ИНСТРУКЦИЯ
О ПРЕТЕНЗИОННОЙ РАБОТЕ ВО ВСЕСОЮЗНЫХ ХОЗРАСЧЕТНЫХ
ВНЕШНЕТОРГОВЫХ ОБЪЕДИНЕНИЯХ СИСТЕМЫ МИНИСТЕРСТВА
ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ
Утверждена приказом по Министерству внешней торговли
от 24 апреля 1981 г. N 216
I. Общие положения
1. Общее руководство претензионной работой во всесоюзном
хозрасчетном внешнеторговом объединении* и ответственность за ее
состояние несет генеральный директор: координацию этой работы в
специализированных фирмах** и отделах Объединения осуществляет
заместитель генерального директора. Директора фирм и начальники
отделов Объединения несут ответственность за организацию и ведение
претензионной работы в фирмах и отделах, проводят анализ причин
возникновения претензий и не реже одного раза в квартал докладывают
заместителю генерального директора, на которого возложена
координация претензионной работы, о ее состоянии с представлением
предложений по устранению причин возникновения претензий.
Юридический отдел осуществляет методическое руководство
претензионной работой в фирмах и отделах Объединения и контроль за
ее постановкой и, в случае необходимости, докладывает
руководству Объединения о выявленных в этой работе недостатках
с внесением предложений по их устранению. В необходимых случаях
юридический отдел принимает участие в подготовке претензионных
писем и ответов на наиболее сложные претензии, консультирует
работников фирм и отделов по правовым вопросам, возникающим в
претензионной работе.
Работа по претензиям, возникающим из нарушений прав на
промышленную собственность и "ноу-хау", ведется по согласованию с
Главным инженерно-техническим управлением.
2. Поступающие в Объединение и предъявляемые Объединению
претензии, в надлежащих случаях, предусмотренных "Положением о
бухгалтерских отчетах и балансах", утвержденным постановлением
Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. N 633, (объявлено приказом
по Министерству от 18 октября 1979 г. N 450) отражаются в
бухгалтерском учете и в бухгалтерском балансе Объединения в
соответствии с порядком, установленным "Инструкцией по
бухгалтерскому учету экспортных и импортных операций".
При этом претензии, поступающие от советских организаций, не
принимаемые за счет Объединения, а предъявляемые в порядке регресса
(по одной и той же операции) к другой советской организации на счете
прибылей и убытков не отражаются, а учитываются на соответствующих
расчетных статьях баланса.
В остальных случаях поступившие и предъявленные претензии
учитываются оперативно.
Порядок оперативного учета изложен в разделе V настоящей
Инструкции.
3. Не реже одного раза в полугодие организация и ведение
претензионной работы в фирмах и отделах рассматриваются на заседании
Совета директоров Объединения с разработкой конкретных мероприятий
по их улучшению, а также мероприятий по предотвращению возникновения
претензий.
4. Контроль за состоянием и постановкой претензионной работы в
Объединениях осуществляют соответствующие главные управления
Министерства, Управления бухгалтерского учета, отчетности и контроля
и Договорно-правовое управление при проведении плановых и
внеплановых ревизий и проверок. Методическое руководство постановкой
претензионной работы в объединениях осуществляет Договорно-правовое
управление.
5. На основе обобщения отчетов фирм и отделов Объединение
подготавливает квартальный отчет и сводную ведомость проработки
претензий в Объединении не позднее 25-го числа следующего за
отчетным кварталом месяца высылает их за подписью
генерального директора Объединения или его заместителя в главное
управление, осуществляющее контроль за состоянием претензионной
работы в Объединении*.
Схема отчета и форма свободной ведомости утверждаются
соответствующим главным управлением.
6. В объединениях, где отдельные фирмы и организации пользуются
правами юридических лиц, претензионная работа ведется в соответствии
с приказами по объединениям, в которых на основании настоящей
инструкции определяется порядок ведения претензионной работы
применительно к деятельности указанных фирм и организаций.
* Далее по тексту - Объединение
** Далее по тексту - фирма
*** Отчетность о качестве экспортных товаров направляется в
соответствии с приказом ЦСУ от 4 июня 1980 г. N 251 (объявлен
приказом по Министерству от 6 августа 1980 г. N 399) и дополнениями
к нему (Объявлены приказом по Министерству от 20 февраля 1983 г.)
