ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ
МОНОПОЛИИ НА АЛКОГОЛЬНУЮ ПРОДУКЦИЮ
ПРИКАЗ
от 24 апреля 1997 г. N 52
ОБ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ КОНТРОЛЯ ЗА СРОКАМИ ИСПОЛНЕНИЯ
ПОРУЧЕНИЙ ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ПОРУЧЕНИЙ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ПОРУЧЕНИЙ
РУКОВОДСТВА РОСАЛКОГОЛЬМОНОПОЛИИ
Во исполнение Указа Президента Российской Федерации от
6 ноября 1996 г. N 1536 "О мерах по совершенствованию организации
контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской
Федерации", а также в целях повышения исполнительской дисциплины в
работе с поручениями Правительства Российской Федерации,
поручениями, приказами и распоряжениями руководства
Росалкогольмонополии приказываю:
4. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в
центральном аппарате Росалкогольмонополии (Приложение N 3).
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на
статс - секретаря, первого заместителя Руководителя Федеральной
службы России по обеспечению государственной монополии на
алкогольную продукцию А.М. Жеглова.
Руководитель
В.И.БЕРЕСТОВОЙ
Приложение N 3
к Приказу Росалкогольмонополии
от 24 апреля 1997 г. N 52
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЦЕНТРАЛЬНОМ
АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ РОССИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ МОНОПОЛИИ НА АЛКОГОЛЬНУЮ ПРОДУКЦИЮ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок работы
с документам в центральном аппарате Федеральной службы России по
обеспечению государственной монополии на алкогольную продукцию (в
дальнейшем - Росалкогольмонополия).
1.2. Контроль за ведением делопроизводства в аппарате
Росалкогольмонополии осуществляет Общий отдел. Указания Общего
отдела по вопросам работы с документами обязательны для всех
работников Росалкогольмонополии.
1.3. Ответственность за организацию работы с документами и
обеспечение их сохранности в структурных подразделениях
Росалкогольмонополии возлагается на их руководителей.
1.4. Содержание документов Росалкогольмонополии не подлежит
разглашению. Использование их в средствах массовой информации,
докладах и выступлениях допускается только с разрешения
руководства Росалкогольмонополии.
1.5. Порядок работы с секретными документами определяется
специальной инструкцией.
1.6. Переписка между структурными подразделениями
Росалкогольмонополии по вопросам, не требующим документального
оформления, запрещается.
1.7. Вновь принятые на работу в аппарат Росалкогольмонополии
сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.
1.8. Документы Росалкогольмонополии входят в состав
Государственного архивного фонда Российской Федерации и являются
собственностью государства.
2. Основные требования к оформлению
служебных документов
2.1. Росалкогольмонополия ведет в соответствии с действующим
законодательством и в пределах своей компетенции переписку и
издает приказы и другие виды организационно - распорядительных
документов.
2.2. Документы, подготовленные Росалкогольмонополией, должны
быть краткими, ясными, всесторонне обоснованными, тщательно
отредактированными и согласованными с соответствующими
структурными подразделениями Росалкогольмонополии, а при
необходимости и с другими министерствами или ведомствами.
2.3. Ответственность за качество подготовки документов и
достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц,
подписавших документы.
2.4. Все виды организационно - распорядительных документов
Росалкогольмонополии оформляются на бланках установленного образца
(Приложение N 2.1).
2.5. При подготовке и оформлении документов необходимо
соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу.
Юридическая сила документа зависит от наличия и строго
определенного расположения реквизитов, обязательных для данного
вида документов.
К обязательному набору реквизитного состава документов
относятся:
наименование организации - автора;
название вида документа;
заголовок к тексту;
дата;
индекс (регистрационный номер);
текст;
визы;
подпись;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки и оформления реквизитный состав может
быть дополнен, если того требует назначение конкретного документа.
2.6. Наименование организации - автора документа указывается
на бланках типографским способом в соответствии с положением о
Росалкогольмонополии.
