Утверждаю
Заместитель Министра
путей сообщения
О.А.МОШЕНКО
30 марта 1993 г. N ЦН-157
Согласовано
Заместитель Председателя
Росархива
А.Ф.ПРОКОПЕНКО
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ МИНИСТЕРСТВА ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Центральный архив Министерства путей сообщения Российской
Федерации является структурным подразделением Управления делами
Министерства путей сообщения на правах отдела.
1.2. В Центральном архиве МПС хранятся документы, образующиеся
в деятельности Министерства путей сообщения, которые имеют
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и
политическое значение, являются частью Архивного фонда Российской
Федерации и подлежат постоянному хранению в Государственном архиве
Российской Федерации; эти документы Центральный архив МПС хранит
временно, в пределах установленных сроков, до передачи на
государственное хранение.
1.3. Центральный архив МПС хранит документы центрального
аппарата министерства, осуществляет организационно-методическое
руководство и контроль за постановкой архивного дела в управлениях
и отделах МПС, на железных дорогах, в учреждениях, организациях и
предприятиях железнодорожного транспорта, организует отбор, учет,
сохранность, использование и своевременную подготовку и передачу
документов на государственное хранение.
1.4. В своей работе Центральный архив МПС руководствуется
законодательством Российской Федерации, правилами, инструкциями,
перечнями и другими нормативно-методическими документами
Государственной архивной службы России (Росархива) и
Государственного архива Российской Федерации, приказами,
указаниями и другими нормативными актами МПС, Положением об
Управлении делами МПС и настоящим Положением.
1.5. Центральный архив МПС имеет печать со своим наименованием.
1.6. Центральный архив МПС работает по планам, утвержденным
руководством Управления делами МПС и отчитывается перед ним о
своей работе.
2. Состав документов
Центральный архив хранит:
2.1. Законченные делопроизводством центрального аппарата
Министерства путей сообщения Российской Федерации:
документы постоянного хранения, имеющие историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение;
документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые
в практической деятельности министерства;
документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет),
и по личному составу упраздненного Министерства путей сообщения
СССР.
2.3. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и
организаций, непосредственно подчиненных упраздненному
Министерству путей сообщения СССР, расположенных в г. Москве.
2.4. Документы по личному составу ликвидированных учреждений и
организаций, непосредственно подчиненных Министерству путей
сообщения Российской Федерации, не имеющих правопреемников,
расположенных в г. Москве и Московской области.
2.5. Документы личного происхождения видных деятелей
железнодорожного транспорта.
2.6. Страховой фонд копий особо ценных документов Архивного
фонда Российской Федерации, микрофотокопии и другие копии
документов, необходимые для практической работы министерства.
2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Основные задачи и функции
3.1. Основными задачами Центрального архива МПС являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен
разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов,
хранящиеся, в архиве, создание научно-справочного аппарата к ним.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов на
государственное хранение с соблюдением установленных правил.
3.1.4. Методическое руководство и контроль за работой архивов
учреждений, организаций и предприятий железнодорожного транспорта.
3.1.5. Контроль за организацией документов в делопроизводстве,
структурных подразделений министерства.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Центральный
архив МПС осуществляет следующие функции:
3.2.1. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивам
Российской Федерации и Российским государственным архивом
экономики графики представления описей дел постоянного хранения на
рассмотрение экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) госархивов и
передачи документов на государственное хранение.
3.2.2. В соответствии с графиками принимает документы
структурных подразделений министерства, обработанные в
соответствии с требованиями, установленными Государственной
архивной службой России, не позднее чем через 3 года после
завершения их делопроизводством.
3.2.3. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность
принятых на хранение дел, организует проверку их наличия.
3.2.4. Осуществляет выявление и учет особо ценных дел и
документов.
3.2.5. Организует работу по созданию и хранению страхового
фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.6. Составляет и представляет не позднее, чем через 4 года
после завершения дел делопроизводством сводные годовые разделы
описей дел постоянного хранения на рассмотрение Центральной
экспертной комиссии (ЦЭК) МПС и утверждение ЭПК Государственного
архива Российской Федерации и Российского государственного архива
экономики.
3.2.7. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в Центральном архиве МПС делам и документам
(описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований,
обеспечивающих его преемственность с научно-справочным аппаратом к
фондам Центрального государственного архива Российской Федерации и
Российского государственного архива экономики.
