РАСПОРЯЖЕНИЕ
ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 13 августа 1996 года N 198рп-СФ
ОБ ИНСТРУКЦИИ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОВЕТЕ
ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с документами и
обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации.
2. Руководителю Аппарата Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации довести указанную Инструкцию до
сведения членов Совета Федерации, помощников членов Совета
Федерации, работников Аппарата Совета Федерации.
3. Контроль за исполнением указанной Инструкции возложить на
председателей комитетов Совета Федерации и руководителей
структурных подразделений Аппарата Совета Федерации.
Е.С.СТРОЕВ
13 августа 1996 года
N 198рп-СФ
Утверждена
распоряжением Председателя
Совета Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
от 13 августа 1996 г. N 198рп-СФ
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СОВЕТЕ
ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила и
порядок работы с документами несекретного характера, а также с
обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации (далее - Совет Федерации).
1.2. Работа с секретными документами и документами
ограниченного распространения (для служебного пользования)
регламентируется специальной инструкцией.
1.3. Соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил
обязательно для членов Совета Федерации, помощников членов Совета
Федерации, работников Аппарата Совета Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации (далее - Аппарат Совета Федерации),
приглашенных специалистов и экспертов.
1.4. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией
правил возлагается: в комитетах Совета Федерации - на
руководителей аппаратов комитетов Совета Федерации, в структурных
подразделениях Аппарата Совета Федерации (далее - подразделения) -
на руководителей подразделений.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства
членов Совета Федерации, соблюдение установленных настоящей
Инструкцией правил возлагается на помощников членов Совета
Федерации.
1.5. Организация единой системы документационного обеспечения
деятельности Совета Федерации, внедрение и сопровождение
автоматизированных технологий подготовки и обработки документов,
формирование единой информационной базы данных о документах Совета
Федерации (далее - база данных), методическое руководство
организацией делопроизводства и контроль за обеспечением
соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляются
Управлением делопроизводства Аппарата Совета Федерации (далее -
Управление делопроизводства).
По вопросам организации документационного обеспечения
деятельности Совета Федерации и исполнения документов Управление
делопроизводства взаимодействует с Администрацией Президента
Российской Федерации, аппаратами Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) и
Правительства Российской Федерации, а также с аппаратами
федеральных органов исполнительной власти, органов государственной
власти субъектов Российской Федерации.
1.6. Настоящая Инструкция, а также внесение изменений и
дополнений в нее утверждаются Председателем Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Председатель
Совета Федерации).
1.7. В развитие отдельных положений настоящей Инструкции
Управлением делопроизводства могут разрабатываться
конкретизирующие их нормативно - методические документы.
Подразделения могут разрабатывать, исходя из своей специфики,
не противоречащие настоящей Инструкции методические материалы,
конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.
2. Прием, учет и прохождение документов
2.1. Служебная корреспонденция
2.1.1. Поступившая в Совет Федерации служебная корреспонденция
регистрируется и учитывается в отделе приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства.
Регистрации в базе данных подлежит служебная корреспонденция,
оформленная в соответствии с требованиями Единой государственной
системы документационного обеспечения управления, утвержденной
Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. N 33, и имеющая
установленные реквизиты оформления (наименование либо бланк
организации или должностного лица, направивших документ, номер и
дату документа, адресат, подпись или заменяющий ее оттиск печати и
т.д.).
Периодические издания, справочно - информационные материалы,
счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода в отделе
приема, учета и отправки корреспонденции Управления
делопроизводства регистрируются в журналах.
2.1.2. Служебная корреспонденция, поступившая в нерабочее
время (в рабочие дни - после 22 часов, в выходные и праздничные
дни - после 18 часов), принимается дежурным фельдсвязи и
передается в Управление делопроизводства до 9 часов следующего
рабочего дня. Служебная корреспонденция с пометкой "Весьма срочно"
и "Срочно" передается немедленно дежурному работнику Секретариата
Председателя Совета Федерации, который принимает меры к доставке
по назначению.
2.1.3. При приеме и первичной обработке служебной
корреспонденции производится проверка правильности ее адресования
и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.
Если при вскрытии конверта отсутствуют документы, отдельные
листы, приложения, обнаружены повреждение документов,
несоответствие номеров на конверте номерам вложенных документов,
отсутствие подписи на документе и тому подобное, составляется акт
в двух экземплярах: один экземпляр направляется вместе с
документом отправителю, второй экземпляр остается в Управлении
делопроизводства.
Если документ с указанными нарушениями принимается к
рассмотрению в Совете Федерации, акт составляется в трех
экземплярах: один экземпляр направляется отправителю, второй
остается в Управлении делопроизводства, третий экземпляр вместе с
документом передается адресату.
Ошибочно доставленная служебная корреспонденция возвращается
отправителю или направляется адресату. При этом на конверте в
графе "Номер" проставляется буквенный индекс "03" (ошибочно
засланное).
2.1.4. Пакеты (бандероли) с пометкой "Лично", адресованные
членам Совета Федерации, не вскрываются, регистрируются по
реквизитам, имеющимся на пакетах (бандеролях), и передаются
адресатам.
2.1.5. Конверты, в которых поступила корреспонденция,
уничтожаются работниками отдела приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства, за исключением
случаев, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя, даты ее отправки и получения.
2.1.6. Служебная корреспонденция регистрируется в отделе
приема, учета и отправки корреспонденции Управления
делопроизводства в день поступления, а при поступлении после
20 часов или в выходные и праздничные дни - в первый следующий за
ними рабочий день. Служебная корреспонденция с пометкой "Срочно"
регистрируется вне очереди.
Проекты федеральных конституционных законов, федеральные
законы (далее - законы), поступившие из Государственной Думы в
Совет Федерации в выходные и праздничные дни, регистрируются в
первый следующий за ними рабочий день.
2.1.7. При регистрации документов в отделе приема, учета и
отправки корреспонденции Управления делопроизводства проставляется
регистрационный штамп в правом верхнем углу первого листа
документа (приложения к документу отдельно не регистрируются) с
присвоением документу регистрационного номера (порядковый номер
поступления в течение календарного года), а также заполняется
регистрационная электронная карточка.
Регистрационный штамп содержит: наименование подразделения
"Аппарат Совета Федерации. Управление делопроизводства",
регистрационный номер, дату и время обработки документа. Он
проставляется на всех экземплярах и копиях документа.
Регистрационная электронная карточка включает в себя все
имеющиеся на документе реквизиты, краткую аннотацию его
содержания, сведения о направлении документа, о полученных по нему
резолюциях руководства Совета Федерации и Аппарата палаты, а также
ссылки на номера ранее поступивших и связанных с ним документов.
Сведения о перенаправлении документа и новых поручениях также
заносятся в регистрационную электронную карточку.
Регистрационная электронная карточка распечатывается в двух
экземплярах: один прилагается к документу и направляется в
соответствующее подразделение, второй помещается в справочную
картотеку после оформления на нем расписки в получении документа
ответственным в подразделении (Приложение 1).
2.1.8. Аналогичным образом регистрируются исходящие и
внутренние документы Совета Федерации за подписью руководства
Совета Федерации, Аппарата Совета Федерации, комитетов (комиссий)
Совета Федерации, подразделений, а также служебная корреспонденция
членов Совета Федерации.
На исходящих документах в отделе приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства регистрационный штамп
не проставляется. В соответствующей графе оформляется номер,
состоящий из индекса подразделения (Приложение 2), руководитель
которого подписал документ; индекса подразделения, подготовившего
документ; регистрационного номера, присваиваемого документу в
Управлении делопроизводства.
2.1.9. Регистрационные электронные карточки на входящие,
внутренние и исходящие документы Совета Федерации составляют базу
данных.
2.1.10. При получении повторных документов по одному и тому же
вопросу заполняются новые регистрационные электронные карточки со
ссылкой на регистрационный номер и дату предыдущего обращения. В
первичной регистрационной электронной карточке делается ссылка на
регистрационный номер и дату вторичного обращения.
2.1.11. Зарегистрированные документы, адресованные
Председателю Совета Федерации и заместителям Председателя Совета
Федерации, передаются для рассмотрения и доклада в соответствующие
секретариаты либо аппараты комитетов Совета Федерации, иные
подразделения по принадлежности.
Документы, адресованные комитетам (комиссиям) Совета
Федерации, руководителям подразделений, после регистрации
направляются адресатам.
2.1.12. Документы на иностранных языках, адресованные
Председателю Совета Федерации и заместителям Председателя Совета
Федерации, после регистрации в специальном журнале учета
направляются в Управление международных связей Аппарата Совета
Федерации для перевода на русский язык или составления аннотации.
После перевода они возвращаются в отдел приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства для соответствующей
регистрации и направления на рассмотрение в комитеты Совета
Федерации, подразделения или для доклада руководству Совета
Федерации.
2.1.13. Рассылка документов в секретариаты Председателя Совета
Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации, комитеты
(комиссии) Совета Федерации, подразделения осуществляется по
специальному графику экспедиторами отдела приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства.
Документы для рассылки по подразделениям и внешней рассылки
поступают в отдел приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства в растиражированном виде и со списком
рассылки, утвержденным руководителем подразделения.
Срочная корреспонденция доставляется незамедлительно.
Ранее зарегистрированные документы и иная корреспонденция
передаются из одного подразделения в другое только через
Управление делопроизводства.
В учетно - регистрационных формах (в том числе электронных) о
переадресовке документов делаются отметки.
При передаче документа из одного подразделения в другое для
нового адресата в Управлении делопроизводства изготавливается
экземпляр учетно - контрольной карточки.
2.1.14. В секретариатах Председателя Совета Федерации и
заместителей Председателя Совета Федерации, комитетах (комиссиях)
Совета Федерации и подразделениях документы вторично не
регистрируются, а учитываются по регистрационным номерам,
присвоенным им в отделе приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства. При этом (до организации Единой
технологической автоматизированной системы делопроизводства)
используются учетно - контрольные карточки Управления
делопроизводства, журналы учета или персональный компьютер,
имеющий программное обеспечение задачи "Делопроизводство",
аналогичное ее программному обеспечению в Управлении
делопроизводства.
2.1.15. При необходимости к документу готовится проект
поручения руководства Совета Федерации или Аппарата Совета
Федерации.
После подготовки проекта поручения документ возвращается в
Управление делопроизводства для передачи на подпись руководству
Совета Федерации или Аппарата Совета Федерации.
Если документ поступает с уже подписанным поручением, то он
оформляется в установленном порядке и направляется исполнителям.
Поручения, данные по документу впоследствии, также
регистрируются в базе данных, а сам документ с копией учетно -
контрольной карточки передается исполнителям.
2.1.16. Поручение оформляется на специальном бланке, а записки
комитетов (комиссий) Совета Федерации, подразделений - на бланках
комитетов (комиссий) Совета Федерации, подразделений.
Если текст поручения написан непосредственно на документе, в
соответствующем секретариате готовится и прикладывается к
документу его расшифровка.
2.1.17. В случаях, когда поручение дается нескольким
исполнителям, в Управлении делопроизводства снимается необходимое
количество копий для направления соисполнителям.
Все соисполнители несут равную ответственность за сроки и
качество исполнения поручения.
Ответственным за организацию исполнения поручения считается
тот исполнитель, чья фамилия указана в резолюции первой. Ему
направляется оригинал документа с оригиналом поручения.
Подразделение, подготовившее поручение, оставляет себе
контрольную копию.
Регистрационный номер и дата поступления документа при
тиражировании в Управлении делопроизводства должны быть
воспроизведены на всех его копиях.
2.1.18. Справка о выполнении поручения и документ, по которому
было дано поручение, после доклада руководителю, давшему
поручение, возвращается его секретариатом ответственному
исполнителю. Если по справке не поступило новых поручений, то
исполненные документы списываются "в дело".
Исполненные документы списываются "в дело" председателями или
руководителями аппаратов соответствующих комитетов Совета
Федерации, руководителями иных подразделений. Внутренние документы
управления могут списываться "в дело" начальником отдела.
Отметка "в дело", дата и подпись (с расшифровкой) лица,
списавшего документ, проставляются на лицевой стороне первого
листа исполненного документа.
2.1.19. На документах информационного характера проставляются
подписи (с расшифровкой) ознакомившихся с ними лиц и дата
ознакомления.
2.1.20. Исполненные документы, подлежащие сдаче в Архив Совета
Федерации, передаются в него по истечении двух лет. Остальные
хранятся в подразделениях до истечения срока хранения, указанного
в номенклатуре дел.
2.2. Корреспонденция членов Совета Федерации
2.2.1. Письма, телеграммы и другая служебная корреспонденция
(далее - корреспонденция), поступившая от членов Совета Федерации,
принимается в Управлении делопроизводства и регистрируется в
порядке, установленном в разделе 2.1 настоящей Инструкции.