2.7. Название документа (приказ, протокол, постановление, акт
и т.д.) указывается на каждом документе кроме писем.
2.8. Дата в документах проставляется тремя парами арабских
цифр, разделенных точками, например: 10.02.96.
2.9. Индекс (регистрационный номер) исходящего документа
состоит из индекса лица, подписавшего документ, индекса
структурного подразделения, подготовившего документ (Приложение
N 2.2), и отделяемого косой чертой порядкового номера данного вида
документов.
При регистрации исходящих документов, отправляемых в
Правительство Российской Федерации и Администрацию Президента,
добавляется условное обозначение "ПР".
Индекс входящего документа состоит из порядкового номера
входящего документа по валовой нумерации.
Индекс входящей правительственной корреспонденции включает в
себя буквенное обозначение "П" и через тире порядковый
регистрационный номер в пределах данного вида.
2.10. Ссылка на индекс и дату поступившего документа
проставляется в ответах на письма - запросы в специально
отведенном на бланке письма месте (На N _____ от _______).
На документах, подготовленных во исполнение поручений
Правительства Российской Федерации, протокольных решений и других
правительственных документов, после заголовка указывается дата и
номер инициативного документа. Например:
О внесении изменений в Указ
Президента Российской Федерации от 11.03.96 N 376
(Поручение Правительства РФ от 26.02.96 N АЗ-П1-34762)
2.11. Адресат. Документы адресуются организациям и их
структурным подразделениям. Например:
Министерство экономики
Российской Федерации
или
Липецкий спиртзавод
Отдел снабжения и сбыта
Адресование конкретному должностному лицу допускается только в
том случае, если отправитель уверен, что именно это должностное
лицо будет заниматься документом. В этом случае наименование
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата в дательном. Например:
МВД России
Начальнику отдела...
Иванову А.В.
При адресовании документа руководству организации ее
наименование включается в наименование должности адресата.
Например:
Директору винзавода "Бахус"
Николаеву В.А.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их название указывается обобщенно. Например:
Территориальным органам
Росалкогольмонополии
Документ не должен содержать больше четырех адресатов, слово
"копия" перед следующими после первого адреса не пишется, при этом
каждый экземпляр должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе указывается
только один адрес.
При адресовании документа частному лицу вначале указывается
почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в
правительственные организации или постоянным корреспондентам: во
всех других случаях после указания организации указывается его
почтовый адрес.
2.12. Гриф утверждения. Отдельные виды организационно -
распорядительных документов (положения, инструкции, правила, акты
и т.д.) приобретают юридическую силу с момента их утверждения.
Гриф утверждения составляется по следующей форме:
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федеральной
службы России по обеспечению
государственной монополии
на алкогольную продукцию
В.И.Берестовой
25.09.96
Если документ утверждается распорядительным документом, то
утверждаемый документ оформляется как приложение к
распорядительному документу, а гриф утверждения оформляется
следующим образом:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росалкогольмонополии
от 12.04.96 N 58
Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первой
страницы документа.
2.13. Заголовок к тексту. Документы формата А4 (210 x 297 мм)
должны иметь заголовок к тексту. Если документ посвящен нескольким
вопросам, то заголовок составляется обобщенный.
Заголовок составляется исполнителем при подготовке документа.
Заголовок должен быть кратким, точным и, как правило, отвечать
на вопрос "О чем": "О представлении...", "О выделении...".
Заголовок располагается в специально отведенном на бланке
документа месте слева над текстом.
2.14. Текст документа должен быть кратким, точным, не
допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять
документ по одному вопросу.
Тексты объемных документов (положений, инструкций, уставов и
т.п.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов,
номера которых проставляются арабскими цифрами, разделенными
точками, например: 1.5, 3.6.3 и т.д.
Тексты распорядительных документов состоят из двух частей. В
первой части указываются основания или причины подготовки
документа. Во второй части излагаются решения, распоряжения,
предложения, мнения, выводы, просьбы.