3.2.8. Организует использование документов:
информирует руководство и работников министерства о содержании
документов архива, по поручению руководства министерства
осуществляет выявление документов;
выдает в установленном порядке для работы в читальном зале и во
временное пользование дела и копии документов работникам
министерства и заинтересованным учреждениям, организациям и
предприятиям в целях служебного и научного использования;
исполняет запросы учреждений, организаций, предприятий и
заявления граждан о подтверждении трудового стажа и другим
вопросам социально-правового характера, в установленном порядке
выдает копии документов и архивные справки, консультирует
учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов,
необходимых для наведения архивных справок.
3.2.9. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК МПС описи дел, подлежащих
хранению, и акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками
хранения.
3.2.10. Оказывает методическую помощь в организации и
проведении экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях министерства.
3.2.11. Устанавливает совместно с ЦЭК МПС и канцелярией
Управления делами МПС порядок проведения экспертизы ценности
документов в центральном аппарате министерства, готовит заключения
на документы, представляемые на рассмотрение ЦЭК МПС.
3.2.12. Рассматривает и согласовывает номенклатуры дел,
оказывает методическую помощь в их составлении, контролирует
правильность формирования, оформления и хранения дел в структурных
подразделениях министерства, а также подготовку дел к передаче на
государственное хранение.
3.2.13. Разрабатывает нормативно-методические пособия по
архивному делу и принимает участие, совместно с канцелярией
Управления делами МПС, в подготовке нормативно-методических
документов по делопроизводству.
3.2.14. Участвует совместно с канцелярией Управления делами МПС
в организации и проведении мероприятий по повышению деловой
квалификации работников архивов и делопроизводственной службы
министерства, учреждений, организаций и предприятий
железнодорожного транспорта.
3.2.15. Проводит совместно с канцелярией Управления делами МПС
мероприятия (совещания, семинары, инструктажи и т.д.) по внедрению
нормативно-методических пособий по архивному делу и
делопроизводству в министерстве, учреждениях, организациях и
предприятиях железнодорожного транспорта.
3.2.16. Осуществляет проверки деятельности архивов (в том числе
научно-технических) в учреждениях, организациях и предприятиях
железнодорожного транспорта; обобщает опыт работы архивов и
готовит соответствующие предложения руководству министерства по
улучшению архивного дела на железнодорожном транспорте.
3.2.17. Оказывает методическую помощь в работе объединенным
архивам управлений и отделений железных дорог.
3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на
государственное хранение документы Архивного фонда Российской
Федерации.
3.2.19. Представляет в Государственный архив Российской
Федерации сведения о составе и объеме документов по установленной
форме.
3.2.20. Обеспечивает режим секретности и защиту секретных и
служебных сведений от разглашения.
4. Права и ответственность
начальника Центрального архива МПС
4.1. Центральный архив МПС возглавляет начальник, назначаемый
руководством МПС.
4.2. Начальник Центрального архива МПС имеет право:
4.2.1. Представлять в установленном порядке руководству
министерства предложения по совершенствованию архивного дела на
железнодорожном транспорте.
4.2.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с
документами в структурных подразделениях, в учреждениях,
организациях и предприятиях железнодорожного транспорта.
4.2.3. Давать в установленном порядке указания структурным
подразделениям министерства, учреждениям, организациям и
предприятиям железнодорожного транспорта по вопросам, входящим в
компетенцию Центрального архива МПС.
4.2.4. Запрашивать от структурных подразделений министерства и
подведомственных ему учреждений, организаций и предприятий
сведения и документы, необходимые для работы Центрального архива
МПС.
4.2.5. Рассматривать и согласовывать нормативные и методические
документы по вопросам организации архивного дела.
4.2.6. Выдавать за своей подписью по заявлениям граждан и
запросам учреждений, организаций и предприятий архивные справки,
копии и выписки из документов архива.
4.2.7. Начальник Центрального архива МПС несет ответственность
за выполнение задач, предусмотренных настоящим Положением,
действующего законодательства, приказов, указаний и других
нормативных актов МПС.
4.2.8. Обязанности работников Центрального архива МПС
определяются должностными инструкциями, утвержденными начальником
Управления делами МПС.
4.2.9. Положение о Центральном архиве Министерства путей
сообщения, утвержденное МПС СССР в 1984 г. N ЦН/4235, признается
не действующим в системе МПС России.
|