2.2.2. Зарегистрированная корреспонденция от членов Совета
Федерации в соответствии с адресованием и содержащимися в ней
вопросами передается Председателю Совета Федерации или, по
принадлежности, его заместителям, направляется в комитеты
(комиссии) Совета Федерации, подразделения, федеральные
государственные органы.
2.2.3. Корреспонденция, поступившая в адрес членов Совета
Федерации в соответствии с пунктом 2.1.4 настоящей Инструкции, не
вскрывается, регистрируется по реквизитам, имеющимся на конвертах,
и в запечатанном виде передается по назначению.
Если переписка члена Совета Федерации, поступившая к нему в
закрытом конверте, носит сугубо служебный характер и взаимосвязана
с иными документами, зарегистрированными в Управлении
делопроизводства, она должна передаваться в отдел приема, учета и
отправки корреспонденции Управления делопроизводства для
регистрации с последующим возвратом члену Совета Федерации или его
помощнику для работы.
2.2.4. Документы, вносимые на рассмотрение Совета Федерации,
законы, поступившие из Государственной Думы, проекты постановлений
Совета Федерации, поступившие в Управление делопроизводства не
позднее чем за неделю до их рассмотрения на заседании Совета
Федерации, регистрируются, тиражируются и рассылаются Управлением
делопроизводства (в соответствии с частью 1 статьи 103 Регламента
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в
срок, не превышающий 48 часов) членам Совета Федерации по месту их
основной работы либо помощникам члена Совета Федерации по работе
непосредственно в Совете Федерации, если на то есть письменное
указание члена Совета Федерации.
2.2.5. Материалы к заседанию Совета Федерации, поступившие в
Управление делопроизводства позднее, чем за неделю до заседания,
регистрируются, тиражируются и раздаются членам Совета Федерации
перед заседанием.
2.3. Обращения граждан
2.3.1. Работа с устными обращениями, личными и коллективными
письмами граждан (далее - обращения граждан), адресованными в
Совет Федерации, ведется в Управлении делопроизводства отдельно от
других видов делопроизводства.
2.3.2. Письма граждан на имя членов Совета Федерации, в том
числе переданные на личном приеме, без вскрытия регистрируются по
имеющимся на конверте данным и передаются адресату.
Письма, адресованные комитетам (комиссиям) Совета Федерации, в
том числе переданные на личном приеме, без вскрытия регистрируются
по имеющимся на конверте данным и передаются в аппарат
соответствующего комитета Совета Федерации или иное
соответствующее подразделение.
В случае отсутствия или недостачи вложений во вскрытых письмах
граждан об этом делается отметка в регистрационной электронной
карточке и составляется соответствующий акт, фиксирующий данный
факт.
2.3.3. Письма, адресованные Совету Федерации, руководству
Совета Федерации, руководству Аппарата Совета Федерации,
руководителям подразделений (кроме имеющих пометку "Лично"),
вскрываются и учитываются.
2.3.4. Письма граждан на иностранных языках, адресованные
Председателю Совета Федерации и заместителям Председателя Совета
Федерации, направляются в Управление международных связей Аппарата
Совета Федерации для перевода их на русский язык или составления
аннотации. После перевода они возвращаются в Управление
делопроизводства для соответствующей регистрации и направления на
рассмотрение.
Конверты от писем граждан, а также от писем, поступающих из-за
границы, сохраняются и прикладываются к письмам.
2.3.5. Регистрация обращений граждан осуществляется Приемной
Совета Федерации в автоматизированной системе регистрации и
контроля за исполнением обращений и писем граждан путем заполнения
"регистрационной электронной карточки с указанием фамилии и
инициалов заявителя (названия коллектива, общественного
объединения), даты поступления обращения, адреса, тематики, типа и
характера обращения, аннотации и в дальнейшем - результатов
рассмотрения.
На обращениях проставляется штамп с указанием даты поступления
и регистрационного номера (порядкового номера поступления в
течение календарного года).
2.3.6. Зарегистрированные обращения граждан в зависимости от
их содержания направляются по принадлежности в секретариаты
Председателя Совета Федерации и его заместителей, Руководителя
Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации (далее - Руководитель Аппарата Совета Федерации), в
аппараты комитетов Совета Федерации и иные подразделения.
В секретариатах Председателя Совета Федерации и заместителей
Председателя Совета Федерации, иных подразделениях обращения
граждан вторично не регистрируются, а учитываются по
регистрационным номерам, присвоенным в Приемной Совета Федерации.
При этом используются регистрационные карточки Приемной Совета
Федерации, журналы учета или компьютер.
Ежеквартально, не позднее пятого числа следующего за отчетным
периодом месяца, подразделения Совета Федерации представляют в
Приемную Совета Федерации информацию о результатах рассмотрения
полученных ими обращений.
2.3.7. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к
компетенции Совета Федерации, в пятидневный срок рассматриваются
Приемной Совета Федерации и направляются в соответствующие
федеральные и местные государственные органы с извещением об этом
заявителя в письменной или устной форме.
В зависимости от содержания, исполнение части обращений,
направленных на рассмотрение из Совета Федерации, ставится на
контроль с последующим докладом о результатах в Совет Федерации.
2.3.8. Прием граждан осуществляется сотрудниками Приемной
Совета Федерации Управления делопроизводства ежедневно (кроме
выходных и праздничных дней) в помещении Приемной Совета
Федерации. Заявители и их обращения регистрируются в соответствии
с пунктом 2.3.2 настоящей Инструкции.
Личный прием граждан руководством Совета Федерации,
председателями, заместителями председателей комитетов (комиссий)
Совета Федерации осуществляется согласно графику, утверждаемому
Председателем Совета Федерации.
Подготовка и проведение приема граждан, а также контроль за
исполнением поручений, данных на личном приеме руководством Совета
Федерации, председателями, заместителями председателей комитетов
(комиссий) Совета Федерации, осуществляется работниками Приемной
Совета Федерации.
2.3.9. Ответы, поступившие по обращениям граждан, взятым на
контроль, регистрируются в автоматизированной системе в
регистрационной электронной карточке, заведенной на обращение
гражданина, с краткой аннотацией и указанием принятых мер.
Обращение считается рассмотренным, если рассмотрены все
поставленные в нем вопросы и по ним приняты необходимые меры.
Ответы по контрольным обращениям граждан, докладывавшимся
руководству Совета Федерации, Аппарата Совета Федерации, ранее
направлявшимся в подразделения, соответственно направляются в эти
подразделения.
Ответы на конкретные обращения граждан, рассматривавшиеся
Управлением делопроизводства, списываются "в дело" руководством
Управления делопроизводства.
2.3.10. Обращения граждан и ответы на них хранятся в текущем
архиве Приемной Совета Федерации в течение пяти лет, после чего по
заключению Экспертно - проверочной комиссии Государственного
архива Российской Федерации уничтожаются или передаются на
государственное хранение.
2.3.11. Управление делопроизводства ведет анализ обращений
граждан и периодически представляет руководству Совета Федерации
информационно - справочные материалы о поступивших и рассмотренных
письменных и устных обращениях граждан.
3. Подготовка и оформление для рассылки
и раздачи документов по вопросам, рассматриваемым
на заседаниях Совета Федерации
3.1. Проекты Постановлений Совета Федерации и иные документы,
подготовленные комитетами (комиссиями) Совета Федерации, членами
Совета Федерации, подразделениями, вносимые на рассмотрение палаты
и подлежащие рассылке (раздаче) членам Совета Федерации,
оформляются следующим образом:
на первом листе документа в верхнем правом углу указывается,
кем вносится документ (Председателем Совета Федерации или
заместителем Председателя Совета Федерации, комитетом Совета
Федерации, группой членов Совета Федерации или членом Совета
Федерации с указанием должности, инициалов и фамилии);
на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его
поле проставляются подписи (с расшифровкой фамилии, инициалов
визирующего и даты визирования):
а) исполнителя документа - работника аппарата комитета Совета
Федерации или иного подразделения, которому поручена подготовка
документа;
б) должностного лица, проводящего юридическую экспертизу;
в) должностного лица проводящего лингвистическую экспертизу;
г) председателя или заместителя председателя комитета
(комиссии) Совета Федерации, если документ вносится комитетом
(комиссией) Совета Федерации, или автора (авторов) документа,
вносимого членом Совета Федерации (группой членов Совета
Федерации).
3.2. Документы, вносимые Председателем Совета Федерации или
заместителем Председателя Совета Федерации, визируются
исполнителем, председателем комитета (комиссии) Совета Федерации,
Руководителем Аппарата Совета Федерации, руководителем
подразделения, которому поручено подготовить соответствующий
документ и обеспечить проведение его юридической и лингвистической
экспертизы.
3.3. Материалы, представленные к распространению
непосредственно на заседании Совета Федерации, но не относящиеся к
вопросам повестки дня заседания Совета Федерации, должны иметь
пояснительные записки и быть завизированы Председателем Совета
Федерации, или заместителем Председателя Совета Федерации, или
председателем комитета (комиссии) Совета Федерации, или двумя
членами Совета Федерации, представляющими в Совете Федерации один
субъект Российской Федерации, или группой членов Совета Федерации
численностью не менее десяти человек.
3.4. Заключения, решения, информация и иные документы
комитетов (комиссий) Совета Федерации оформляются на бланках
соответствующих комитетов (комиссий) Совета Федерации, где на
первом листе цифровым способом проставляется дата подписания
документа и исходящий номер (номер дела по номенклатуре дел
подразделения и порядковый номер), а на лицевой стороне последнего
листа документа - подпись председателя или заместителя
председателя комитета (комиссии) Совета Федерации с указанием его
должности, инициалов и фамилии и виза исполнителя документа (с
расшифровкой фамилии визирующего).
3.5. Оформленные документы комитетами (комиссиями) Совета
Федерации сдаются в Организационное управление Аппарата Совета
Федерации, которое согласовывает их с руководством Совета
Федерации и передает в Управление делопроизводства для
тиражирования и комплектования папок для последующей рассылки
(раздачи) членам Совета Федерации.
3.6. Документы, подлежащие рассылке членам Совета Федерации по
адресам их переписки, передаются Организационным управлением
Аппарата Совета Федерации в Управление делопроизводства за восемь
дней до начала очередного заседания Совета Федерации или не позже
чем за один день до начала очередного заседания Совета Федерации,
если они подлежат раздаче членам Совета Федерации при регистрации
или в зале заседаний Совета Федерации.
3.7. Тексты законов и иные материалы, разосланные в субъекты
российской федерации, как правило, повторно на заседаниях не
раздаются.
4. Работа с законами, принятыми Государственной Думой
и поступившими на рассмотрение в Совет Федерации
4.1. Поступившие из Государственной Думы законы с
сопровождающими их документами регистрируются в отделе приема,
учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства.
4.2. Регистрация полученных законов и сопровождающих их
документов производится в соответствии с порядком, установленным
пунктом 2.1.7 настоящей Инструкции.
Оттиск регистрационного штампа Управления делопроизводства с
указанием номера, даты и времени регистрации проставляется на
сопроводительном письме к закону, поступившему в Совет Федерации
из Государственной Думы.
4.3. Оригинал зарегистрированного закона вместе с
сопровождающими его документами остается на временном хранении в
отделе оформления и выпуска нормативных актов Управления
делопроизводства (до решения Совета Федерации об одобрении или
отклонении закона).
С оригинала закона Управлением делопроизводства снимается
копия и незамедлительно через руководство Аппарата Совета
Федерации или соответствующий секретариат направляется
Председателю Совета Федерации или исполняющему его обязанности
заместителю Председателя Совета Федерации для определения
головного комитета Совета Федерации, ответственного за подготовку
заключения и проекта постановления Совета Федерации по закону и
оформления поручения в соответствии с Программой правового,
аналитического, информационного и организационного сопровождения в
Аппарате Совета Федерации законопроектов, предусмотренных к
рассмотрению Государственной Думой Федерального Собрания
Российской Федерации, а также в Правовое, Аналитическое и
Организационное управления Аппарата Совета Федерации.
4.4. Поступивший из Государственной Думы закон тиражируется
Управлением делопроизводства и направляется членам Совета
Федерации и во все подразделения.
4.5. После возвращения закона с поручением Управление
делопроизводства направляет его в соответствии с резолюцией
исполнителям, а также в Организационное, Правовое и Аналитическое
управления Аппарата Совета Федерации.
4.6. Принятое Советом Федерации постановление об одобрении или
отклонении закона оформляется аппаратом головного комитета Совета
Федерации, внесшего данный закон на рассмотрение Совета Федерации,
визируется председателями комитетов Совета Федерации,
исполнителями, работниками Правового управления Аппарата Совета
Федерации и редакционно - издательского отдела Управления
делопроизводства и вместе с сопроводительными письмами в адрес
Президента Российской Федерации и Председателя Государственной
Думы (с теми же визами) передается в Управление делопроизводства
для подписания у Председателя Совета Федерации, последующей
регистрации и отправки.