В служебных документах следует обращаться от имени
юридического лица - Росалкогольмонополии или структурного
подразделения.
Например: "Росалкогольмонополия предлагает..."
или
"Управление сводного анализа сообщает, что...".
2.15. Отметка о наличии приложений. Приложения к документам
могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие основным
документом;
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного
документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами,
отправляемыми с сопроводительным письмом.
Приложения должны иметь все необходимые для документа
реквизиты.
Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о
его наличии делается по следующей форме:
Приложение: на 5 л., в 1 экз.
Отметка о наличии приложений, не указанных в тексте, делается
по следующей форме:
Приложение: 1. Проект... на 12 л., в 1 экз.
2. Замечания... на 3 л., в 1 экз.
Если приложение сброшюровано, то количество листов не
указывается.
Если приложением является документ, также имеющий приложение,
то отметка о его наличии делается по следующей форме:
Приложение: письмо Минэкономики России от 11.12.96
N 14/356 и приложение к нему, всего на 8 л.
На приложениях в правом верхнем углу следует указывать
наименование, дату и номер основного документа. Например:
Приложение
к письму Росалкогольмонополии
от _______ N _____
При наличии нескольких приложений на них проставляются
порядковые номера.
Например: Приложение N 1, Приложение N 2.
2.16. Подпись. Реквизит "подпись" состоит из наименования
должности подписавшего, личной подписи и ее расшифровки. Например:
Заместитель руководителя
Росалкогольмонополии (подпись) В.М.Алимова
Если письмо на бланке Росалкогольмонополии подписывает
руководитель структурного подразделения, то наименование
структурного подразделения включается в состав наименования
должности. Например:
Начальник отдела контроля
декларирования и квотирования Б.П.Любченко
В документе, оформляемом не на бланке, в наименование
должности подписавшего входит наименование Росалкогольмонополии и,
кроме того, реквизит "подпись" дополняется датой подписания.
Например:
Начальник отдела контроля
за использованием лицензий
Федеральной службы России
по обеспечению государственной
монополии на алкогольную
продукцию Л.В.Самохвалова
"__" августа 1996 г.
Если документ подписывается несколькими должностными лицами,
находящимися в подчинении один к другому, их подписи располагаются
одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Например:
Заместитель руководителя
Росалкогольмонополии В.М.Алимова
Главный бухгалтер
Росалкогольмонополии А.А.Зайцев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне.
При подписании документов, составленных комиссией, указываются
не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе
комиссии. Например:
Председатель В.М.Алимова
Члены комиссии В.С.Гуляева
Л.В.Самохвалова
Подписи членов комиссии располагают одну под другой в порядке,
указанном в распорядительном документе, которым образована
комиссия.
Не допускается использование предлога "за" или проставление
косой черты перед наименованием должности лица, подпись которого
заготовлена на проекте документа, но отсутствующего в момент
подписания.
Вносить какие-либо изменения в подписанный (утвержденный)
документ без разрешения лица, подписавшего документ, не
допускается.
2.17. Гриф согласования. Согласование документа может быть
внешним и внутренним.
Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом,
который проставляется слева на последнем листе документа ниже
реквизита "подпись" или на титульном листе и состоит из слова
"СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласован
документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Минэкономики России
А.И.Волин
07.09.96
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких
организаций, грифы согласования размещаются на отдельном листе
согласования, а на документе в месте согласования делается пометка
"Лист согласования прилагается".
Формой внутреннего согласования является визирование.
2.18. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и
дату визирования, при необходимости указывается должность
визирующего.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на
отдельном листе, о чем при визировании делается отметка:
"Замечания прилагаются", кроме того, о них в обязательном порядке
докладывается лицу, подписавшему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
Росалкогольмонополии, ниже подписи на лицевой стороне последнего
листа документа.
После визирования совместных приказов и других видов
документов на оборотной стороне последнего листа машинописным
способом делается расшифровка виз, включающая в себя наименование
должностей с указанием наименования организаций и фамилии с
инициалами лиц, визировавших документ.
