ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 11 ноября 1993 г. N 95
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ "ИНСТРУКЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ"
В целях улучшения сохранности документов Архивного фонда России
при их экспонировании, упорядочения работы по организации и
оформлению передачи документов на выставки приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию по обеспечению
сохранности документов при организации их экспонирования"
(Приложение N 1).
2. Государственным архивам Российской Федерации внести
соответствующие уточнения в нормативно-методические документы,
регламентирующие организацию выставочной деятельности архивов,
усилить контроль за сохранностью переданных на выставки документов
в период их экспонирования.
3. Для проведения и оформления результатов страховой оценки
документов федеральных архивов создать комиссию Росархива под
председательством заместителя Руководителя Росархива В.П. Козлова.
Состав комиссии прилагается (приложение N 2) <*>.
------------------------------------
<*> Не приводится.
До утверждения Правительством Российской Федерации Положения о
порядке экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей
комиссия в своей деятельности руководствуется Законом Российской
Федерации "О вывозе и ввозе культурных ценностей" и "Инструкцией
по обеспечению сохранности документов при организации их
экспонирования".
Предоставить комиссии право привлекать в качестве экспертов
специалистов научных учреждений, музеев, библиотек,
реставрационных и других организаций.
4. Установить порядок обязательного информирования отдела
организации государственного хранения и учета АФ России об участии
федеральных архивов в зарубежных выставках и визирования отделом
международных договоров и соглашений Росархива, связанных с
временным вывозом за рубеж подлинных архивных документов.
Руководитель Росархива
Р.Г.ПИХОЯ
Приложение N 1
к Приказу Росархива
от 11 ноября 1993 г. N 95
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ
АРХИВОВ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ ИХ ЭКСПОНИРОВАНИЯ
Настоящая Инструкция разработана в дополнение к "Основным
правилам работы государственных архивов" с учетом имеющегося опыта
организации выставок, в том числе зарубежных.
Инструкция содержит общие требования к выдаче и сохранности
подлинных документов и изобразительных материалов на любых
выставках и рассчитана как на работников архивов, которые готовят
документы к выдаче, осуществляют контроль за организацией их
экспонирования, так и на организаторов выставок, непосредственно
обеспечивающих нормативные режимы сохранности документов в период
их экспонирования.
I. Общие положения
1.1. На выставках могут экспонироваться как подлинные
документы, так и их копии.
На передвижных выставках допускается экспонирование только
копий документов <*>.
------------------------------------
<*> Для передвижной выставки оригиналы документов могут быть
предоставлены только на ее открытие.
1.2. Выдача подлинных документов для экспонирования
производится только при наличии их страховых копий и
осуществляется в соответствии с "Основными правилами работы
государственных архивов".
1.3. Предоставление для экспонирования документов, нуждающихся
в ремонтных или реставрационно-консервационных работах, не
допускается.
1.4. Сроки выдачи документов для экспонирования определяются
договором, но, как правило, не могут превышать 6 месяцев.
Продление этого срока происходит при наличии письменной просьбы
организаторов выставки с переоформлением всей необходимой
документации только после проверки работниками архива наличия,
условий экспонирования и физического состояния документов.
II. Основные требования к условиям экспонирования
документов и их транспортировке
2.1. Оборудование помещений, экспозиционное оборудование.
2.1.1. Помещения, где располагаются документальные экспозиции,
должны иметь исправные отопительные, вентиляционные,
электрические, противопожарные системы.
2.1.2. Помещения должны быть оснащены охранно-пожарной
сигнализацией.
2.1.3. Не допускается применение в случае необходимости средств
пожаротушения с веществами, оказывающими побочное разрушающее
воздействие на документы (хладон, углекислота и т.п.).
2.1.4. Экспозиционное оборудование (шкафы, стенды, витрины)
должно быть очищено от пыли, герметично, снабжено внутренними
замками, приспособлениями для наложения пломб, а также подключено
к сигнализации.