4.7. Оригинал закона с сопровождающими его документами, копией
постановления Совета Федерации об одобрении закона, с
сопроводительным письмом, оформленным на бланке Совета Федерации и
подписанным Председателем Совета Федерации, направляется
Управлением делопроизводства Президенту Российской Федерации в
пятидневный срок со дня принятия постановления.
Одновременно в Государственную Думу направляется официальное
уведомление, подписанное Председателем Совета Федерации, об
одобрении закона и направлении его Президенту Российской
Федерации, а также копия постановления Совета Федерации об
одобрении закона.
4.8. Оригинал отклоненного Советом Федерации закона
возвращается в Государственную Думу вместе с копией постановления
Совета Федерации об отклонении закона и сопроводительным письмом,
подписанным Председателем Совета Федерации, в пятидневный срок со
дня принятия постановления.
4.9. Оригинал закона, не подлежащего обязательному
рассмотрению в Совете Федерации в соответствии со статьей 106
Конституции Российской Федерации и не рассмотренного Советом
Федерации в установленный частью 4 статьи 105 Конституции
Российской Федерации и статьей 104 Регламента Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации четырнадцатидневный
срок, на пятнадцатый день со дня поступления его из
Государственной Думы направляется вместе с сопроводительным
письмом, подписанным Председателем Совета Федерации, Президенту
Российской Федерации.
Одновременно в Государственную Думу направляется официальное
уведомление, подписанное Председателем Совета Федерации, о
направлении закона Президенту Российской Федерации.
Сопроводительное письмо по закону, не подлежащему
обязательному рассмотрению в Совете Федерации в соответствии со
статьей 106 Конституции Российской Федерации и не рассмотренному
Советом Федерации в установленный частью 4 статьи 105 Конституции
Российской Федерации и статьей 104 Регламента Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации четырнадцатидневный
срок, оформляется и визируется в установленном порядке (пункт 3.1
настоящей Инструкции) аппаратом комитета Совета Федерации,
ответственного за подготовку заключения по данному закону, и
представляется в отдел оформления и выпуска нормативных актов
Управления делопроизводства для подписания Председателем Совета
Федерации не позднее чем за два дня до направления закона
Президенту Российской Федерации.
5. Оформление и учет актов Совета Федерации
5.1. Акты Совета Федерации с приложениями к ним <*> в течение
24 часов с момента принятия готовятся аппаратами комитетов
(комиссиями) Совета Федерации, ответственных за рассмотрение
данных актов Совета Федерации, с учетом принятых палатой поправок
в соответствии со стенограммами заседаний Совета Федерации.
--------------------------------
<*> Все применяемые в Совете Федерации формы бланков актов и
писем утверждаются и выпускаются в виде Альбома бланков Совета
Федерации и Альбома образцов оформления писем, направляемых в
федеральные органы государственной власти (о федеральных
конституционных законах, федеральных законах, актах Совета
Федерации).
5.2. Акты Совета Федерации печатаются на бланке утвержденного
образца (перечень бланков Совета Федерации дается в Приложении 3)
в отделе автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства, визируются председателем соответствующего
комитета (комиссии) Совета Федерации, должностными лицами,
проводившими юридическую и лингвистическую экспертизу, и сдаются в
отдел оформления и выпуска нормативных актов Управления
делопроизводства для направления на подпись Председателю Совета
Федерации.
5.3. Подписанные акты Совета Федерации регистрируются и
оформляются отделом оформления и выпуска нормативных актов
Управления делопроизводства путем присвоения им порядковых номеров
в пределах календарного года с добавлением через дефис "СФ".
Кроме того, акты Совета Федерации регистрируются в базе данных
(пункты 2.1.8 и 2.1.9 настоящей Инструкции).
5.4. Рассылка копий актов Совета Федерации осуществляется
Управлением делопроизводства без сопроводительных писем в
соответствии с перечнями рассылки, утверждаемыми Руководителем
Аппарата Совета Федерации. Пересмотр перечней рассылки
осуществляется ежегодно.
5.5. Оригиналы актов Совета Федерации хранятся в отделе
оформления и выпуска нормативных актов Управления делопроизводства
до сдачи их в Архив Совета Федерации.
5.6. Распоряжения Председателя Совета Федерации и заместителей
Председателя Совета Федерации (изданные по поручению Председателя
Совета Федерации), приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации
оформляются на бланках. Их учет и рассылка ведутся Управлением
делопроизводства.
Распоряжения Председателя Совета Федерации и приказы
Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым вопросам
учитываются и оформляются Управлением кадров и государственной
службы Аппарата Совета Федерации.
Распоряжения Председателя Совета Федерации и приказы
Руководителя Аппарата Совета Федерации о назначении на должность и
освобождении от должности работников Аппарата Совета Федерации
начиная от заместителя начальника отдела и выше подлежат
обязательной рассылке по подразделениям для информации.
6. Оформление и учет протоколов заседаний
Совета Федерации, выписок из протоколов заседаний
Совета Федерации
6.1. Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний
Совета Федерации, а также их хранение до передачи в Архив Совета
Федерации осуществляются отделом оформления и выпуска нормативных
актов Управления делопроизводства.
6.2. Протокол заседания Совета Федерации оформляется на бланке
на основании стенограммы, ведущейся в ходе заседания, документов,
внесенных на рассмотрение Совета Федерации, и актов, принимаемых
Советом Федерации.
Протокол заседания Совета Федерации подписывается
председательствующим на заседании Совета Федерации и рассылке не
подлежит.
6.3. Отдел оформления и выпуска нормативных актов Управления
делопроизводства оформляет, выпускает, учитывает и готовит к
рассылке протокольные поручения Совета Федерации в виде выписок из
протокола заседания Совета Федерации.
Текст протокольного поручения согласовывается с членом Совета
Федерации - автором данного поручения и визируется им или
руководителем аппарата соответствующего комитета Совета Федерации.
6.4. Выписка из протокола заседания Совета Федерации
оформляется на специальном бланке и подписывается
председательствующим на заседании Совета Федерации.
6.5. Выписка из протокола заседания Совета Федерации
рассылается без сопроводительных писем по списку, завизированному
руководителем аппарата комитета Совета Федерации, согласовавшего
текст с автором протокольного поручения.
7. Контроль за исполнением документов и поручений
7.1. Ответственность за своевременное и качественное
исполнение документов и поручений по ним в комитетах (комиссиях)
Совета федерации и подразделениях возлагается на председателей
комитетов (комиссий) Совета Федерации и соответствующих
руководителей подразделений.
7.2. Контролю за исполнением подлежат документы,
зарегистрированные в базе данных и содержащие контрольные вопросы
(поручения):
а) постановления Совета Федерации;
6) распоряжения Председателя Совета Федерации, заместителей
Председателя Совета Федерации (изданные по поручению Председателя
Совета Федерации);
в) выписки из протоколов заседаний Совета Федерации;
г) выписки из протоколов совещаний у Председателя Совета
Федерации;
д) поручения Председателя Совета Федерации;
е) поручения заместителей Председателя Совета Федерации;
ж) обращения Председателя Совета Федерации в Правительство
Российской Федерации, Администрацию Президента Российской
Федерации, федеральные органы исполнительной власти и иные
организации;
з) поручения руководства Аппарата Совета Федерации.
7.3. Подразделения организуют контроль за исполнением
документов и поручений по вопросам, относящимся к их ведению и
функциям.
Руководитель подразделения определяет из числа его работников
исполнителей, которые обеспечивают своевременный сбор и подготовку
необходимых документов и проектов докладов о ходе и результатах
исполнения документов и поручений, а также осуществляют
взаимодействие по этим вопросам с отделом контроля и проверки
исполнения Управления делопроизводства.
Контроль за исполнением поручений и обращений Председателя
Совета Федерации осуществляют подразделения, подготовившие их
проекты, а также соответствующий секретариат совместно с отделом
контроля и проверки исполнения Управления делопроизводства.
Контроль за исполнением постановлений Совета Федерации,
распоряжений Председателя Совета Федерации, заместителей
Председателя Совета Федерации (изданных по поручению Председателя
Совета Федерации), протокольных поручений осуществляют
соответствующие подразделения, на которые возложен контроль, а
также отдел контроля и проверки исполнения Управления
делопроизводства.
Контроль за исполнением поручений заместителей Председателя
Совета Федерации, Руководителя Аппарата Совета Федерации и его
заместителей осуществляют подразделения, подготовившие их проекты,
а также соответствующие секретариаты.
7.4. На контрольном документе Управление делопроизводства
проставляет штамп "Контроль".
На контрольный документ оформляется электронная
регистрационно - контрольная карточка.
В подразделение исполнителю направляется дополнительный
экземпляр учетно - контрольной карточки, на котором проставляется
штамп "Контроль". Учетно - контрольная карточка подлежит возврату
в Управление делопроизводства с письменной отметкой о результатах
исполнения документа или поручения.
7.5. Направление исполнителям контрольных документов
осуществляет Управление делопроизводства в день подписания
поручения и регистрации, а с пометкой "Срочно" - незамедлительно.
7.6. Проекты поручений готовят Управление делопроизводства,
секретариаты Председателя Совета Федерации и заместителей
Председателя Совета Федерации, а также иные подразделения.
Поручение должно содержать: фамилии и инициалы лиц
(наименование подразделения, название государственного органа),
которым адресован документ для рассмотрения и принятия мер;
лаконичный, четко сформулированный текст, предписывающий действие,
порядок и срок исполнения; подпись с расшифровкой и дату, а также
ссылку на регистрационные номера Управления делопроизводства
прилагаемых документов.
Если поручение предусматривает дифференцированные действия по
его исполнению, то оно должно состоять соответственно из
нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю
самостоятельное действие, порядок и срок исполнения.
7.7. Если поручение дано нескольким должностным лицам,
ответственным исполнителем, который координирует работу по
исполнению поручения, считается тот, чья фамилия указана в
поручении первой или кому поручен созыв.
7.8. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет
Управление делопроизводства.
Документы подлежат исполнению в сроки, указанные в поручениях,
либо в сроки, установленные Регламентом Совета Федерации
Федерального Собрания Российской Федерации, либо в месячный срок,
если иного не указано в поручении.
Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в течение трех дней.
Поручения, содержащие в тексте конкретную дату или ссылку на
определенное мероприятие, исполняются в соответствии с указанным
сроком.
При наличии определенной даты в самом документе срок
исполнения поручения по нему устанавливается с учетом этой даты.
7.9. Если поручение (документ) не может быть исполнено в
установленные сроки, исполнитель представляет по нему
промежуточный ответ.
Промежуточный ответ регистрируется в соответствии с настоящей
Инструкцией в отделе приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства.
Промежуточный ответ не является основанием для признания
поручения (документа) исполненным.
7.10. Продление сроков исполнения поручения производится на
основании представления через Управление делопроизводства на имя
автора поручения мотивированной просьбы о продлении этого срока и
причинах отсрочки, причем не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения
ранее установленного срока.
Решение о продлении срока исполнения поручения принимается
руководителем, установившим срок, или с его согласия
соответствующим секретариатом, а также Управлением
делопроизводства. Управление делопроизводства сообщает о принятом
решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу
рассмотренную записку о продлении срока и вносит коррективы в
регистрационно - контрольную карточку.
7.11. Исполнители докладывают руководителю, давшему поручение,
о ходе и результатах его исполнения, как правило, в письменном
виде через Управление делопроизводства. Соисполнители поручения
направляют свой вариант ответа ответственному исполнителю.
Ответственный исполнитель готовит обобщенную информацию об
исполнении поручения, которая визируется всеми соисполнителями
либо содержит ссылку на согласование с ними ответа (указываются
фамилия, имя, отчество и должность лица, с которым согласован
вопрос, и дата согласования), к справке (ответу) прилагается
оригинал (копия) документа и поручения.
Справка об исполнении оформляется на отдельном листе бумаги
или на обороте документа (для соисполнителя - на копии, которая
направлялась ему).
Результаты исполнения излагаются кратко и конкретно,
отмечается, когда и кем о них сообщено автору документа.
Исполнитель, имеющий по вопросу особое мнение, прикладывает
свою записку к обобщенной информации остальных соисполнителей либо
представляет давшему поручение руководителю самостоятельную
информацию.
7.12. Ответы на поручения руководства Совета Федерации, в том
числе подготовленные в Совете Федерации, в установленном порядке
регистрируются в отделе приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства и направляются вместе с оригиналом
(копией) первичного документа соответствующему руководителю.
Ответ с пометкой на нем (или на первичном документе) о
результатах доклада руководителю, давшему поручение, вместе с
оригиналом (копией) первичного документа возвращается через
Управление делопроизводства ответственному исполнителю для^ведения
и приобщения "в дело".
Ответы на те поручения, которые готовились непосредственно в
секретариатах руководителей Совета Федерации, вместе с
первоначальным документом (оригиналом или копией) остаются в деле
в соответствующем секретариате. О результатах доклада
руководителю, давшему поручение, работники секретариата сообщают в
отдел контроля и проверки исполнения Управления делопроизводства.