II. Общие положения о сроках и порядке предъявления
и рассмотрения претензий
7. Претензии по количеству и по качеству экспортных и/или
импортных товаров , если из обстоятельства дела не усматривается
ответственность транспортной организации, а также претензий по
штрафам за нарушение условий поставок по экспортно-импортным
операциям предъявляются и рассматриваются:
а) по торговле со странами-членами Совета Экономической
Взаимопомощи - в сроки и в порядке, которые предусмотрены
действующими Общими условиями поставок, Общими условиями монтажа,
Общими условиями технического обслуживания и другими документами
СЭВ, а также внешнеторговыми контрактами;
б) по торговле с Социалистической Республикой Вьетнам, а также
социалистическими странами, не являющимися членами Совета
Экономической Взаимопомощи, - в сроки и в порядке, которые
предусмотрены Общими условиями поставок, заключенными СССР с этими
странами, и внешнеторговыми контрактами;
в) по торговле с развивающимися и промышленно-развитыми
капиталистическими странами - в сроки и в порядке, которые
предусмотрены во внешнеторговых контрактах с организациями и фирмами
этих стран, или в соответствии с правом, подлежащим применению по
контракту.
8. Претензии, возникающие по товарным операциям с советскими
организациями, предъявляются в сроки и в порядке, которые
установлены действующими Условиями поставки товаров для экспорта,
Условиями выполнения объединениями заказов советских организаций на
импорт товаров и другими нормами действующего законодательства СССР,
а претензии по транспортным операциям с советскими организациями в
международных перевозках, в которых участвует СССР, транспортными
уставами (кодексами) и другими нормами действующего законодательства
СССР.
9. Объединение обязано своевременно информировать советские
организации, являющиеся заказчиками импортных товаров, о сроках
предъявления претензий, установленных внешнеторговыми контрактами.
10. Претензии, связанные с экспортными и импортными операциями,
предъявляемые к иностранным организациям и фирмам, исчисляются в
контрактных ценах, а претензии, возникающие из операций с советскими
организациями, - во внутренних ценах.
Признанные Объединением суммы претензий иностранных фирм и
организаций должны выплачиваться этим фирмам и организациям, не
ожидая получения возмещения от советских организаций.
По признанным претензиям, возникающим вследствие нарушений,
допущенных работниками Объединения, надлежит установить лиц,
ответственных за эти нарушения, для привлечения их к дисциплинарной
или материальной ответственности в соответствии с действующим
Законодательством СССР и для учета допущенных нарушений при решении
вопроса о материальном поощрении и премировании соответствующих
фирм, отделов и работников.
11. Претензии на сумму до 10 рублей (по контрактным ценам),
возникающие из поставок товаров со странами-членами СЭВ, КНР, и
КНДР, не предъявляются и не удовлетворяются*.
Также не предъявляются и не удовлетворяются (ни по внутренним,
ни по контрактным ценам) претензии между Объединением и советскими
организациями в случаях, непосредственно связанных с претензиями,
указанными в абзаце первом настоящего пункта.
Претензии на сумму до ста рублей, возникающие из отношений с
советскими организациями, предъявляются и рассматриваются в
соответствии с Инструкцией о порядке разрешения споров на сумму до
ста рублей, в которых стороной является организация,
подведомственная Министерству внешней торговли (объявлена приказом
по Министерству от 10 февраля 1972 г. N 56).
* Данное положение не распространяется на требования по
расчетам с организациями стран-членов СЭВ в связи с арифметическими
ошибками и на претензии, без удовлетворения которых товар не может
быть использован покупателем.
III. Порядок рассмотрения претензий, возникающих
из отношений между объединениями и поставщиками
продукции для экспорта
12. Объединение обязано предъявить претензию к поставщику
экспортной продукции, в частности, по следующим основаниям:
за просрочку поставки или недопоставку продукции в
установленные заказом-нарядом сроки;
за поставку без согласия Объединения продукции, не
предусмотренной заказом-нарядом, которая была принята Объединением
на ответственное хранение;
за поставку продукции, не соответствующей по качеству или
комплектности (ассортименту) условиям заказа-наряда;
за поставку продукции с нарушением требований заказа -наряда в
отношении тары, упаковки и маркировки;
за невыдачу стокнотов в установленные сроки;
за несвоевременную отправку предусмотренных заказом-нарядом
документов или за отправку неправильно оформленных документов.