Все документы располагают в опечатанных витринах, уникальные -
в опечатанных и подключенных к сигнализации.
Категорически запрещается экспонирование документов в
неполностью закрытых витринах (например, витрины без верхнего или
бокового стекла).
2.1.5. Экспозиционное оборудование располагается по отношению к
окнам таким образом, чтобы исключить попадание на документы
(подлинники, копии, муляжи) прямых солнечных лучей.
2.1.6. Экспозиционное оборудование устанавливается на
расстоянии не менее 1,5 - 2 метров от отопительных приборов и
источников света, обладающих тепловым воздействием.
2.1.7. В помещениях должна ежедневно проводиться влажная уборка
полов и экспозиционного оборудования.
2.2. Температурно-влажностный режим.
2.2.1. В помещении поддерживаются оптимальные показатели
температурно-влажностного режима: температура воздуха 17 - 19 -C и
относительная влажность 50 - 55%.
2.2.2. Резкие колебания температуры и влажности (более +3 -C и
+10% соответственно) не допускаются.
При длительном стабильном нарушении режима хранения (7 - 10
дней) документы изымаются из экспозиции на основе соответствующего
акта.
2.2.3. В каждом экспозиционном зале устанавливаются контрольно-
измерительные приборы, которые монтируются на одном щитке вдали от
отопительных и вентиляционных систем.
2.2.4. Температура воздуха измеряется ртутными или спиртовыми
термометрами с рабочей шкалой от 0 до 40- и ценой деления 0,5 -
1-.
Относительная влажность измеряется психрометром аспирационным
МВ-4М, гигрометрами М-68 и М-19 или других моделей с доступным
узлом регулировки и настройки.
2.2.5. Показания контрольно-измерительных приборов снимаются
работниками выставки ежедневно и фиксируются в специальных
регистрационных журналах.
Там же отражается проверка правильности показаний приборов и
меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в
случае его отклонения от установленных норм.
2.3. Световой режим.
2.3.1. Недопустимо попадание на документы прямых солнечных
лучей, оказывающих наиболее разрушительное воздействие на основу и
текст.
2.3.2. Освещенность документов (подлинников и копий) должна
регулироваться в пределах 50 - 75 люкс.
2.3.3. Окна должны быть снабжены светозащитными устройствами,
при этом желательно иметь два ряда штор - внешние из плотных
тканей темного цвета, внутренние - из тонкой светлой ткани,
предохраняющих от прямого попадания солнечных лучей.
2.3.4. Экспозиционное оборудование, где представлены
ахроматические несветостойкие материалы (старые фотоснимки,
произведения графики, тексты на пергаменте и т.п.), должно быть
дополнительно экранировано шторками из любой светонепроницаемой
ткани.
2.4. Обеспечение физической сохранности документов.
2.4.1. При экспонировании документов в любых видах
экспозиционного оборудования они должны быть закреплены
неподвижно.
2.4.2. При монтаже экспозиций должно быть полностью исключено
применение любых материалов, которые могут повредить основу и
текст документов (липкая лента, клей, металлические скрепки,
булавки и гвозди, резиновые держатели, низкосортная бумага и
картон).
2.4.3. Проставление любых видов помет на документах не
допускается.
2.4.4. Подлинные фотоснимки и произведения графики
экспонируются обязательно под стеклом и в двойном паспарту из
бумаги, не содержащей лигнина (чертежная бумага типа ватман,
полуватман и белый картон).
2.5. Упаковка и транспортировка документов.
2.5.1. При транспортировании документов на любые расстояния
соблюдаются меры по их охране и защите от воздействия вредных
факторов окружающей среды путем применения специальных видов
упаковки, предохраняющих документы от осадков, света, механических
повреждений, высокой влажности.
2.5.2. Использование упаковочных средств, бывших в
употреблении, не допускается.