7.13. Контрольные документы, поручения, обращения Совета
Федерации считаются исполненными, если с полученными по ним
ответами согласился руководитель, давший поручение или подписавший
обращение.
Поручения Совета Федерации, Председателя Совета Федерации,
заместителей Председателя Совета Федерации, не подразумевающие
непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными
по факту проведенной по ним работы (подготовка проектов
постановлений Совета Федерации, направление в Государственную Думу
заключений на законопроекты и тому подобное), если они не
возвращены на доработку и по ним не возникло нового поручения, что
и отражается в справке об исполнении.
7.14. Если по представленным ответам, материалам, проектам
даны новые поручения Совета Федерации, Председателя Совета
Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, то
дальнейший контроль осуществляется на основании этих документов.
7.15. По мере поступления в Управление делопроизводства
исполненных документов и возвращения учетно - контрольных карточек
с отметкой об исполнении в контрольную часть базы данных заносятся
сведения об исполнении документа.
Исполненный документ снимается с контроля, о чем исполнитель
своевременно ставится в известность.
7.16. Управление делопроизводства периодически информирует
руководство Совета Федерации и Аппарата Совета Федерации о
состоянии исполнения документов и поручений и оперативно
направляет в подразделения информацию по документам и поручениям,
срок исполнения которых истекает.
8. Подготовка и оформление документов в подразделениях
8.1. Документы, готовящиеся в подразделениях, оформляются на
соответствующих бланках.
8.2. Документы, используемые для внутренней рассылки,
печатаются на бланках с черно - белым изображением
Государственного герба Российской Федерации (далее - герб).
Распоряжения Председателя Совета Федерации печатаются на
бланках с цветным изображением герба.
При переписке между подразделениями бланки могут не
использоваться.
8.3. Документы для внешней рассылки и оригиналы документов,
принимаемых на заседаниях Совета Федерации, печатаются, как
правило, в отделе автоматизированной подготовки документов
Управления делопроизводства на бланках с цветным изображением
герба. При их распечатке в аппаратах комитетов Совета Федерации,
секретариатах, иных подразделениях соблюдаются установленные
настоящей Инструкцией правила изготовления и оформления
документов.
8.4. Бланки с цветным изображением герба изготавливаются
Управлением делопроизводства на ксерокопировальной технике или в
типографии.
Изготовленные бланки нумеруются на оборотной стороне листа в
левой нижней его части, хранятся и выдаются по заявкам
секретариатов, аппаратов комитетов Совета Федерации, иных
подразделений под роспись в отделе секретного делопроизводства
Управления делопроизводства.
8.5. Учет хранения и выдачи бланков ведется в специальном
журнале.
8.6. Готовящиеся документы должны быть написаны кратко, ясно и
должны обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в
них информации.
При оформлении ответных документов (писем) делается ссылка на
номер и дату документа (письма), на который дается ответ.
8.7. Документы подписываются Председателем Совета Федерации,
заместителями Председателя Совета Федерации, председателями
(заместителями председателей) комитетов (комиссий) Совета
Федерации, Руководителем Аппарата Совета Федерации, заместителями
Руководителя Аппарата Совета Федерации, руководителями
подразделений в соответствии с их полномочиями и компетенцией.
При подписании на документе указывается должность (если
документ выполнен на бланке, реквизиты которого уже включают в
себя должность и название подразделения, то должность не
указывается) и производится расшифровка личной подписи
руководителя.
Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа,
с которого в последующем могут быть сняты копии.
8.8. Документ, на котором обозначена расшифровка подписи
определенного должностного лица, не может быть подписан другим
должностным лицом.
Не допускаются подчистки в документах, внесение в подписанные
документы исправлений и добавлений.
В исключительных случаях каждая внесенная поправка должна быть
заверена на левом поле листа лицом, подписавшим документ.
8.9. Представляемые на подпись документы должны быть
завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за
подготовку документов.
Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату.
Виза проставляется на копии, остающейся в деле, на нижнем поле
лицевой стороны последнего листа. Постановления, заявления,
обращения Совета Федерации и распоряжения Председателя Совета
Федерации визируются на оборотной стороне последнего листа
оригинала.
Согласование документов с организациями, не входящими в состав
Совета Федерации или Аппарата Совета Федерации, оформляется
надписью "Согласовано" с указанием должности лица, с которым
согласовывается документ, наименования организации, личной
подписью с расшифровкой и указанием даты согласования либо ссылкой
на название, номер и дату документа, подтверждающего согласование.
Оформление согласования может производиться на отдельном
"листе согласования", если содержание документа затрагивает
интересы многих организаций. В этом случае в документе делается
ссылка "лист согласования прилагается".
8.10. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения
располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф
утверждения состоит из следующих элементов: слова "Утверждаю",
наименования должности, подписи, инициалов и фамилии лица,
утвердившего документ, даты утверждения.
Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф
утверждения включает: слово "Утвержден" в соответствующих роде и
числе, название распорядительного документа, его дату и
регистрационный номер.
8.11. Датой документа является дата его подписания; датой
документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его
принятия; датой утверждаемого документа - дата его утверждения.
На документе цифровым способом, то есть тремя парами арабских
цифр, разделенных точками (например 20.02.96), либо
словесно - цифровым способом (20 февраля 1996 года) проставляется
дата его подписания, принятия или утверждения.
Цифровой способ используется, как правило, при оформлении
служебных писем, справок, заключений, написании поручений,
визировании документов, проставлении отметок об исполнении и в
других случаях.
При оформлении актов Совета Федерации, распорядительных и
финансовых документов применяется только словесно - цифровой
способ написания дат.
8.12. В документах, направляемых из Совета Федерации в адрес
учреждений и организаций, названия этих учреждений и организаций
пишутся в именительном падеже.
В необходимых случаях ниже адресата указывается почтовый
адрес.
В документах, направляемых конкретному должностному лицу,
указываются его должность, инициалы и фамилия (в дательном
падеже).
На документах, касающихся законодательной деятельности Совета
Федерации и рассылаемых членам Совета Федерации, в адресной части
указывается: члену Совета Федерации, фамилия, имя, отчество (в
дательном падеже).
В ответах на письма граждан сначала указывается почтовый
адрес, а затем фамилия и инициалы адресата.
8.13. На документе в его адресной части может быть указано не
более четырех адресов. При этом оформляется необходимое количество
экземпляров документа. Каждый из них в соответствии с
установленным порядком подписывается, в адресной части каждого
экземпляра подчеркивается соответствующий адресат.
В случае направления документа в более чем четыре адреса
изготавливаются и оформляются отдельные письма в каждый адрес.
При необходимости рассылки одного текста письма многим
адресатам изготавливается и оформляется соответствующее количество
ксерокопий, на каждой из которых указывается один адрес. К
документу прилагается список на рассылку, завизированный
исполнителем.
8.14. Если документ имеет приложения, не названные в тексте,
то их необходимо перечислить ниже текста документа с указанием
наименования, количества листов и экземпляров каждого приложения
по форме: Приложение... На ... л. (листах) в ... экз.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Наличие в приложении особо ценных документов, в том числе
удостоверяющих личность, оговаривается особо.
8.15. Копии без факсимиле или ксерокопированной подписи
заверяются ответственным за ведение делопроизводства работником
путем проставления надписи "Верно" и личной подписи с
расшифровкой.
Копии (размноженные экземпляры) нормативно - распорядительных
документов, в том числе поручений руководства Совета Федерации
(при отсутствии на них ксерокопии подписи), удостоверяются
проставлением круглой печати Управления делопроизводства.
8.16. На оборотной стороне последнего листа исходящих писем
указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
Допускается при подготовке документов с использованием
компьютерной техники указывать реквизиты исполнителя в нижнем
колонтитуле на лицевой стороне листа.
8.17. Телеграммы за подписью Председателя Совета Федерации,
заместителей Председателя Совета Федерации, председателей
комитетов (комиссий) Совета Федерации, а также Руководителя
Аппарата Совета Федерации оформляются по категории
"Правительственная".
По этой же категории принимаются телеграммы от членов Совета
Федерации, отправляемые ими в связи с осуществлением своих
полномочий.
8.18. Тексты телеграмм излагаются кратко, без союзов и
предлогов (если при этом не искажается их содержание), с
сокращенными обозначениями знаков препинания (например зпт, тчк),
печатаются на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев,
исправлений и не должны превышать двух машинописных страниц.
8.19. Телеграммы печатаются на бланках установленной формы.
8.20. Проекты документов за подписью Председателя Совета
Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации,
готовящиеся в комитетах (комиссиях) Совета Федерации, визируются
исполнителем, а также председателем соответствующего комитета
(комиссии) Совета Федерации либо его заместителем (в
исключительных случаях по согласованию с председателем комитета
Совета Федерации - руководителем аппарата комитета Совета
Федерации), а в подразделениях - исполнителем и руководителем
подразделения.
8.21. Проекты документов, содержащих поручения комитетам
(комиссиям) Совета Федерации или подразделениям, визируются их
руководителями, которые при несогласии письменно излагают
мотивированное возражение в приложении к проекту.
Проекты распоряжений по кадровым вопросам визируются
Управлением кадров и государственной службы Аппарата Совета
Федерации и Правовым управлением Аппарата Совета Федерации, по
вопросам заграничных командировок и приема зарубежных делегаций -
Управлением международных связей Аппарата Совета Федерации.
Проекты документов по финансовым вопросам и по вопросам
материально - технического обеспечения, осуществляемого за счет
ассигнований, выделяемых на эти цели по смете расходов по
обеспечению деятельности Совета Федерации, визируются в Управлении
делами Аппарата Совета Федерации.
9. Учет документов и обращение с ними в подразделениях
9.1. В секретариатах Председателя Совета Федерации и
заместителей Председателя Совета Федерации, аппаратах комитетов
Совета Федерации и иных подразделениях ведется учет переданных
туда Управлением делопроизводства документов и писем граждан, а
также корреспонденции, принятой (отправленной) по факсу,
электронной почте. Документы, полученные по факсу Управлением
делопроизводства, регистрируются им как служебные документы в
соответствии с пунктом 2.1.7 настоящей Инструкции.
В Управлении международных связей Аппарата Совета Федерации в
соответствии с пунктом 2.1.12 настоящей Инструкции ведется учет
поступивших из Управления делопроизводства на перевод и
возвращенных туда после перевода документов на иностранных языках.
На обороте последнего листа перевода (аннотации), выполненного в
Управлении международных связей Аппарата Совета Федерации, должны
быть проставлены подпись и телефон исполнителя.
9.2. Учет документов в подразделениях осуществляется в
соответствии с пунктом 2.1.14 настоящей Инструкции.
9.3. Служба делопроизводства подразделения о
зарегистрированных документах докладывает руководству
подразделения и согласно полученным указаниям передает их
исполнителям.
Фамилия исполнителя, текст поручения и все последующие отметки
о прохождении и исполнении документа в подразделении вносятся в
используемые учетные формы.
9.4. Документы, создаваемые в процессе деятельности комитетов
(комиссий) Совета Федерации и подразделений, в том числе протоколы
заседаний, заключения, справки, информации, отчеты, приказы,
поручения и другие, также подлежат учету по месту их создания в
соответствии с установленной системой индексации и утвержденной
номенклатурой дел.
9.5. Учетный номер внутренних документов состоит, как правило,
из индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел
подразделения и порядкового номера, проставляемого в пределах
конкретного массива документов. Возможны дополнительные условные
обозначения, необходимые для организации работы с документами в
подразделении.
Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается
один регистрационный номер.
Протоколы заседаний комитетов (комиссий) Совета Федерации
нумеруются в пределах срока полномочий комитета (комиссии) Совета
Федерации, нумерация распорядительных, внутренних и исходящих
документов с наступлением очередного календарного года начинается
заново.
9.6. Подготовленные в подразделениях справки, записки, заявки,
ответы на поручения, документы, требующие решения поставленных в
них вопросов, регистрируются в отделе приема, учета и отправки
корреспонденции Управления делопроизводства, направляются
соответствующим должностным лицам на рассмотрение и исполняются в
соответствии с общим порядком исполнения документов в Совете
Федерации.
9.7. Все лица, работающие с документами Совета Федерации,
несут ответственность за сохранность находящихся у них документов
и писем. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться
только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица,
работающего или знакомящегося с документами.
При утрате документов назначается служебное расследование, о
результатах которого информируется Руководитель Аппарата Совета
Федерации, а при необходимости - Председатель Совета Федерации и
заместители Председателя Совета Федерации.
9.8. Передача документов в другие подразделения производится
только через работников, отвечающих за ведение делопроизводства в
данном подразделении, которые делают необходимые отметки в учетных
формах и направляют документ адресату через Управление
делопроизводства.
Не разрешается вносить в текст поступивших и официально
зарегистрированных документов какие-либо правки, делать на них
пометки, кроме случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
9.9. Передача документов или их копий лицам, не являющимся
исполнителями, может осуществляться только с разрешения
руководства соответствующих комитетов (комиссий) Совета Федерации
и подразделений.