При большом количестве виз к основному документу прилагается
лист согласования.
2.19. Печати ставятся на документах, требующих особого
удостоверения их подлинности. Гербовая печать ставится на
документах, где воспроизведение ее оттиска специально
предусмотрено нормативными актами. Оттиск печати должен
захватывать часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
2.20. Фамилия исполнителя и номер его телефона обязательно
указываются на исходящих документах в левом нижнем углу оборотной
или лицевой стороны последнего листа документа. Инициалы
исполнителя не указываются. Например:
Просветова
280 27 47
Если документ подлежит тиражированию, сведения об исполнителе
помещаются на лицевой стороне.
На документе, направляемом в Правительство Российской
Федерации или другие органы государственной власти и управления, в
качестве исполнителя указывается руководитель структурного
подразделения Росалкогольмонополии, подготовившего проект
документа, или лицо, его замещающее.
2.21. Отметка об исполнении и направлении документа в дело
включает в себя следующие элементы: слова "в дело", номер дела по
номенклатуре, дата направления документа в дело, подпись
руководителя структурного подразделения или непосредственного
исполнителя.
Если к документу не прикладывается копия ответного документа,
то исполнитель делает отметку о том, когда и как исполнен
документ, или пишет: "Ответа не требуется, в дело N ____",
проставляет дату и подпись. Документы, не имеющие отметки об
исполнении, в дела не подшиваются.
2.22. Отметка о поступлении документа помещается на нижнем
поле лицевой стороны первого листа документа справа (с
обязательным применением мастичного штампа) и состоит из
наименования Росалкогольмонополии, даты поступления, индекса
документа, также могут указываться данные о количестве экземпляров
и листов поступившего документа.
2.23. Резолюция. Указание (поручение) о порядке и сроке
исполнения документа делается в форме резолюции, в состав которой
должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и
дата резолюции. Например:
В.М.Алимовой
Л.В.Самохваловой
Прошу рассмотреть и подготовить ответ к 03.10.97.
В.И.Берестовой
20.03.97
Ответственность за исполнение поручения несут все исполнители
в равной мере. Лицо, указанное в резолюции первым, является
ответственным исполнителем, ему передается подлинник документа, он
имеет право созыва соисполнителей, а также обеспечивает выработку
согласованного решения.
2.24. Отметка о постановке документа на контроль. На документе
проставляется буква "К" или штамп "Взято на контроль".
2.25. Нумерация страниц. В документах, оформленных на двух и
более листах, вторая и последующая страницы должны быть
пронумерованы. Номер проставляется в верхнем правом углу документа
в 10 - 15 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без скобок,
кавычек, тире и других знаков.
3. Порядок подготовки и издания документов
3.1. Подготовка документов, направляемых в органы
государственной власти и управления
3.1.1. Проекты указов и распоряжений Президента Российской
Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской
Федерации, разрабатываемые Росалкогольмонополией в соответствии с
поручениями и в инициативном порядке, подписываются руководителем
Росалкогольмонополии, а в его отсутствие - первым заместителем.
3.1.2. Подготовка проектов документов осуществляется
структурными подразделениями, к компетенции которых относится
рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта документа
визируется Руководителем Росалкогольмонополии, второй экземпляр,
кроме того, - заместителем Руководителя и руководителями
структурных подразделений, с которыми документ согласовывался. К
проекту документа прилагается лист согласования его с
заинтересованными организациями.
3.1.3. Проект документа направляется в органы государственной
власти и управления с сопроводительным письмом, в котором
обосновывается необходимость принятия решения и его содержание.
3.2. Подготовка протоколов совещаний
3.2.1. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на
совещаниях в Росалкогольмонополии, фиксируются в протоколах.
Протоколы оформляются на основании записей хода заседаний,
стенограмм, аудиозаписей, а также материалов, подготовленных к
совещаниям.