2.5.3. Транспортирование при внутригородских перевозках должно
производиться в закрытых автомашинах при плотной укладке
документов.
2.5.4. При перевозке в условиях повышенной относительной
влажности (дождь, туман) необходимо применение защитных
влагонепроницаемых упаковочных средств (полимерные мешки, пленки).
2.5.5. Транспортирование документов на дальние расстояния
должно производиться в упакованном виде в крытых транспортных
средствах в соответствии с правилами перевозки ценных грузов,
установленных для данного вида транспорта.
2.5.5.1. Документы должны быть плотно упакованы в ящики, дно
которых прокладывается пенопластом или другим аналогичным
материалом, ящики выстилаются одним слоем водонепроницаемого
материала (полимерная пленка, импрегнированная или дублированная
бумага) и одним слоем оберточной бумаги с массой не менее 100
г/кв. м. Все пустоты плотно заполняются упаковочным материалом.
Произведения графики пакуются в ящики в таких же папках, в
каких они хранятся в архиве.
2.5.5.2. В каждый упакованный ящик вкладывается один экземпляр
описи документов, находящихся в данном ящике, подписанный
сотрудником архива, ответственным за сохранность этих документов,
и упаковщиком.
2.5.5.3. Архив (Росархив), отправив документы на выставку,
должен своевременно уведомить грузополучателя об отправке
документов для принятия необходимых мер по приему грузов.
2.5.5.4. Приемка грузов от транспортных организаций
производится в установленном на соответствующем виде транспорта
порядке представителями организации-грузополучателя, транспортной
службы и сопровождающим груз. Результаты приемки оформляются
актом, в котором указывается наличие прибывших предметов в каждом
ящике, фиксируется состояние сохранности документов и причины,
приведшие к возможным повреждениям.
О всех случаях серьезных повреждений немедленно сообщается
грузоотправителю (архив, Росархив) и принимаются меры к возмещению
ущерба.
2.5.6. Ящики с документами вскрываются обязательно в закрытом
помещении, температурно-влажностные условия которого должны быть
максимально близки к оптимальным параметрам температуры и
влажности, определенным для хранения документов.
2.5.7. Претензии к транспортным службам в связи с
несвоевременной доставкой грузов, повреждением или утратой по их
вине предъявляются организацией-грузополучателем в соответствии с
действующими на транспорте правилами.
III. Организация, оформление передачи-возврата документов
и обеспечение их сохранности при экспонировании
3.1. Основанием выдачи документов (подлинников и копий) для
экспонирования является приказ директора архива.
3.2. В архивохранилище в порядке подготовки документов к выдаче
осуществляется проверка листажа выдаваемых дел с проставлением
соответствующей отметки в листе-заверителе дела, где фиксируются
все особенности его формирования и физического состояния
документов.
3.3. На документы, подлежащие выдаче, составляется акт выдачи
дел во временное пользование, который регистрируется в книге
выдачи дел во временное пользование.
3.4. В случае, если для экспонирования предоставляются
отдельные документы, изъятые из дел, на оборотной стороне каждого
листа карандашом проставляется архивный шифр: сокращенное название
архива, N фонда, описи, дела, листа.
Соответствующий штамп ставится на оборотной стороне подлинных
фотографий.
3.5. Архив предоставляет документы для экспонирования в сроки,
предусмотренные договором.
Транспортировка уникальных и особо ценных документов
осуществляется в сопровождении работников архива <*>.
------------------------------------
<*> Целесообразно сопровождение работников службы сохранности -
главные хранители фондов, работники отделов обеспечения
сохранности, архивохранилищ.
3.6. Монтаж и демонтаж экспозиции проводится, как правило, в
присутствии работников государственных архивов.
3.7. Работники службы сохранности архива осуществляют
периодический контроль за соблюдением охранного и санитарно-
гигиенического режимов на выставке.
Все отклонения и нарушения порядка сохранности документов на
выставке фиксируются актами, которые подписывают представители
архива и учреждения - устроителя выставки.