9.10. Передача какой-либо служебной информации средствам
массовой информации осуществляется Пресс - службой Совета
Федерации в соответствии с разрабатываемым ею и утверждаемым
руководством Совета Федерации Положением о Пресс - службе Совета
Федерации.
9.11. При уходе работника Аппарата Совета Федерации в отпуск
или выезде в командировку все находящиеся у него на исполнении
документы передаются временно замещающему его работнику. При
переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности
в Совете Федерации работник обязан сдать все числящиеся за ним
документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в
подразделении.
При освобождении от занимаемой должности работника,
ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, все
служебные документы передаются руководителю подразделения, который
несет за них ответственность.
9.12. Документы, дела, картотеки, находящиеся в
подразделениях, должны храниться в условиях, обеспечивающих их
сохранность (как правило, в специальных металлических и других
канцелярских шкафах, запирающихся в нерабочее время).
9.13. Документ, подшитый в дело, может быть временно изъят из
него только с разрешения руководителя подразделения с обязательным
вложением в дело "листа - заместителя", в котором указывается
наименование документа и по чьему разрешению, когда и кем документ
изъят.
9.14. В случае ликвидации подразделения законченные дела и
исполненные документы передаются в Архив Совета Федерации.
Незаконченные дела и документы передаются через Управление
делопроизводства в подразделение, продолжающее работу по данному
вопросу.
9.15. Ответственность за делопроизводство в подразделениях
возлагается на начальников службы делопроизводства либо
специальных лиц, назначаемых руководителем подразделения. На
указанных работников возлагается исполнение следующих
обязанностей:
получение и учет поступающей из Управления делопроизводства
корреспонденции;
регистрация и учет документов, подготовленных и оформленных
самими подразделениями;
своевременная передача полученной корреспонденции руководству
подразделения, а после получения указаний - непосредственному
исполнителю;
ознакомление работников подразделения с распорядительными и
информационными документами;
систематическое информирование руководителя подразделения о
состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;
систематическое информирование работников отдела контроля и
проверки исполнения Управления делопроизводства о состоянии и
результатах исполнения зарегистрированных в Управлении
делопроизводства контрольных документов и поручений в
подразделении;
выдача работникам подразделения дел и документов для работы,
контроль за их возвращением и сохранностью;
оформление исходящих документов, передача их в отдел приема,
учета и отправки корреспонденции Управления делопроизводства на
регистрацию и отправку;
ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел
Совета Федерации, подготовка проекта номенклатуры дел
подразделения на очередной год;
участие в проведении экспертизы ценности документов,
подготовка и сдача дел на архивное хранение, оформление актов о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
получение во временное пользование архивных дел, возвращение
их по истечении сроков пользования;
хранение и учет бланков служебных документов, учет имеющихся
оргтехники и канцелярских принадлежностей;
инструктаж работников подразделения по вопросам работы с
документами в Совете Федерации.
10. Отправка корреспонденции
10.1. Отправка за пределы Совета Федерации документов и
телеграмм, подготовленных в секретариатах Председателя Совета
Федерации, заместителей Председателя Совета Федерации, аппаратах
комитетов Совета Федерации, других подразделениях, производится
отделом приема, учета и отправки корреспонденции Управления
делопроизводства.
10.2. На отправку принимается только корреспонденция,
связанная со служебной деятельностью.
Художественная и иная литература, другие печатные издания
(газеты, журналы, дайджесты и т.п.), корреспонденция личного
характера, личные вещи на отправку не принимаются.
10.3. Документы и материалы принимаются к отправке только с
сопроводительными письмами и в открытом виде.
При рассылке более чем в два адреса документы поступают на
отправку в растиражированном виде с указанием адресов рассылки.
Право подписи на сопроводительном письме имеют члены Совета
Федерации и по их поручению помощники членов Совета Федерации,
Руководитель Аппарата Совета Федерации, заместители Руководителя
Аппарата Совета Федерации, руководители аппаратов комитетов Совета
Федерации, руководители подразделений и их заместители,
руководители и заместители руководителей секретариатов
Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета
Федерации, а также помощники (советники) Председателя Совета
Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации.
10.4. Корреспонденция, исходящая из Совета Федерации с
пометкой "лично", передается на отправку в простом конверте с
указанием адреса, исходящего номера, подразделения, фамилии,
имени, отчества отправителя. Учет ее ведется по данным, имеющимся
на конвертах.
10.5. На копии документа или копии списка рассылки Управлением
делопроизводства делается отметка об отправке, и она возвращается
в соответствующее подразделение.
10.6. Регистрация исходящих документов осуществляется в
подразделениях, подготовивших документы, согласно пункту 2.1.14
настоящей Инструкции. На копии документа проставляется исходящий
номер, состоящий из индекса подразделения, через тире - индекса
дела по номенклатуре дел и через дробь - порядкового номера
документа в пределах данного дела.
Исходящий номер указывается на копии, остающейся в
подразделении в деле, а при отправке переносится на конверт и в
реестр отправляемой корреспонденции.
Регистрация исходящего ответного документа может
осуществляться в имеющейся в подразделении регистрационной форме
входящего документа, в которой проставляются дата и индекс
подготовленного ответа.
10.7. Зарегистрированные в подразделении документы в тот же
день передаются в отдел приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства для регистрации и отправки в открытом
виде (пункт 10.3 настоящей Инструкции), в необходимом количестве
экземпляров, подписанными и полностью оформленными, с приложениями
и указанием полных и точных адресов.
Корреспонденция, принятая на отправку не позднее чем за два
часа до окончания рабочего дня, отправляется (передается в службу
фельдсвязи) в этот же день. Срочная корреспонденция принимается и
отправляется незамедлительно. Срочность отправки корреспонденции
определяется руководством соответствующего подразделения.
Остальная корреспонденция, принятая в конце рабочего дня,
отправляется на следующий день.
10.8. Служебные исходящие документы и телеграммы за подписью
Председателя Совета Федерации и заместителей Председателя Совета
Федерации, Руководителя Аппарата Совета Федерации и заместителей
Руководителя Аппарата Совета Федерации, руководителей комитетов
(комиссий) Совета Федерации, руководителей подразделений, а также
служебная корреспонденция членов Совета Федерации предварительно в
установленном порядке (пункт 2.1.8 настоящей Инструкции)
регистрируются в отделе приема, учета и отправки корреспонденции
Управления делопроизводства в базе данных.
При отправке ответных документов за подписью руководителей
Совета Федерации и подразделений в регистрационной электронной
карточке первичного документа делается ссылка на номер и дату
ответного.
10.9. В Управлении делопроизводства проверяется правильность
оформления отсылаемого документа, наличие названных в документе
приложений. Неправильно оформленные документы к отправке не
принимаются и возвращаются исполнителям на исправление.
10.10. Для отправки документов используются конверты, адреса
на которых печатаются на распечатывающем устройстве компьютера.
Исходящий номер отправляемого документа указывается на
конверте.
Если одному и тому же адресату одновременно посылается
несколько документов, то они отправляются в одном конверте с
указанием исходящих номеров всех вложенных в него документов.
10.11. В зависимости от содержания, объема и срочности
документы доставляются адресату почтой, фельдсвязью, передаются по
телеграфу или посредством факсимильной связи.
Необходимость использования сил и средств прикрепленного
подразделения фельдсвязи для доставки корреспонденции Совета
Федерации определяется руководством Аппарата Совета Федерации и
Управления делопроизводства.
Исходящие документы, подписанные Председателем Совета
Федерации и заместителями Председателя Совета Федерации,
направляемые в федеральные органы законодательной и исполнительной
власти, отправляются фельдсвязью.
10.12. Отправка корреспонденции за пределы Российской
Федерации осуществляется через Министерство иностранных дел
Российской Федерации (кроме государств - участников Содружества
Независимых Государств).
10.13. Телеграммы, как и прочие документы, передаются на
отправку в Управление делопроизводства подписанные руководителем и
зарегистрированные в соответствующем подразделении (пункт 10.6
настоящей Инструкции).
Телеграммы, отправляемые в несколько адресов, передаются в
необходимом количестве экземпляров и со списком на рассылку,
содержащим точные адреса и названия организаций, которым они
рассылаются.
Список на рассылку телеграмм заверяется руководителями
подразделений, готовящих их тексты.
11. Использование печатей и штампов
11.1. Для удостоверения подлинности документов или
соответствия копий документов подлинникам в Совете Федерации и
Аппарате Совета Федерации используются гербовые и другие печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении
и исполнении документов, других отметок справочного характера
применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
11.2. Гербовые печати с надписями "Российская Федерация. Совет
Федерации Федерального Собрания" и "Совет Федерации Федерального
Собрания Российской Федерации. Аппарат" проставляются на
подлинниках актов, обращений, заявлений, принимаемых Советом
Федерации, удостоверениях должностных лиц, избираемых или
назначаемых на должность Советом Федерации, членов Совета
Федерации, работников Аппарата Совета Федерации, помощников членов
Совета Федерации, на платежных поручениях, расходных расписаниях и
других финансовых документах на получение денежных средств, а
также могут использоваться в иных установленных случаях.
11.3. На рассылаемых копиях постановлений или иных актов,
принимаемых Советом Федерации, проставляется круглая (негербовая)
печать с надписью "Федеральное Собрание. Аппарат Совета Федерации.
Управление делопроизводства N 1". Эта же печать проставляется на
распоряжениях Председателя Совета Федерации при их рассылке.
На рассылаемых копиях служебных документов, сопроводительных
писем Совета Федерации, поручений руководства Совета Федерации,
Аппарата Совета Федерации и структурных подразделений Совета
Федерации проставляется аналогичная круглая (негербовая) печать
Управления делопроизводства.
При оформлении документов личного состава, доверенностей,
командировочных удостоверений проставляется печать Управления
кадров и государственной службы Аппарата Совета Федерации.
На пакетах при отправке корреспонденции проставляется
специальная печать "Для пакетов".
11.4. Оттиск печати проставляется на документах в строго
определенном месте, при этом он должен захватывать часть
наименования должности лица, подписавшего документ.
11.5. Изготовление гербовых печатей производится по указанию
Председателя Совета Федерации, а также Руководителя Аппарата
Совета Федерации.
Изготовление других печатей и штампов производится по заявкам,
согласованным с руководством Аппарата Совета Федерации и
направляемым на имя начальника Управления делопроизводства.
Размещение и исполнение заказов на изготовление печатей и
штампов осуществляются через Управление делами Аппарата Совета
Федерации.
11.6. Выдача печатей и штампов в подразделения производится
отделом секретного делопроизводства Управления делопроизводства
под расписку в специальном журнале учета печатей и штампов.
Печати должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых
в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.
Управление делопроизводства осуществляет контроль за
правильностью хранения и использования печатей и штампов в
подразделениях.
11.7. В случае утери печатей и штампов об этом незамедлительно
ставится в известность Управление делопроизводства.
11.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы
сдаются в Управление делопроизводства, где уничтожаются с
составлением акта.
11.9. Ответственность за хранение и использование печатей и
штампов возлагается непосредственно на работников, в пользовании
которых находятся печати и штампы.
12. Автоматизированная подготовка документов
12.1. Подготовка (изготовление) документов (ввод, обработка,
корректировка и распечатка) осуществляется отделом
автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства, а также непосредственно в комитетах (комиссиях)
Совета Федерации и подразделениях в соответствии с утвержденными
образцами форм и правилами оформления документов, с использованием
программного обеспечения автоматизированной подготовки документов
Управления делопроизводства (форматы листов, размеры и гарнитуры
шрифтов, размещение текстовых материалов, межстрочные интервалы и
т.д.).
12.2. Для подготовки принимаются только служебные документы.
Внутренние письма объемом до одной страницы изготавливаются в
самих подразделениях (за исключением представляемых на подпись
Председателю Совета Федерации).
Для изготовления документа в отделе автоматизированной
подготовки документов Управления делопроизводства оформляется
заказ на бланке установленной формы, где указываются название
документа, количество страниц, наименование подразделения,
должность и фамилия заказчика, номер его служебного телефона,
время подачи заказа (Приложение 4). По отдельным документам
Управление делопроизводства может предложить заказчику
завизировать заказ у руководителя подразделения.
12.3. Передаваемые на изготовление рукописи документов должны
быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием
контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета.
При приеме оригиналов документов особое внимание обращается на
четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов,
наименований ведомств, иностранных слов и географических названий.
Содержащиеся в рукописях специальные схемы, формулы, графики не
печатаются.
Небрежно и неразборчиво написанные оригиналы документов,
содержащие вклеенные вырезки из газет, книг, журналов, тексты,
правленные карандашом, содержащие сокращения слов, а также
трудночитаемые факсимильные копии и ксерокопии документов к
исполнению не принимаются.
12.4. Подготовка документов производится в порядке
поступления.
Первоочередному изготовлению подлежат документы,
рассматриваемые на текущем заседании Совета Федерации или
связанные с подготовкой этого заседания.
