документацией ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--------------------------+----+-----+----+-----+--------+------+
¦2.4. Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------------------+----+-----+----+-----+--------+-------
II. Использование архивных документов
--------T---------------T-------------------------T--------T-----¬
¦Выдано ¦ Подготовлено ¦По запросам федеральных ¦Изъято ¦Дру- ¦
¦дел во ¦информационных ¦органов исполнительной ¦доку- ¦гие ¦
¦вре- ¦ материалов ¦власти, правоохранитель- ¦ментов /¦виды ¦
¦менное +-----T----T----+ных органов, предприятий,¦листов ¦ис- ¦
¦пользо-¦ис- ¦инф.¦об- ¦учреждений, организаций, ¦по про- ¦поль-¦
¦вание в¦тор. ¦пи- ¦зо- ¦органов местного само- ¦токолам ¦зова-¦
¦струк- ¦спра-¦сем ¦ров,¦управления, граждан (со- ¦выемки ¦ния ¦
¦турные ¦вок ¦ ¦пе- ¦циально - правового ха- ¦право- ¦доку-¦
¦подраз-¦ ¦ ¦реч-¦рактера) ¦охрани- ¦мен- ¦
¦деления¦ ¦ ¦ней +-----T--------T----------+тельных ¦тов ¦
¦ ¦ ¦ ¦до- ¦снято¦ выдано ¦подобрано ¦органов ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ку- ¦копий¦архивных¦документов¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦мен-¦доку-¦справок ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦тов ¦мен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов /¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦лис- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+-----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------+-----+----+----+-----+--------+----------+--------+------
III. Сведения о помещениях архива таможенного органа
------------T------------T--------T-------------T--------T-------¬
¦Количество ¦Место ¦Общая ¦Протяженность¦Степень ¦Площадь¦
¦отдельных ¦расположения¦площадь ¦ стеллажных ¦загру- ¦рабочих¦
¦архивохра- ¦архиво- ¦архиво- ¦ полок ¦женности¦комнат ¦
¦нилищ ¦хранилищ ¦хранилищ¦ ¦архиво- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранилищ¦ ¦
+-----------+------------+--------+-------------+--------+-------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-----------+------------+--------+-------------+--------+-------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----------+------------+--------+-------------+--------+--------
Условия хранения документов (нужное подчеркнуть)
Специально оборудованное помещение для хранения документов:
есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное
Отопление: центральное, печное, отсутствует
Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют
Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет
Читальный зал: есть, нет
Контрольно - измерительные приборы (термометр, гигрометр,
психрометр): есть, нет
Температурно - влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
Световой режим: соблюдается, не соблюдается
Санитарно - гигиенический режим: соблюдается, не соблюдается
IV. Сведения о кадрах
------------T----------------T-----------------T-----------------¬
¦Численность¦ Возраст ¦ Образование ¦ Стаж работы ¦
¦ личного ¦ ¦ ¦ ¦
¦ состава ¦ ¦ ¦ ¦
+-----T-----+---T-------T----+----T------T-----+--------T--------+
¦ по ¦фак- ¦до ¦31 - 50¦свы-¦выс-¦высшее¦сред-¦в тамо- ¦в архиве¦
¦штату¦ти- ¦30 ¦ лет ¦ше ¦шее ¦проч. ¦нее ¦женных ¦ ¦
¦ ¦чес- ¦лет¦ ¦50 ¦ис- ¦ ¦спец.¦органах ¦ ¦
¦ ¦ки, ¦ ¦ ¦лет ¦то- ¦ ¦ +---T----+---T----+
¦ ¦в ¦ ¦ ¦ ¦ри- ¦ ¦ ¦до ¦свы-¦до ¦свы-¦
¦ ¦т.ч. ¦ ¦ ¦ ¦ко -¦ ¦ ¦10 ¦ше ¦5 ¦ше ¦
¦ ¦сот- ¦ ¦ ¦ ¦ар- ¦ ¦ ¦лет¦10 ¦лет¦5 ¦
¦ ¦руд- ¦ ¦ ¦ ¦хив-¦ ¦ ¦ ¦лет ¦ ¦лет ¦
¦ ¦ни- ¦ ¦ ¦ ¦ное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ков /¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ра- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦бот- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ни- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ков ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦11 ¦ 12 ¦
+-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+----+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-----+-----+---+-------+----+----+------+-----+---+----+---+-----
Заведующий архивом
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
УКАЗАНИЯ
ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ПАСПОРТА АРХИВА ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА
Документы Архивного фонда Российской Федерации, образующиеся в
деятельности региональных таможенных управлений, таможен,
таможенных постов со статусом юридического лица <*> и хранящиеся в
архивах таможенных органов, подлежат учету, формой которого
является паспорт архива таможенного органа <**>. Паспортизация
архивов таможенных органов проводится в целях обеспечения
сохранности, совершенствования экспертизы ценности и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в
деятельности таможенных органов.
--------------------------------
<*> Далее - таможенные органы.
<**> Далее - паспорт.
Паспорт разработан в соответствии с Регламентом
государственного учета документов Архивного фонда Российской
Федерации, утвержденным Приказом Федеральной архивной службы
России (Росархива) от 11.03.97 N 11, и содержит сведения о составе
и содержании документов, их использовании, помещениях и кадровом
составе архивов таможенных органов.