3.2.2. Протоколы заседаний у руководителя
Росалкогольмонополии, его заместителей печатаются на бланках (см.
Приложение N 2.1).
3.2.3. Оформление, тиражирование, рассылка копий, последующее
формирование в дела и хранение подлинников протоколов совещаний у
руководителя Росалкогольмонополии и его заместителей, а также
документов к ним осуществляет Общий отдел, а протоколов совещаний
у руководителей структурных подразделений - сотрудники этих
подразделений.
3.2.4. Протоколы заседаний коллегии Росалкогольмонополии
оформляются в соответствии с Регламентом работы коллегии.
3.3. Подготовка приказов
3.3.1. Приказы издаются в пределах компетенции
Росалкогольмонополии по поручениям руководства или по инициативе
структурных подразделений по важнейшим вопросам деятельности.
3.3.2. Структурные подразделения Росалкогольмонополии при
составлении проекта приказа осуществляют его подготовку и
согласование с заинтересованными структурными подразделениями, а
при необходимости - с заинтересованными сторонними организациями.
3.3.3. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели и
задачи предписываемых действий. Если основанием к приказу является
законодательный акт, нормативный или распорядительный документ
государственных органов власти и управления, то в констатирующей
части указывается его полное наименование, дата и номер, а также
содержание той части, которая является непосредственной
предпосылкой издания приказа Росалкогольмонополии.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". В
пунктах распорядительной части приказа указываются конкретные
действия, исполнители и сроки исполнения. Если приказ дополняет,
отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные
пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте
распорядительной части приказа указывается структурное
подразделение или должностное лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа в целом.
3.3.4. Проекты приказов Росалкогольмонополии должны иметь
заголовок и печататься на бланках (см. Приложение N 2.1). Первый
экземпляр проекта приказа должен быть завизирован соответствующими
заместителями руководителя и руководителями структурных
подразделений.
3.3.5. Регистрация, рассылка и хранение подлинников приказов
по основной деятельности Росалкогольмонополии осуществляется Общим
отделом. Приказы Росалкогольмонополии по личному составу
оформляются, регистрируются и хранятся в Отделе кадров.
3.4. Оформление документов, издаваемых совместно
с другими организациями
3.4.1. Документы, издаваемые совместно с другими
организациями, оформляются не на бланках. В заголовочной части
этих документов на одном уровне указываются полные наименования
всех организаций, участвующих в составлении документа.
3.4.2. Подписи в совместных документах располагаются на одном
уровне. В наименование должности лиц, подписавших документ,
включаются наименования организаций, участвующих в составлении
документа.
Индексом этих документов являются порядковые регистрационные
номера, присвоенные организациями, издавшими документ.
Датируется документ один раз при подписании его последней
организацией.
3.5. Оформление и отправка телеграмм
3.5.1. Телеграммы из Росалкогольмонополии направляются только
по срочным вопросам. Текст телеграмм должен быть кратким, четким и
составлен с соблюдением следующих правил:
перед адресом указывается категория телеграммы
("правительственная", "срочная", "серия П");
адрес телеграммы должен состоять из телеграфного наименования
пункта назначения и точного наименования адресата;
телеграммы печатаются через два интервала, прописными буквами,
без переноса слов и без абзацев;
в тексте телеграммы опускаются союзы, предлоги, местоимения и
знаки препинания, если их отсутствие не искажает смысл. При
необходимости знаки препинания обозначаются буквами: тчк (точка),
зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки).
Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.
В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или
название документа, на который дается ответ.
3.5.3. Проекты телеграмм до представления их на подпись
руководству визируются на втором экземпляре.
3.5.4. В конце текста телеграммы проставляется ее индекс в
соответствии с требованиями пункта 2.9 настоящей Инструкции.
3.5.5. Обозначение подписи в телеграмме оформляется отдельной
строкой и начинается с абзаца, где указывается сокращенное
наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
3.5.6. Ниже реквизита "подпись" проводится черта, под которой
слева указывается наименование Росалкогольмонополии, ее адрес,
дата и исходящий индекс, фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона, справа - должность руководителя, подписавшего
телеграмму, с указанием полного наименования Росалкогольмонополии
или ее подразделения и расшифровкой подписи (фамилия и инициалы).