Документы с пометкой "Срочно" изготавливаются вне очереди.
Порядок их изготовления согласовывается с руководством отдела
автоматизированной подготовки документов.
Документы, сданные в работу после 20 часов, изготавливаются,
как правило, на следующий день.
12.5. В отдельных случаях отпечатанные документы могут быть
размещены на машинных носителях (дискетах) и переданы заказчику
для ускорения процесса корректировки. Корректорские работы
специалистами, печатающими документ, не производятся.
Для корректировки и распечатки могут быть приняты документы на
машинном носителе. В этом случае принимаются документы,
выполненные в формате текстового редактора, используемого в отделе
автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства.
Образцы бланков с черно - белым изображением герба и
соответствующие реквизиты для подготовки внутренних документов
хранятся в виде шаблона в электронной памяти компьютера и
распечатываются одновременно с текстом документа.
Тексты документов на бланках формата А4 с цветным изображением
герба исполняются через интервал в соответствии с утвержденными
образцами форм.
Используемые при печатании документов бланки, имеющие номера,
учитываются в специальном журнале, в котором указываются вид и
номер бланка, фамилия заказчика, файл документа, дата печатания.
Ответственность за хранение и использование бланков несет
руководитель подразделения.
Документы, представляемые на подпись Председателю Совета
Федерации и заместителям Председателя Совета Федерации, а также
тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию,
распечатываются, как правило, через два интервала.
12.6. Оригиналы, сданные для подготовки документов, отдаются
заказчику, а испорченные экземпляры распечатанного документа в
разорванном виде помещаются в металлические бачки для последующего
уничтожения либо перерабатываются в уничтожителях документов,
установленных в помещениях.
12.7. Название, объем подготовленного документа, фамилия
исполнителя, наименование файла, в котором хранится отпечатанный
текст, дата подготовки документа фиксируются в журнале учета
выполненных работ.
13. Изготовление тиражей документов
13.1. Изготовление тиражей документов в Совете Федерации
осуществляется отделом автоматизированной подготовки документов
Управления делопроизводства и непосредственно в аппаратах
комитетов Совета Федерации, других подразделениях.
Изготовление тиража документов объемом до 5 машинописных
страниц и в количестве до 10 экземпляров осуществляется, как
правило, в подразделениях.
Для изготовления тиража оформляется заказ на бланке
установленной формы (Приложение 5), где указывается наименование
документа, количество страниц оригинала, требуемый тираж,
наименование подразделения, должность и фамилия заказчика, номер
его служебного телефона, время подачи заказа. По отдельным
документам Управление делопроизводства может предложить заказчику
завизировать заказ у руководителя подразделения.
13.2. Заказы на изготовление тиражей документов
аналитического, обзорного, справочного характера объемом свыше
100 страниц и тиражом более 50 экземпляров визируются руководством
Аппарата Совета Федерации.
В первоочередном порядке изготавливаются тиражи документов
вносимых на рассмотрение Совета Федерации, комитетов (комиссий)
Совета Федерации, на парламентские слушания.
В других случаях срочность выполнения работ определяется
руководством отдела автоматизированной подготовки документов по
согласованию с подразделениями, заказывающими тираж.
13.3. Документы к заседанию Совета Федерации подлежат
тиражированию только после их регистрации в отделе приема, учета и
отправки корреспонденции Управления делопроизводства, где они
учитываются, определяется их тираж и очередность изготовления,
указывается время сдачи материалов в работу.
13.4. Изготовление тиражей бланков документов производится по
распоряжению начальника отдела секретного делопроизводства
Управления делопроизводства.
13.5. Оригиналы документов, с которых изготавливается тираж,
представляются в несброшюрованном виде, четко напечатанными, на
оборотной стороне каждого листа при необходимости карандашом
проставляются номера страниц.
Грязные, надорванные, проколотые для подшивки материалы,
газетные и журнальные статьи для тиражирования принимаются только
в исключительных случаях по указанию начальника Управления
делопроизводства.
После выполнения работы на бланке заказа об этом делается
отметка.
13.6. Произведенные работы по изготовлению тиражей документов
и материалов фиксируются в соответствующем журнале учета в отделе
автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства.
14. Ведение звукозаписи и подготовка
стенограмм заседаний
14.1. Звукозапись заседаний Совета Федерации, заседаний
комитетов (комиссий) Совета Федерации, парламентских слушаний,
других мероприятий, проводимых в Совете Федерации, производится
отделом автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства с использованием звукозаписывающей (диктофонной)
техники на едином магнитном носителе.
14.2. Расшифровка звукозаписи и распечатка стенограмм
заседаний Совета Федерации, заседаний комитетов (комиссий) Совета
Федерации, парламентских слушаний, других мероприятий, проводимых
в Совете Федерации, выполняется отделом автоматизированной
подготовки документов Управления делопроизводства.
14.3. Для организации подготовки стенограмм мероприятий,
указанных в пункте 14.1 настоящей Инструкции, работники аппаратов
соответствующих комитетов Совета Федерации или соответствующих
подразделений направляют не позднее чем за двое суток до
проведения мероприятия в отдел автоматизированной подготовки
документов (группу автоматизированной подготовки стенограмм)
Управления делопроизводства заказ на диктозапись и подготовку
стенограммы (Приложение 6).
В заказе указываются дата, время и место проведения
мероприятия, его ориентировочная продолжительность. Он
подписывается руководителем секретариата, руководителем аппарата
комитета Совета Федерации, начальником управления, отдела или их
заместителями.
Для обеспечения более качественной подготовки стенограмм
работником подразделения, отвечающим за проведение мероприятия,
составляется и передается в группу автоматизированной подготовки
стенограмм список присутствующих на заседании, включая
приглашенных, с указанием имени и отчества полностью.
При организации международных встреч со специалистами группы
звукозаписи заранее оговаривается, какой вид перевода на русский
язык будет использоваться (синхронный или последовательный).
Наличие в повестке дня проводимого мероприятия закрытых
вопросов оговаривается в заказе отдельно.
14.4. При проведении мероприятий наряду со звукозаписью может
проводиться стенографическая запись, которая оформляется в
специальных стенографических тетрадях, подлежащих учету и хранению
в отделе автоматизированной подготовки документов Управления
делопроизводства в металлических шкафах или сейфах.
14.5. В отделе автоматизированной подготовки документов
Управления делопроизводства в специальном журнале ведется учет
подготовленных стенограмм.
При подготовке стенограмм используется только учтенная в
Управлении делопроизводства звукозаписывающая техника.
14.6. Расшифровка звукозаписи и распечатка стенограмм
заседания Совета Федерации ведутся непосредственно в процессе
заседания. Расшифрованные и распечатанные части текста стенограммы
по мере рассмотрения вопросов на заседании передаются в
редакционно - издательский отдел Управления делопроизводства,
отдел оформления и выпуска нормативных актов Управления
делопроизводства, а также работникам аппаратов комитетов Совета
Федерации, отвечающим за выпуск итоговых документов заседания. В
редакционно - издательский отдел Управления делопроизводства
стенограммы передаются вместе с их записью на магнитных носителях
для проверки качества расшифровки и редактирования.
Расшифровка и распечатка стенограмм звукозаписей других
мероприятий производятся отделом автоматизированной подготовки
документов Управления делопроизводства в согласованные с
организаторами мероприятий сроки.
14.7. Стенограмма при расшифровке звукозаписи подготавливается
на автоматизированных рабочих местах в соответствии с
установленными правилами.
14.8. По распоряжению Руководителя Аппарата Совета Федерации
может быть записан архивный вариант звукозаписи мероприятия,
подлежащий долговременному хранению в отделе автоматизированной
подготовки документов Управления делопроизводства.
Промаркированные кассеты со звукозаписью после расшифровки
хранятся в группе звукозаписи в течение двух недель со дня
проведения мероприятия и при необходимости могут быть выданы в
комитеты (комиссии) Совета Федерации для уточнения текста
стенограммы, после чего они вновь передаются в группу звукозаписи,
работники которой производят их размагничивание.
Архивные звукозаписи заседаний Совета Федерации хранятся в
течение года, а затем стираются.
Запись закрытых заседаний Совета Федерации, комитетов
(комиссий) Совета Федерации, парламентских слушаний осуществляется
по специальной инструкции (пункт 1.2 настоящей Инструкции).
15. Прием и оперативная передача текстов документов
по каналам факсимильной связи
15.1. Факсимильные аппараты (факсы), имеющие официальные
номера Совета Федерации, установлены в Управлении
делопроизводства.
15.2. Документ (текст, схема, графическое изображение),
передаваемый для передачи по каналам факсимильной связи, должен
быть выполнен на писчей бумаге формата А4 черным цветом. Его объем
не должен превышать семи листов.
Документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с
заявкой установленного образца (Приложение 7), подписанной
руководителем аппарата комитета Совета Федерации или иного
подразделения. Заявки хранятся в Управлении делопроизводства в
течение одного года.
Ответственность за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения.
Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты
документов с пометкой "Для служебного пользования".
Подлежащий передаче по каналам факсимильной связи документ
учитывается в журнале установленной формы без проставления
регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи
возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
Поступившие факсограммы на иностранных языках доставляются
адресату без перевода.
15.3. Контроль за использованием факсимильных аппаратов,
установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.
16. Составление номенклатуры дел Совета Федерации
16.1. В целях правильного оформления, учета, хранения дел в
делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно
составляется номенклатура дел Совета Федерации, представляющая
собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в
аппаратах комитетов Совета Федерации, секретариатах Председателя
Совета Федерации и заместителей Председателя Совета Федерации,
Руководителя Аппарата Совета Федерации и заместителей Руководителя
Аппарата Совета Федерации, в подразделениях, с указанием сроков их
хранения.
16.2. Номенклатура дел Совета Федерации на предстоящий год
составляется в последнем квартале текущего года.
16.3. Ответственность за разработку номенклатуры дел Совета
Федерации возлагается на Управление делопроизводства (Архив Совета
Федерации).
16.4. Номенклатура дел Совета Федерации составляется на
основании номенклатур дел комитетов (комиссий) Совета Федерации,
секретариатов руководства Совета Федерации, других подразделений.
Номенклатуры дел подразделений составляются ответственными за
делопроизводство в подразделениях с привлечением других
специалистов и согласовываются с Управлением делопроизводства.
16.5. Заголовки номенклатуры дел должны отражать все
документированные участки деятельности Совета Федерации, комитетов
и комиссии Совета Федерации и подразделений. При составлении
номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Совета
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, положениями
о подразделениях, планами законодательных инициатив Совета
Федерации.
16.6. Переходящие дела, которые исполняются в течение
нескольких лет, дела временно действующих органов Совета
Федерации, а также контрольно - справочные картотеки и журналы
учета документов также включаются в номенклатуру дел.
16.7. Если в течение года заводятся новые дела, они
дополнительно включаются в номенклатуру дел.
Все изменения и дополнения, вносимые в номенклатуру дел,
согласовываются с Управлением делопроизводства.
16.8. Наименования и последовательность расположения разделов
в номенклатуре дел должны соответствовать утвержденной структуре
Аппарата Совета Федерации.
За каждым разделом номенклатуры дел Совета Федерации
закрепляется индекс подразделения.
16.9. Заголовки в разделах номенклатуры дел располагаются в
следующей последовательности:
нормативные правовые акты Российской Федерации;
документы, отражающие вопросы основной деятельности
подразделения;
документы по контролю и оценке деятельности подразделений;
планы;
отчеты;
информационно - справочные документы и т.д.
16.10. Индекс каждого включенного в номенклатуру дела состоит
из индекса подразделения, через тире порядкового номера дела в
пределах номенклатуры дел конкретного подразделения.
16.11. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать его
основное содержание и состав документов, иметь четкие и краткие
формулировки. Не допускается в заголовках употребление
неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая
переписка" и т.п.
16.12. Заголовок дела состоит из следующих элементов:
наименование вида составляющих дело документов и материалов
(переписка, журнал, регистрационно - контрольная картотека,
постановления, распоряжения, протоколы и т.д.);
наименование органа или подразделения, чьи документы
составляют дело;
краткое содержание документов дела;
название территории, с которой связано содержание документов
дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы
дела;
указание на наличие в деле копий документов.
Состав элементов заголовка конкретного дела определяется
характером составляющих его документов.
В заголовке дела, содержащего разнородные документы по одному
вопросу, в качестве наименования вида дела употребляется термин
"документы", а в конце заголовка в скобках указываются конкретные
виды документов.
16.13. Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по
перечню заголовков указываются в номенклатуре дел со ссылкой на
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности
госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений,
организаций, предприятий, с указанием сроков хранения,
утвержденный Главархивом СССР 15 августа 1988 года. Сроки хранения
дел, не указанных в перечне, устанавливаются Экспертно -
проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации
по представлению Управления делопроизводства и Центральной
экспертной комиссии Совета Федерации.