13. Объединению могут быть предъявлены поставщиком экспортной
продукции претензии, в частности, по следующим основаниям:
за невыдачу заказов-нарядов и незаявление об отказе от
использования фондов в установленные сроки;
за задержку по вине Объединения отгрузки экспортной продукции,
подготовленной к отправке в соответствии с заказом нарядом;
за неправильное или неполное указание реквизитов в
заказе-наряде, вызвавшее для поставщика экспортной продукции
дополнительные расходы;
за несвоевременную оплату или за необоснованный полный или
частичный отказ от акцепта платежного требования поставщика
экспортной продукции;
за непредставление в установленный срок обоснованных возражений
против выданных стокнотов.
14. Объединение обязано рассмотреть предъявленные претензии не
позднее 15-дневного срока со дня получения претензии.
Запрещается взаимная "амнистия" имеющихся у Объединения и
поставщика экспортной продукции претензий без должного их оформления
с указанием суммы согласованных взаимных претензий.
15. Претензии на уплату штрафов за просрочку в поставке товаров
для экспорта должны предъявляться поставщикам экспортной продукции
Объединения, как только у Объединения в соответствии с действующим
законодательством СССР возникло право на предъявление требований об
уплате штрафов. При этом необходимо соблюдать сроки исковой давности.
16. В случае оплаты Объединением экспортной продукции, не
соответствующей по качеству или комплектности условиям
заказа-наряда, Объединение вправе в течение 10 дней после получения
составленных в установленном порядке документов, подтверждающих
ненадлежащее качество или комплектность продукции, предъявить в банк
платежное требование на списание в безакцептном порядке со счета
поставщика экспортной продукции излишне уплаченных сумм с
одновременным направлением поставщику копий предъявленных в банк
документов.
Претензии на возврат премий, выплаченных поставщикам экспортных
товаров, в случае получении рекламации инопокупателя, предъявляются
в бесспорном порядке и могут быть удержаны при оплате очередных
счетов данного поставщика.
IV. Порядок предъявления и рассмотрения претензий,
возникающих из отношений между объединением и
заказчиками импортных товаров
17. Объединение обязано предъявить претензии заказчику
(плательщику) импортных товаров, в частности, по следующим
основаниям:
за просрочку представления надлежаще оформленного поручения на
импорт и других необходимых документов;
за задержку отгрузки сырья или заготовок или отгрузку
некачественного сырья или заготовок за границу, необходимых для
испытания импортного оборудования;
за просрочку оплаты счета-платежного требования на импортные
товары;
за необоснованный отказ полностью или частично от акцепта
счета-платежного требования.
18. Объединению могут быть предъявлены заказчиками импортных
товаров претензии, в частности, по следующим основаниям:
за убытки, понесенные заказчиком, когда по вине Объединения
была утрачена возможность получения компенсации от иностранной фирмы
или организации;
за задержку по вине Объединения сроков ввоза импортных товаров;
за просрочку в высылке подтверждения о принятии поручения на
импорт к исполнению и других необходимых документов;
за нарушение условий поручения на импорт товаров в отношении
качества или ассортимента товаров, допущенное при заключении
контракта и вызвавшее убытки для заказчика.
19. В тех случаях, когда претензия заказчика возникает не по
вине Объединения, а вследствие нарушения, допущенного иностранным
поставщиком, Объединение возмещает убытки заказчика в пределах сумм,
полученных от иностранного поставщика, не позднее 15 дней с даты их
получения. При этом заказчик обязан представить Объединению
необходимы документы, подтверждающие обоснованность претензии к
иностранной организации.
20. В рекламационных актах и других документах, подтверждающих
обоснованность претензии*, направляемых иностранным фирмам и
организациям, не указываются номера советских заводов, их
местонахождение, а также стоимость товара и оборудования и сумма
претензии во внутренних ценах СССР.
Сроки и порядок составления советскими организациями
претензионных материалов на импортные товары и направления этих
материалов объединениям определяются действующей инструкцией
Минвнешторга, Госарбитража СССР и Госснаба СССР.
21. Объединение не позднее чем в 20-дневный срок со дня
получения от заказчика всех необходимых и надлежаще оформленных
документов обязано их рассмотреть и при наличии на то оснований
предъявить претензию иностранному поставщику.