Здесь же проставляется личная подпись руководителя. Пример
оформления телеграммы приведен в Приложении N 3.1.
Отправка телеграмм адресатам, находящимся в пределах города
Москвы, не разрешается.
3.6. Оформление, передача и прием телефонограмм
3.6.1. Для оперативного решения служебных вопросов в
необходимых случаях допускается передача телефонограмм.
Телефонограммы - обобщенное название различных по содержанию
документов, выделяемых в связи с особым способом приема - передачи
текста по телефону. Телефонограммы применяются для передачи
срочных кратких сообщений в пределах города. Телефонограммы
рекомендуется применять для передачи вызова на совещание,
заседание, а также получения сведений оперативного характера, не
требующих документального оформления.
3.6.2. Телефонограммы за подписью руководителей
Росалкогольмонополии передаются, а поступающие на их имя
принимаются Общим отделом и сотрудниками соответствующих
структурных подразделений. Телефонограммы за подписью
руководителей структурных подразделений Росалкогольмонополии
передаются, а поступающие на их имя принимаются службами
соответствующих структурных подразделений.
3.6.3. Телефонограммы печатаются по установленной форме. После
сверки текста телефонограммы с принимающим передающий заполняет
справочные реквизиты:
в графе "Принял" указывают должность и фамилию лица,
принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе "Передал" указывают должность, фамилию и номер, с
которого передана телефонограмма, дату передачи, часы и минуты.
Пример оформленной телефонограммы приведен в Приложении N 3.2.
3.6.4. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется
передать нескольким адресатам, составляется список адресатов с
номерами их телефонов.
3.6.5. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана,
считана, зарегистрирована и передана руководителю в возможно
короткий срок.
3.7. Порядок подписания документов
3.7.1. Документы от имени Росалкогольмонополии подписываются
руководителем или его заместителями. Руководители структурных
подразделений имеют право подписи документов в пределах своей
компетенции.
3.7.2. Документы, направляемые Президенту Российской Федерации
или в Правительство Российской Федерации, подписываются
руководителем Росалкогольмонополии, а в его отсутствие -
замещающим лицом.
3.7.3. Приказы Росалкогольмонополии подписываются
руководителем Росалкогольмонополии или лицом, его замещающим, в
соответствии с распределением обязанностей.
3.8. Порядок оформления машинописных документов
3.8.1. Проекты документов, подготовленные к перепечатке,
должны быть отредактированы, написаны разборчиво, темными
чернилами или пастой. Пометки и исправления карандашом не
допускаются.
3.8.2. На свободном от текста поле первого листа рукописи
ставится отметка, состоящая из фамилии исполнителя, номер его
служебного телефона, даты и требуемого количества экземпляров
документа.
В печать принимаются рукописи только служебного характера и с
разрешения Общего отдела.
Правила машинописного оформления документов приведены в
Приложении N 3.3.
3.9. Порядок выполнения копировально -
множительных работ
3.9.1. Копировально - множительные работы в
Росалкогольмонополии выполняются в структурных подразделениях и в
Общем отделе. Тиражированию подлежат только служебные документы.
К документу, подлежащему тиражированию в Общем отделе, должен
быть приложен бланк заказа установленной формы. Заказы на
тиражирование документов подписываются руководителями структурных
подразделений Росалкогольмонополии.
3.9.2. Разрешение на тиражирование дает руководство Общего
отдела.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема и регистрации
поступающей корреспонденции
4.4.1. Документы, поступающие в адрес Росалкогольмонополии,
принимаются в группе обработки корреспонденции Общего отдела.
Документы Президента Российской Федерации и из Правительства
Российской Федерации принимаются в группе учета и контроля
правительственной корреспонденции, а в нерабочие часы - в приемной
руководителя Росалкогольмонополии.