Отметка "ЭПК" означает, что документам данного дела могут быть
увеличены сроки хранения, вплоть до оставления на постоянное
хранение.
Исчисление сроков хранения документов, законченных
делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего
года.
16.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел
подразделениями составляется итоговая запись о категориях и
количестве заведенных дел (томов, частей).
Итоговая запись составляется ответственным за делопроизводство
в подразделении, и передается в Управление делопроизводства, в
котором составляется общая итоговая запись номенклатуры дел Совета
Федерации по всем подразделениям.
16.15. Номенклатура дел Совета Федерации после одобрения
Центральной экспертной комиссией Совета Федерации направляется на
согласование с Экспертно - проверочной комиссией Государственного
архива Российской Федерации.
Согласование проводится один раз в пять лет.
16.16. Согласованная с Экспертно - проверочной комиссией
Государственного архива Российской Федерации номенклатура дел
Совета Федерации ежегодно уточняется, утверждается Руководителем
Аппарата Совета Федерации и вводится в действие с 1 января
следующего года.
17. Формирование документов в дела
17.1. Формирование исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел подразделения осуществляет
ответственный за делопроизводство в подразделении.
17.2. При формировании дела проверяются: правильность
отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота
документов, укомплектованность связанных между собой документов,
наличие на документах подписей, виз, дат, учетных
(регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении и
списании "в дело" и т.д.
Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а
затем подшиты в дело.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых
не соответствует заголовку дела.
17.3. При формировании дела соблюдаются следующие требования:
раздельно группируются в дела документы постоянного и
временного сроков хранения;
подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно
от их копий;
в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики
и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех,
на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие
первый экземпляр);
в дело подшиваются документы одного календарного года
(исключение составляют личные, переходящие дела);
неисполненные и незарегистрированные документы в дела не
подшиваются, а возвращаются исполнителю для их исполнения и
оформления;
каждое дело не должно превышать 250 листов. При большем объеме
документов в деле формируется несколько томов (частей).
17.4. Документы по одному и тому же вопросу, но различных
сроков хранения могут находиться в одном деле до конца текущего
года или завершения работы над вопросом. Затем они
расформировываются в дела постоянного и временного сроков
хранения.
Если исполненный документ подлежит включению в разные дела, то
он подшивается в основное дело, а в другие помещаются справки с
указанием места его хранения.
17.5. Законы, указы Президента Российской Федерации,
постановления палат Федерального Собрания Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, другие акты федеральных
органов государственной власти группируются в дела по
наименованиям их видов в хронологическом порядке вместе с
относящимися к ним приложениями.
17.6. Распоряжения Председателя Совета Федерации, заместителей
Председателя Совета Федерации (изданные по поручению Председателя
Совета Федерации) по основной деятельности группируются в дело
отдельно от распоряжений по кадровым вопросам.
Приказы Руководителя Аппарата Совета Федерации по основной
деятельности группируются в дело отдельно от приказов по кадровым
вопросам.
Документы, являющиеся основанием к изданию приказов,
группируются и подшиваются в дела отдельно.
При ведении личного дела работника Аппарата Совета Федерации
документы, явившиеся основанием к изданию распоряжения
Председателя Совета Федерации (приказа Руководителя Аппарата
Совета Федерации), вместе с выпиской из распоряжения (приказа)
подшиваются в его личное дело.
17.7. Личные дела, личные карточки, лицевые счета работников
Аппарата Совета Федерации формируются в самостоятельные дела и
располагаются в них по фамилиям в алфавитном порядке.
17.8. Протоколы заседаний Совета Федерации, заседаний
комитетов (комиссий) Совета Федерации располагаются в деле в
хронологическом порядке. Документы к заседаниям помещаются после
соответствующего протокола.
17.9. Плановая и отчетная документация, независимо от даты
составления, подшивается в дело того года, к которому она
относится.
17.10. В дело с перепиской документы подшиваются по дате
исполнения, при этом ответный документ помещается после
инициативного. При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся
в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и
указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года,
в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.
Переходящее дело, содержащее документы нескольких календарных
лет, должно быть отнесено к тому году, которым датируется
последний документ, входящий в дело.
17.11. Формирование дел с материалами, над которыми работали
несколько подразделений, их оформление и сдачу в Архив Совета
Федерации производит подразделение, которое ведет данный вопрос.
17.12. Письма граждан и документы по их рассмотрению
подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое письмо и все документы по его рассмотрению составляют в
деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном
порядке по фамилиям авторов писем.
18. Экспертиза ценности документов
18.1. Экспертиза ценности документов проводится для
установления научной, исторической и практической значимости
документов, образовавшихся в процессе деятельности Совета
Федерации, с целью отбора их для дальнейшего хранения или
уничтожения.
18.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов в Совете Федерации создается постоянно действующая
Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
В состав ЦЭК входят: начальник Управления делопроизводства
(председатель), начальник Архива Совета Федерации (секретарь),
руководители подразделений.
18.3. В состав экспертной комиссии подразделения включаются:
руководитель подразделения (председатель), ответственный за
делопроизводство (секретарь), два - три специалиста подразделения.
Экспертные комиссии подразделений являются совещательными
органами.
18.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путем
полистного просмотра дел, отбора документов постоянного и
временного сроков хранения, выделения дел и документов, подлежащих
уничтожению.
В процессе проведения экспертизы проверяются качество и
полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.
По результатам экспертизы составляются описи на дела
постоянного и временного сроков хранения и акты о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 8).
19. Оформление дел, подлежащих передаче
на хранение в архив
19.1. Оформление дела, подлежащего передаче на хранение в
архив, состоит из описания дела на обложке, подшивки или
переплета, нумерации листов, составления заверительной надписи и
внутренней описи.
19.2. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы
текущего года располагаются в хронологическом порядке по мере
поступления.
При подготовке к сдаче дела в архив документы в нем
переформировываются в обратном порядке: вниз подшивается документ,
поступивший в календарном году последним, а сверху - первый
документ календарного года.
Подшивка (переплет) производится таким образом, чтобы можно
было свободно читать текст документа, визы и резолюции.
19.3. Оформление обложки дела осуществляется по установленной
форме (Приложение 9).
Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.
При написании заголовка дела за основу берется формулировка,
данная в номенклатуре дел.
Даты на обложке должны отражать даты самого раннего и самого
позднего документов в деле.
19.4. Нумерация листов документов производится черным
графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу.
19.5. Для учета и поиска документов в начале дела помещается
внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или
группе документов по одному вопросу.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме (Приложение 10).
В конце внутренней описи составляется итоговая запись, в
которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока
хранения на последнем листе внутренней описи проставляется штамп
"в архив", который заверяется подписью руководителя подразделения.
В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, на
последнем листе описи делается отметка о списании.
19.6. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью,
в которой указывается цифрами и прописью количество
пронумерованных листов, а также оговариваются особенности
нумерации листов и физического состояния дела (Приложение 11).
Заверительная надпись составляется ответственным за
делопроизводство.
19.7. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежат
частичному оформлению: листы не нумеруются, заверительные надписи
не составляются, расположение документов внутри дела не подлежит
изменению согласно пункту 19.2 настоящей Инструкции.
19.8. Документы временного срока хранения хранятся в папках
(скоросшивателях).
20. Составление и оформление описей дел
20.1. В конце календарного года ответственным за
делопроизводство в подразделении на все завершенные и оформленные
дела постоянного и временного сроков хранения составляются описи
дел по установленной форме в двух экземплярах (Приложения 12, 13).
Описи составляются раздельно на дела постоянного и временного
сроков хранения, дела по личному составу.
20.2. В опись дел подразделения включаются заголовки всех дел,
заведенных в процессе его деятельности.
Систематизация дел в описи должна соответствовать их
систематизации в номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве
включенных в опись дел.
20.3. На основании описей дел подразделений Архив Совета
Федерации составляет годовой раздел сводной описи дел и сводные
описи дел Совета Федерации.
К сводным описям дел Совета Федерации составляются
предисловие, указатели, оглавление, список сокращений.
20.4. Годовые разделы сводной описи дел Совета Федерации
печатаются в четырех экземплярах и рассматриваются Центральной
экспертной комиссией Совета Федерации.
После рассмотрения и одобрения ЦЭК годового раздела в конце
раздела ставится гриф "Одобрено" с указанием номера протокола ЦЭК
и даты заседания, на котором он был рассмотрен.
Одобренные ЦЭК годовые разделы направляются на рассмотрение
ЭПК Государственного архива Российской Федерации.
После утверждения годового раздела ЭПК Государственного архива
Российской Федерации раздел утверждается Руководителем Аппарата
Совета Федерации.
21. Порядок передачи дел на хранение в архив
Совета Федерации
21.1. Комитеты (комиссии) Совета Федерации и подразделения по
истечении двух лет передают дела постоянного и долговременного
(свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу в Архив
Совета Федерации по графику, утвержденному Руководителем Аппарата
Совета Федерации.
Дела временного срока хранения (до 10 лет) и с пометкой "До
минования надобности" хранятся в подразделениях до истечения
сроков хранения и их уничтожения.
По предложению комитета (комиссии) Совета Федерации,
подразделений и по согласованию с Архивом Совета Федерации дела
постоянного и долговременного сроков хранения могут передаваться в
Архив Совета Федерации по истечении одного года.
21.2. Выявленные при приеме дел в Архиве Совета Федерации
недостатки должны быть устранены подразделением, сдающим
документы.
21.3. В Архиве Совета Федерации ведется учет дел, принятых на
хранение.
21.4. Дела из Архива Совета Федерации могут быть выданы во
временное пользование в подразделения на срок до одного месяца по
требованию их руководителей.
Срок пользования может быть продлен с разрешения руководства
Управления делопроизводства.
21.5. Копии, архивные справки и выписки из документов,
хранящихся в Архиве Совета Федерации, выдаются по письменным
запросам.
По письменным запросам и только с разрешения руководства
Аппарата Совета Федерации архивные документы или их копии могут
предоставляться организациям и гражданам.
Во взятых из Архива Совета Федерации делах запрещается делать
какие-либо пометки и подчеркивания.
21.6. Выдача подлинников протоколов заседаний Совета
Федерации, постановлений Совета Федерации из Архива Совета
Федерации не допускается.
21.7. Дела постоянного срока хранения по истечении
установленного срока передаются Архивом Совета Федерации на
государственное хранение в Государственный архив Российской
Федерации.
22. Справочная работа
22.1. В Управлении делопроизводства предоставляются следующие
справки:
о поступлении и отправке служебных документов, в том числе о
поступивших из Государственной Думы законах;
о поступивших письмах граждан;
о рассмотренных и одобренных Советом Федерации законах,
постановлениях Совета Федерации и об их рассылке;
о распоряжениях Председателя Совета Федерации, заместителей
Председателя Совета Федерации (изданных по поручению Председателя
Совета Федерации) по основной деятельности Совета Федерации;
о приказах Руководителя Аппарата Совета Федерации по основной
деятельности Аппарата Совета Федерации;
о поступивших и зарегистрированных в Управлении
делопроизводства законах, указах и распоряжениях Президента
Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях Правительства
Российской Федерации.
22.2. В Управлении кадров и государственной службы Аппарата
Совета Федерации предоставляются справки:
о распоряжениях Председателя Совета Федерации по кадровым
вопросам;
о приказах Руководителя Аппарата Совета Федерации по кадровым
вопросам.
22.3. В Правовом управлении Аппарата Совета Федерации
предоставляются справки о законодательстве Российской Федерации
(законах Российской Федерации, федеральных конституционных
законах, федеральных законах), постановлениях Совета Федерации,
постановлениях Государственной Думы, указах и распоряжениях
Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях
Правительства Российской Федерации, нормативных актах органов
государственной власти субъектов Российской Федерации и
ведомственных нормативных актах.