3.8. Ежедневно в начале и конце рабочего дня работники выставки
проводят проверку наличия экспонируемых документов, результаты
которой фиксируются в специальном журнале.
3.9. Хранение документов до включения их в экспозицию и после
ее завершения осуществляется в опечатанных сейфах и помещениях.
3.10. Не включенные в экспозицию документы в 3-дневный срок
подлежат возврату в архив.
Возвращение документов после завершения выставки осуществляется
в сроки, предусмотренные договором. Документы, переданные для
экспонирования через Росархив, подлежат возврату в архивы не
позднее чем в недельный срок после завершения выставки (или
получения документов).
3.11. Прием документов по окончании экспонирования проводится с
обязательным полистным просмотром дел. Все претензии архива к
физическому состоянию дел оформляются актами.
3.12. Кино-, теле- и фотосъемки документов производятся только
с разрешения руководства архива и в присутствии его сотрудников
без перемещения и вскрытия витрин.
IV. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции
4.1. Отношения архива и учреждения - устроителя экспозиции
оформляются договором (примерный договор прилагается), в котором
максимально полно фиксируются обязательства сторон.
4.2. При организации выставок, в т.ч. зарубежных, по планам
Росархива договор заключает Государственная архивная служба. В
этом случае архивы передают документы Росархиву под его
ответственность по актам о выдаче дел во временное пользование.
4.3. В случае передачи документов для экспонирования
учреждению, не являющемуся непосредственным устроителем
экспозиции, архив заключает с ним договор как с учреждением,
несущим всю полноту ответственности за сохранность документов.
4.4. Передача документов, предоставленных во временное
пользование, без согласия их владельца (архива) категорически
запрещается.
V. Порядок проведения денежной оценки документов
и их страхования
5.1. При передаче документов на все виды выставок в
обязательном порядке проводится их денежная оценка.
5.2. Документы, передаваемые на зарубежные выставки, подлежат
обязательному страхованию.
Уникальные документы подлежат страхованию при передаче их на
все виды выставок.
5.3. Денежную оценку документов проводят специалисты архивов,
учреждений науки и культуры, входящие в состав комиссии по
проведению денежной оценки документов Архивного фонда, которые
действуют при органах управления архивным делом.
Денежную оценку документов федеральных архивов проводит
комиссия Росархива, собираемая по мере необходимости из
специалистов соответствующего профиля под руководством заместителя
руководителя Росархива, курирующего вопросы использования.
5.4. Денежная оценка документов определяется в соответствии с
Методическими рекомендациями "Определение цены архивных документов
(подлинников и копий) и их страхование".
5.5. Подготовку материалов с денежной оценкой документов для
комиссии Росархива осуществляют государственные архивы, которые
передают документы для экспонирования.
5.6. Результаты работы комиссии оформляются актом, составляемым
в 3-х экземплярах, один из которых является приложением к договору
архива с учреждением - устроителем выставки. Акты подписываются
председателем межведомственной комиссии и экспертами, проводившими
оценку документов, и скрепляются печатью органа управления
архивным делом.
5.7. Договор страхования, как правило, заключает учреждение -
устроитель выставки на основе законодательства о страховании той
страны, где экспонируются документы.
Страхование документов, представляемых на внутрироссийских
выставках, осуществляется на основании договоров с Правлением и
органами Госстраха РФ, Ингосстраха РФ (страхование в валюте) или
некоторыми другими компаниями.
5.8. Оформление временного вывоза документов осуществляется в
соответствии с Законом РФ "О вывозе и ввозе культурных ценностей".
Для получения разрешения на временный вывоз специально
уполномоченного органа государственного контроля за вывозом и
ввозом культурных ценностей архив представляет туда следующие
документы:
- договор с принимающей стороной о целях и условиях временного
вывоза документов;
- документ, подтверждающий коммерческое страхование временно
вывозимых архивных материалов с обеспечением всех случаев
страховых рисков, либо документ о государственной гарантии
финансового покрытия всех рисков, предоставленный страной,
принимающей документы для экспонирования;
- документально подтвержденные гарантии принимающей стороны и
гарантии государственных органов страны назначения в отношении
сохранности и возврата временно вывозимых документов.