22. Предъявление претензий к иностранной организации или фирме
производится Объединением по требованию заказчика, а при наличии на
то оснований - независимо от требований заказчика.
* Далее по тексту - "претензионные материалы".
V. Порядок оперативного учета и оформления претензий
23. Вся документация по претензиям хранится, и делопроизводство
по ним ведется (до передачи дел в судебные или арбитражные органы) в
фирмах или отделах, которые являются исполнителями по данной
претензии. Каждая фирма или отдел должны иметь специальные досье, в
которых концентрируется документация и переписка по каждой возникшей
претензии с присвоением каждой претензии регистрационного номера.
24. Оперативный учет предъявляемых Объединением и предъявляемых
Объединению претензий осуществляется по поручению директора фирмы
или начальника отдела одним из работников*. Непосредственное ведение
претензионных дел поручается соответствующим оперативным работникам
по закрепленным за ними участкам. Контроль за исполнением
предъявляемых Объединением и предъявляемых Объединению претензий
осуществляет директор фирмы (заместитель директора фирмы) или
начальник отдела.
25. Работник фирмы или отдела, на которого возложена работа по
оперативному учету претензий, осуществляет эту работу в следующем
порядке:
а) регистрирует поступающие в фирму или отдел претензии и
претензионные материалы и предъявляемые фирмой или отделом претензии
в специальной книге и/или карточках учета** исполнения со следующими
примерными данными:
порядковый учетный номер претензии (комплекта претензионных
материалов);
номера рекламационных актов (актов экспертизы);
дата поступления претензии или претензионных материалов в
Объединение или дата предъявления претензии Объединением и
регистрационный номер экспедиции Объединения;
от кого поступили претензии или претензионные материалы (кому
предъявлена претензия);
краткое содержание претензии (за что предъявлена претензия);
кому переданы на исполнение (для поступивших претензий или
претензионных материалов); у кого находились на исполнении (для
предъявленных претензий);
сумма претензии (в советской и/или иностранной валюте);
срок исполнения претензии;
расписка исполнителя в принятии документации по претензии.
б) проставляет учетные номера на относящейся к каждой претензии
документации;
в) открывает карточки учета исполнения претензий по прилагаемой
форме и хранит эти карточки в картотеке в порядке учетных номеров
претензий;
г) в соответствии с указаниями директора фирмы или начальника
отдела передает претензии для исполнения соответствующим оперативным
работникам, исполняющим контракты (заказы), из которых возникли
претензии;
д) ежеквартально, не позднее 5-го числа следующего за отчетным
кварталом месяца, проверяет записи в книгах учета исполнения
претензий и/или в карточках учета исполнения претензий,
устанавливает просроченные исполнением претензии и докладывает
директору фирмы или начальнику отдела для принятия мер к их
надлежащему урегулированию;
е) в срок, указанный в п. "д" составляет сводку о движении
претензий по фирме или отделу за квартал и с начала года и, после
утверждения сводки директором фирмы или начальником отдела,
направляет ее заместителю генерального директора и в копии
юридическому отделу:
26. Исполнители претензий подготавливают необходимые материалы
и письма по претензиям и немедленно отмечают в соответствующих
учетных карточках ход рассмотрения и всю переписку.
По предъявленным Объединению претензиям фирма или отдел обязаны:
а) проверить обоснованность претензии;
б) в случаях установления ответственности по претензиям
советских организаций, определить сумму претензии во внутренних
ценах и своевременно предъявить претензию соответствующей советской
организации, установив контроль за сроками разрешения претензии;
в) по претензиям, из которых усматривается ответственность
транспортной организации, и обязанность организации, предъявившей
претензию к Объединению, самостоятельно урегулировать претензию с
транспортной организацией, все полученные подлинные транспортные
документы должны быть незамедлительно возвращены заявителю с
обоснованием мотивов возврата;
г) дать ответ на претензию в установленные сроки.
27. Ответные письма на претензии должны содержать ответ по
существу. В случае признания претензии в письме должны указываться
время и способ погашения задолженности. В случае частичного или
полного отказа в удовлетворении претензии указываются мотивы и
правовое обоснование отказа. В случае необходимости получения
дополнительных документов в письме излагается просьба об их
направлении в адрес Объединения.