Приложение 1
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
Лицевая сторона
УЧЕТНО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
------------------------T------------------------T---------------¬
¦Вх. N ¦ ¦Исх. N ¦
+-----------------------+ +---------------+
¦Дата ¦ Корреспондент ¦Дата ¦
+-----------------------+------------------------+---------------+
¦ ¦
¦Адрес корреспондента ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Адресовано
Поступило
Состав документа
------------------------T------------------------T---------------¬
¦ Дата ¦ Кому направлено ¦ Расписка ¦
+-----------------------+------------------------+---------------¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
Оборотная сторона
------------------------T------------------------T---------------¬
¦ Дата ¦ Кому направлено ¦ Расписка ¦
+-----------------------+------------------------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 2
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ ИНДЕКСОВ
СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
1. Секретариат Председателя Совета Федерации
Е.С. Строева
2. Секретариаты заместителей Председателя
Совета Федерации
2.1. Секретариат заместителя Председателя Совета Федерации
О.П. Королева
2.2. Секретариат заместителя Председателя Совета Федерации
В.М. Зубова
2.3. Секретариат заместителя Председателя Совета Федерации
В.М. Кокова
2.4. Секретариат заместителя Председателя Совета Федерации
В.Н. Лихачева
3. Аппараты комитетов Совета Федерации
3.1. Аппарат Комитета Совета Федерации по конституционному
законодательству и судебно - правовым вопросам
3.2. Аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам
безопасности и обороны
3.3. Аппарат Комитета Совета Федерации по бюджету, налоговой
политике, финансовому, валютному и таможенному регулированию,
банковской деятельности
3.4. Аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам социальной
политики
3.5. Аппарат Комитета Совета Федерации по вопросам
экономической политики
3.6. Аппарат Комитета Совета Федерации по международным делам
3.7. Аппарат Комитета Совета Федерации по делам Содружества
Независимых Государств
3.8. Аппарат Комитета Совета Федерации по аграрной политике
3.9. Аппарат Комитета Совета Федерации по науке, культуре,
образованию, здравоохранению и экологии
3.10. Аппарат Комитета Совета Федерации по делам Федерации,
Федеративному договору и региональной политике
3.11. Аппарат Комитета Совета Федерации по делам Севера и
малочисленных народов
4. Секретариаты руководства Аппарата Совета Федерации
4.1. Секретариат Руководителя Аппарата Совета Федерации
4.2. Секретариат первого заместителя Руководителя Аппарата
Совета Федерации
4.3. Секретариат Заместителя Руководителя Аппарата Совета
Федерации
5. Управление Аппарата Совета Федерации
5.1. Правовое управление
5.2. Управление по организации работы Совета Федерации и
взаимосвязи с органами государственной власти субъектов Российской
Федерации (Организационное управление)
5.3. Аналитическое управление
5.4. Информационно - техническое управление
5.5. Управление международных связей
5.6. Управление кадров и государственной службы
5.7. Пресс - служба Совета Федерации (Управление)
5.8. Управление делопроизводства
5.9. Управление делами
ПАМЯТКА
ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ИНДЕКСОВ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
Индексы структурных подразделений Аппарата Совета Федерации
используются при регистрации исходящих документов структурных
подразделений и при формировании номенклатуры дел структурных
подразделений Аппарата Совета Федерации.
Структурные подразделения для своей работы используют индексы
структурных подразделений Аппарата Совета Федерации, утвержденные
Инструкцией по работе с документами и обращениями граждан в Совете
Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Секретариаты
Председателя Совета Федерации и его заместителей, Руководителя
Аппарата Совета Федерации и его заместителей, аппараты комитетов
Совета Федерации, управления Аппарата Совета Федерации
самостоятельно по необходимости определяют индексы подразделений,
составляющих их структуру.
Вся регистрация исходящих документов производится в
структурных подразделениях Аппарата Совета Федерации. При этом на
документе проставляется исходящий номер, состоящий из индекса
структурного подразделения, через тире - порядковый номер дела по
номенклатуре дел подразделения и через дробь - порядковый номер
исходящего документа. Например: 3.8 - 15/1221, где 3.8 - индекс
подразделения (Комитет Совета Федерации по аграрной политике),
15 - порядковый номер дела по номенклатуре дел данного
подразделения, 1221 - порядковый номер исходящего документа.
Индексы используются при формировании номенклатуры дел
подразделений. Индекс каждого включенного в номенклатуру дела
состоит из индекса структурного подразделения Аппарата Совета
Федерации и порядкового номера дела в пределах конкретного
подразделения. Например: 3.8 - 15/1221, где 3.8 - обозначение
подразделения (Комитет Совета Федерации по аграрной политике),
15 - порядковый номер дела по номенклатуре дел данного
подразделения. Индекс подразделения и индекс дела отделяются один
от другого через тире.
Вновь созданным подразделениям присваиваются индексы в
соответствии с Перечнем индексов структурных подразделений
Аппарата Совета Федерации в пределах соответствующего разряда в
порядке возрастания номеров.
Приложение 3
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ПЕРЕЧЕНЬ
БЛАНКОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В СОВЕТЕ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ - ПАРЛАМЕНТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом без адреса центральный
с черным гербом без адреса центральный
с красным гербом с адресом центральный
с черным гербом с адресом центральный
с красным гербом угловой
с черным гербом угловой
ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
ОБРАЩЕНИЕ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
ЗАЯВЛЕНИЕ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом оригинал
с черным гербом для рассылки
без герба для рассылки
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО
СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
без герба
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом без адреса центральный
с черным гербом без адреса центральный
с красным гербом с адресом центральный
с черным гербом с адресом центральный
с красным гербом угловой
с черным гербом угловой
распоряжение с красным гербом оригинал
распоряжение с черным гербом для рассылки
протокол совещания без герба
выписка из протокола совещания без герба
ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО
СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом центральный
с черным гербом центральный
с красным гербом угловой
с черным гербом угловой
распоряжение с красным гербом оригинал
распоряжение с черным гербом для рассылки
протокол совещания без герба
выписка из протокола совещания без герба
ЧЛЕН СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
с красным гербом центральный
с черным гербом центральный
с красным гербом угловой
с черным гербом угловой
СЕКРЕТАРИАТ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО
СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (без герба)
центральный
центральный половинчатый
угловой
угловой половинчатый
СЕКРЕТАРИАТ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (без герба)
центральный
центральный половинчатый
угловой
угловой половинчатый
КОМИТЕТ / КОМИССИЯ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ название Комитета /
Комиссии
с красным гербом центральный
с черным гербом центральный
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА / КОМИССИИ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
название Комитета / Комиссии
без герба центральный
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ КОМИТЕТА / КОМИССИИ СОВЕТА
ФЕДЕРАЦИИ название Комитета / Комиссии
без герба центральный
АППАРАТ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ (без герба)
центральный
угловой
РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (без герба)
центральный
центральный половинчатый
угловой
угловой половинчатый
приказ
протокол совещания
выписка из протокола совещания
ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (без герба)
центральный
центральный половинчатый
угловой
угловой половинчатый
ЗАМЕСТИТЕЛЬ РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
центральный
центральный половинчатый
угловой
угловой половинчатый
УПРАВЛЕНИЕ АППАРАТА СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ название Управления (без
герба)
центральный
центральный половинчатый
угловой
приказ начальника управления
Приложения 4 - 6
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ЗАКАЗ
НА ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
На бланке
Альбомом
Таблица
Исправить
(нужное подчеркнуть)
Отпечатать _______________________________________________________
(наименование документа)
Заказчик _________________________________________________________
Подразделение ____________________________________________________
Дата _________________ Время _________ Телефон ___________________
Оригинал и отпечатанный материал получил _________________________
(подпись)
ЗАКАЗ
НА КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Сшить
С обложкой
С оборотом
Уменьшить
Увеличить
(необходимое подчеркнуть)
Изготовить _______________________________________________________
(наименование документа)
Количество страниц оригинала _____________________________________
Требуемый тираж __________________________________________________
(экземпляров)
Заказчик _________________________________________________________
(фамилия, должность)
Подразделение ____________________________________________________
Дата ________________ Время ______________ Телефон _______________
________________
(подпись)
ЗАКАЗ
НА ДИКТОЗАПИСЬ И ПОДГОТОВКУ СТЕНОГРАММЫ
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(наименование заседания, совещания)
Состоится ______________________________ ____________________
(число, месяц) (время начала)
в помещении ______________________________________________________
Ориентировочная продолжительность ________________________________
Заказчик _________________________________________________________
Ф.И.О.
Дата ______________ Телефон ________________
Приложение 7
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
Управление делопроизводства
Аппарата Совета Федерации
ЗАЯВКА N
НА ПЕРЕДАЧУ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО КАНАЛАМ
ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
Подразделение ________________________________________________
__________________________________________________________________
Исполнитель (Ф.И.О., должность, телефон) _____________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Название передаваемой информации (полностью) _________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Прошу передать служебную информацию
Страна, код страны _______________________________________________
Город, код города ________________________________________________
Телефон __________________________________________________________
Кому _____________________________________________________________
Объем передаваемого сообщения __________ листов
___________________________ _________________ ____________________
(наименование должности (подпись) (первые буквы
руководителя подразделения) имени, фамилии)
"___" ____________ 199__г.
Приложение 8
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНОЕ СОБРАНИЕ УТВЕРЖДАЮ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ___________________________
СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ (наименование должности)
___________________________
АКТ (подпись) (расшифровка
подписи)
___________ N ___________ _________________
О выделении к уничтожению (дата)
документов, не подлежащих
хранению
На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня
__________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической
ценности и утратившие практическое значение документы фонда
N ________________________________________________________________
(название фонда)
---T-----------T--------T-------T--------T-------T--------T------¬
¦N ¦ Заголовок ¦ Дата ¦Номера ¦ Индекс ¦ Коли- ¦ Срок ¦Приме-¦
¦п ¦ дела или ¦дела или¦описей ¦ дела ¦чество ¦хранения¦чание ¦
¦\ ¦ групповой ¦крайние ¦(номен-¦ (тома, ¦ дел ¦ дела ¦ ¦
¦п ¦ заголовок ¦даты дел¦клатур ¦ части) ¦(томов,¦ (тома, ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦за год)¦ по ¦частей)¦части и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦номенкл.¦ ¦N статей¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ или N ¦ ¦ по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦по описи¦ ¦ ¦ ¦
+--+-----------+--------+-------+--------+-------+--------+------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+--+-----------+--------+-------+--------+-------+--------+------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Итого _____________________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________________________ годы,
утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________
__________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)
Протокол от ___________________________ N _______________________
Заведующий Архивом Совета Федерации
__________________________________________________________________
(дата) (подпись) (расшифровка подписи)
Председатель ЦЭК (ЭК)
__________________________________________________________________
(дата) (подпись) (расшифровка подписи)
Протокол ЦЭК (ЭК)
от __________________ N __________
Приложение 9
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО СОБРАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Ф. N ___________________
ОП. N __________________
Д. N ___________________
ДЕЛО N ________ ТОМ N________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
__________________________
(дата)
На ________________ листах
Хранить __________________
Ф. N _____________________
ОП. N ____________________
Д. N _____________________
Приложение 10
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ N _________
-----T----------------------T---------T--------------T-----------¬
¦ N ¦ Наименование и ¦ Дата ¦ Индекс ¦ Номера ¦
¦ п ¦ краткое содержание ¦ ¦ документа ¦ листов ¦
¦ \ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦
¦ п ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+----------------------+---------+--------------+-----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+----+----------------------+---------+--------------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
ИТОГО ________________________________ документов
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Должность ___________________________________________
Подпись ______________________________________________
__________________________
(дата)
(место дня штампа) ________________________________________
(подпись руководителя структурного
подразделения Аппарата Совета Федерации)
Приложение 11
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ
ФОНД N ______ ОПИСЬ N ____ ДЕЛО N __________
В деле подшито и пронумеровано
__________________________________________________
(цифрами и прописью)
Из них:
литерные __________
пропущены _________
Должность ________________
Подпись __________________
___ ___________ 19___ г.
Заверительная надпись
Приложение 12
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ФОНД N УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N Начальник Управления
дел постоянного хранения делопроизводства
________________
за ________________ год
"___"___________19__ г.
__________________________________________________________________
(название раздела, структурного подразделения)
---T-------T--------------T--------------T-----------T-----------¬
¦N ¦Индекс ¦Заголовок дела¦ Дата дела ¦ Кол-во ¦Примечание ¦
¦п ¦ дела ¦(тома, части) ¦(тома, части) ¦ листов в ¦ ¦
¦\ ¦ ¦ ¦ ¦деле (томе,¦ ¦
¦п ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+--+-------+--------------+--------------+-----------+-----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+--+-------+--------------+--------------+-----------+-----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ___________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Сдал:_____________________________________________________________
(должность)
Принял: Заведующий Архивом
Совета Федерации ____________________________________
(подпись)
________________________
(дата)
Приложение 13
к Инструкции
по работе с документами
и обращениями граждан
в Совете Федерации
Федерального Собрания
Российской Федерации
ФОНД N УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N Начальник Управления
дел временного хранения делопроизводства
________________
за _______________ год
"___"___________19__ г.
__________________________________________________________________
(название раздела, структурного подразделения)
---T--------T--------------T-----T----------T---------T----------¬
¦N ¦ Индекс ¦Заголовок дела¦Дата ¦Срок хра- ¦ Кол-во ¦Примечание¦
¦п ¦ дела ¦(тома, части) ¦дела ¦нения дела¦листов в ¦ ¦
¦\ ¦ ¦ ¦ ¦ (тома, ¦ деле ¦ ¦
¦п ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ (томе, ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ ¦
+--+--------+--------------+-----+----------+---------+----------+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+--+--------+--------------+-----+----------+---------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
В данный раздел описи внесено ________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с N __________ по N ___________, в том числе:
литерные номера: _______________
пропущенные номера: ________________
Сдал:_____________________________________________________________
(должность)
Принял: Заведующий Архивом
Совета Федерации _________________________________________
(подпись)
_____________________
(дата)
------------------------------------------------------------------
|