Приложение 1
к Инструкции
ПРИМЕРНЫЙ ДОГОВОР
__________
(дата)
Архив ________________________________________________________
в лице директора _________________________________________________
действующий на основании Устава (Положения) ______________________
__________________, с одной стороны, и ___________________________
__________________________________________________________________
(организация)
в лице ___________________________________________________________
с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Архив ________________________________________ обязан:
1.1. Передать _____________ ед. хр. документов ________ копий,
________________ муляжей общей стоимостью _______________ руб. <*>
сроком на ______________________ с ________ до __________________.
--------------------------------
<*> Прилагается перечень всех документов с указанием стоимости
каждого.
1.2. Предоставить подлинники документов за ___________ дней до
открытия экспозиции, копии за ________________ дней или обеспечить
подготовку документов к отправке к _______ или отправить документы
(дата)
в адрес устроителей выставки не позднее _________________________.
(дата)
1.3. ________________________________________________________.
1.4. ________________________________________________________.
2. __________________________________________________ обязана:
(организация)
2.1. Обеспечить сохранность представленных документов (копий,
муляжей) и своевременное их возвращение в архив, соблюдение
следующих параметров охранного, температурно-влажностного,
санитарно-гигиенического и светового режимов, условий
транспортировки __________________________________________________
__________________________________________________________________
_________________________________________________________________.
2.2. Застраховать предоставленные документы на сумму _________
_______ (руб., долларов...) <*>.
--------------------------------
<*> Предполагается, что ущерб оплачивается в тех же денежных
единицах, в которых внесены страховые платежи.
2.3. Обеспечить сотрудникам архива возможность осуществлять
систематический контроль за соблюдением режимов и правил
обеспечения сохранности документов в процессе их экспонирования.
2.4. Обеспечить немедленный возврат документов по требованию
архива в случае нарушения режимов и правил их экспонирования.
2.5. Оплатить все расходы, связанные с
консервационно-реставрационными работами, в случае выявления
дефектов носителя и текста документов, полученных по вине
организации - устроителя экспозиции.
2.6. Оплатить переплетные работы ______________________ дел на
сумму _____________________, вызванные необходимостью расшивки дел
при подготовке их к экспонированию, или необходимые
ремонтно-реставрационные работы ___________ дел на сумму ________.
2.7. Не допускать кино-, теле-, фотосъемки документов без
разрешения руководства архива. Производить съемки документов
только в присутствии сотрудников архива без вскрытия витрин.
2.8. Предоставить архиву транспорт для доставки документов на
выставку и обратно (или оплатить его использование).
2.9. Выплатить за просрочку возврата документов пени в размере
0,05% их денежной стоимости за каждый день просрочки.
2.10. В случае хищения (или пропажи) экспонируемых документов
немедленно информировать руководство архива и органы внутренних
дел. При необнаружении похищенных документов в сроки,
установленные действующим законодательством, выплатить архиву их
денежную стоимость, перечислив на счет архива сумму, полученную за
причиненный ущерб, в 15-дневный срок со дня получения ее от
органов страхования.
2.11. _______________________________________________________.
2.12. _______________________________________________________.
3. В случае возникновения разногласий и споров в процессе
выполнения договора они должны решаться в арбитражном или судебном
порядке по месту подписания договора.
4. Настоящий договор составлен в двух экземплярах каждый
на ________________ языках, оба имеют одинаковую юридическую силу.
5. __________________________________________________________.
Директор архива Руководитель организации
Подпись Подпись
М.П. М.П.
Юридический адрес Юридический адрес
N расчетного счета N расчетного счета
|