28. Оставление претензии без ответа не допускается.
В ответе на претензию должны быть, в частности, указаны:
а) наименование Объединения, дата и номер ответа, наименование
предприятия, организации, учреждения, которому дается ответ, дата и
номер претензии, на которую дается ответ;
б) при полном или частичном удовлетворении претензии -
признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление
этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не
подлежит денежной оценке;
в) перечень прилагаемых к ответу на претензии документов, а
также других доказательств.
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии
должны быть возвращены подлинные транспортные документы, которые
были приложены к претензии.
29. В письмах Объединения, содержащих претензии, должны
содержаться, в частности:
а) четкое изложение сущности каждой претензии;
б) ее правовое и документальное обоснование;
в) точный и подробный расчет претензионных сумм;
г) конкретные предложения о способе и порядке удовлетворения
претензий.
30. Претензии, предъявляемые Объединением, а также ответы на
претензии, предъявленные Объединению, составляются фирмами и
отделами и подписываются заместителем генерального директора
Объединения или директором фирмы от имени Объединения.
31. Претензии, предъявляемые Объединением, а также ответы на
претензии, предъявленные Объединению, и претензионные материалы
отправляются по назначению через экспедицию Объединения только
заказными письмами с вручением исполнителю претензии квитанции об
отправке.
* В фирмах или отделах, на рассмотрении которых находится
большое количество претензий, могут создаваться претензионные группы
из двух или более работников.
** Карточки учета заполняются только на претензии по качеству.
VI. Судебно-арбитражное рассмотрение споров с
иностранными контрагентами и советскими организациями
32. Вопрос о передаче в суд или арбитраж исков по спорам с
советскими организациями, а также вопрос о спорах с организациями
стран-членов СЭВ о взыскании конвенционального штрафа при сумме иска
до 50 тысяч переводных рублей решается руководством Объединения
самостоятельно.
Во всех остальных случаях вопрос передаче исков в суд или
арбитраж производится с предварительного разрешения
Договорно-правового управления.
33. Претензии, по которым возбуждаются судебные или арбитражные
дела, со всеми относящимися к ним документами в подлиннике и
необходимым количеством надлежаще оформленных копий, соответствующей
перепиской и служебной запиской директора фирмы или начальника
отдела на имя заместителя генерального директора передаются в
юридический отдел не позднее 15 дней до истечения срока исковой
давности по искам к советским организациям и не позднее 2 месяцев до
истечения срока исковой давности по искам к иностранным фирмам и
организациям.
Лицевая сторона карточки учета претензий
Объединение __________________ по импорту
по экспорту Порядковый регис-
трационный номер
Фирма
отдел_______________________ N _________
_________________
Карточка учета претензий
поступившей Исполнитель______
____________________________
предъявленной 19 г.
1. Поступила от
____________________________________
Предъявлена
2. Дата и N письма _________________
3. Краткое содержание претензии_____________________________________
4. N и дата заказа-наряда (поручения на импорт) ____________________
5. N и дата контакта _______________________________________________
6. Сумма претензии ______________ Отметка о погашении_______________
7. Наименование товаров________________________
8. Судно N ____________ и дата коносамента ________________________
ж. д. накладной
9. Документы, проложенные к письму
На основании поступившей претензии Объединением
предъявлено требование об уплате или другие требования:
10. Наименование организации, фирмы
11. Дата и N письма
12. Сумма требования
13. Отметка о поступлении денег или ином удовлетворении претензии
Оборотная сторона карточки учета претензии
Записи о ходе рассмотрения и регистрации переписки
-------T-------------T-----------T---------------------------------¬
¦ Дата ¦ N записи ¦ N и дата ¦ Краткое изложение содержания ¦
¦ ¦ он же для ¦ входящих ¦ ¦
¦ ¦исход. писем ¦ писем ¦ ¦
L------+-------------+-----------+----------------------------------
Расписка юридического отдела Объединения в приемке дела
на ________________ листах для заявления иска в суд
---
арбитраж
Дата ______________ Подпись________________
Решение суда или арбитража: ___________________________
Отметка об исполнении решения суда или арбитража:___________________
Источник документа (сверен по):
Сборник нормативных актов по
ВЭД. Вып. III. М., 1991 г.
|