Паспорт заполняется на основании основных учетных документов
архива таможенного органа: книги учета поступления и выбытия дел,
списка фондов, листа фондов, описи дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу, номенклатуры дел
(для учета документов со сроками хранения до 10 лет включительно),
карточки архивного фонда.
При заполнении паспорта учет документов (управленческой,
таможенной документации) осуществляется по единицам хранения
(делам).
В целях правильного заполнения паспорта сообщаем условия
составления статистических показателей по разделам паспорта.
По разделу "I. Объем документов, находящихся на архивном
хранении"
1. Управленческая документация:
1.1. В показатель строки "Постоянного хранения" на основании
описей дел постоянного хранения включаются дела постоянного
хранения, отложившиеся в деятельности отделов и других структурных
подразделений таможенного органа, а также дела, сформированные из
документов, выделенных из дел с временными сроками хранения,
имевших отметку "ЭПК".
При заполнении показателя графы 6 "Хранится сверх
установленного срока" по строке "Постоянного хранения" необходимо
учитывать, что в соответствии со ст. 6 Положения об Архивном фонде
Российской Федерации, утвержденного Указом Президента Российской
Федерации от 17.03.94 N 552, срок временного хранения таможенными
органами документов государственной части Архивного фонда
Российской Федерации определяется в соответствии со статусом
архива, в который эти документы передаются на государственное
хранение: федерального (республиканского) подчинения - 15 лет;
областного (краевого) - 10 лет; городского (районного) - 5 лет.
1.2. В показатель строки "Временного хранения" включаются дела
временного (свыше 10 лет) хранения на основании описей дел
временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела временного
хранения (до 10 лет) на основании описей дел структурных
подразделений, а также номенклатур дел таможенного органа.
1.3. В показатель строки "По личному составу" на основании
описей дел по личному составу включаются дела временного хранения,
сформированные из следующих видов документов:
- приказов и распоряжений по личному составу (прием на работу,
увольнение и перемещение, аттестация, премирование и т.д.);
- лицевых счетов сотрудников;
- списков личного состава;
- актов о несчастных случаях;
- документов служебных проверок и др.
Личные дела уволенных сотрудников таможенного органа в
показатель строки "По личному составу" не включаются, так как в
соответствии с Приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 указанные
дела хранятся в кадровом подразделении таможенного органа 1 год, а
затем направляются в Главное управление кадров ГТК России (за
исключением личных дел, по каким-либо причинам хранящихся в архиве
таможенного органа).
2. Таможенная документация:
В показатель строки "2.3. Дела с другой таможенной
документацией" включаются декларации таможенной стоимости,
документы по оформлению автотранспорта и др. документы.
В целях проверки статистических показателей раздела паспорта
"I. Объем документов, находящихся на архивном хранении" сообщаем
условия логического контроля:
1. Управленческая документация:
По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного
хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу"
равна показателю строки "1.4. Итого".
По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "1.1. Постоянного
хранения", "1.2. Временного хранения", "1.3. По личному составу"
равна показателю строки "1.4. Итого".
2. Таможенная документация:
По графе 2 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с
грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о
нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной
документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
По графе 4 "Всего". Сумма показателей строк "2.1. Дела с
грузовыми таможенными декларациями", "2.2. Дела с документами о
нарушении таможенных правил", "2.3. Дела с другой таможенной
документацией" равна показателю строки "2.4. Итого".
Условия логического контроля позволяют выявить арифметическую
ошибку в показателях паспорта, в связи с чем необходимо
осуществление проверки и уточнения данных соответствующих учетных
документов.
По разделу "II. Использование архивных документов"
В показатель графы 9 "Другие виды использования документов"
целесообразно включать сведения об организации выставок,
экспозиций документов по истории таможенной службы России, по
подготовке публикаций, радио- и телепередач по вопросам,
относящимся к деятельности таможенного органа. Дополнительные
сведения о видах использования архивных документов могут быть
изложены в пояснительной записке к паспорту.
По разделу "III. Сведения о помещениях архива таможенного
органа"
В показатель графы 2 "Место расположения архивохранилищ"
включаются сведения о почтовом адресе и поэтажном расположении
помещений, в которых хранятся архивные документы. При этом
целесообразно более подробно об условиях хранения документов
(температурно - влажностный, световой, санитарно - гигиенический
режим, оборудованность средствами пожаротушения и сигнализации)
сообщить в пояснительной записке к паспорту.
Показатель графы 5 "Степень загруженности архивохранилищ"
определяется путем деления показателя расчетного объема дел для
каждого архивохранилища таможенного органа на показатель
фактического объема хранящихся дел и умножения полученной цифры на
100. В соответствии с Инструкцией по проектированию архивов
(СН 426-82. Госстрой СССР. 1982) показатель расчетного объема дел
для архивохранилища определяется следующими показателями: 70 -
80 дел (7 - 8 коробок для хранения архивных дел) на 1 погонный
метр стеллажа.
Паспорт составляется в двух экземплярах, один из которых
направляется в Управление делами, а второй остается в качестве
контрольного экземпляра в архиве таможенного органа.
Паспорт подписывается заведующим архива таможенного органа
(если архив является самостоятельным структурным подразделением)
или сотрудником структурного подразделения таможенного органа,
ответственным за организацию архивной работы.
Начальник отдела методологии
и совершенствования организации
делопроизводства таможенных
органов, подполковник
таможенной службы
М.А.КОРОЛЕВА
|