4.1.2. При приеме документов проводится их первичная
обработка: проверяется целостность конвертов, правильность
адресования, наличие в них документов, включая приложения,
соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, и
проставляется штемпельный оттиск с датой поступления документа.
В случае обнаружения нарушений целостности вложений или
нехватки документов составляется акт в двух экземплярах, один из
которых направляется в организацию отправителя.
Конверты с надписью "лично" не вскрываются.
4.1.3. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются,
кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя и дату отправления документа.
4.1.4. Обработка и передача документов в Росалкогольмонополии
осуществляется в день их поступления. Срочные документы передаются
немедленно.
4.2. Порядок регистрации входящих документов
и построение справочного аппарата
4.2.1. Документы, поступившие в Росалкогольмонополию,
сортируются в Общем отделе на регистрируемые и нерегистрируемые в
соответствии с перечнем, приведенным в Приложении N 4.1.
Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по
назначению.
4.2.2. Общий отдел осуществляет предварительное рассмотрение
поступающих документов, при этом определяется должностное лицо или
структурное подразделение, которому документ должен быть направлен
на рассмотрение или исполнение.
4.2.3. Документы, подлежащие регистрации, после их
предварительного рассмотрения регистрируются, при этом
проставляется штамп с указанием даты регистрации и
регистрационного индекса. Все данные о документе заносятся на
регистрационно - контрольную карточку. Форма карточки приведена в
Приложении N 4.2.
На карточках имеются цветовые полосы: красная - для
регистрации правительственной корреспонденции, зеленая - для общей
корреспонденции, без полосы - для исходящей корреспонденции,
желтая - для писем граждан.
Регистрационно - контрольные карточки систематизируются в
справочные и контрольные картотеки.
4.2.4. Справочные картотеки Общего отдела строятся по
территориальному принципу, внутри территории - по хронологии в
порядке возрастания номеров.
Контрольная картотека строится по срокам исполнения.
4.2.5. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение
руководителю Росалкогольмонополии, его заместителям или
руководителям структурных подразделений. Результаты рассмотрения,
нашедшие отражение в резолюции, переносятся на карточки, а
документ передается на исполнение по назначению.
4.2.6. Документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются им поочередно или в копиях. Подлинник
документа передается ответственному исполнителю, названному в
резолюции первым. При необходимости безотлагательного исполнения
поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его
содержанием до рассмотрения документа руководством.
4.3. Порядок регистрации, оформления и отправки
исходящей корреспонденции
4.3.1. Исходящие документы за подписью руководства
Росалкогольмонополии сдаются на отправку в Общий отдел, где
регистрируются на карточке исходящей корреспонденции в
соответствии с пунктом 2.9 настоящей Инструкции.
4.3.2. При регистрации документов работники Общего отдела
обязаны проверить следующее:
наличие и правильность оформления всех реквизитов документа;
точное соответствие копии документа, остающейся в деле,
подлиннику отправляемого документа. Копия заверяется и подшивается
в дело.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.3.4. Отправляемые документы должны быть подписаны,
зарегистрированы и, в случае необходимости, иметь отметку о
категории отправления.
Перед отправкой также проверяется наличие приложений,
соответствие количества экземпляров количеству адресатов.
Неправильно оформленные документы на отправку не принимаются.
4.3.5. Доставка корреспонденции внутри аппарата осуществляется
через работников структурных подразделений Росалкогольмонополии.
5. Организация контроля исполнения документов
5.1. Контроль исполнения документов включает в себя контроль
сроков исполнения и контроль по существу решения вопроса.
Контроль за сроками исполнения возложен на Общий отдел
Росалкогольмонополии. Контроль по существу решения вопроса
представляет собой проверку полноты и качества исполнения
поручений, данных руководством Росалкогольмонополии по порядку
исполнения документов и возложен на руководителей структурных
подразделений, заместителей руководителя и руководителя
Росалкогольмонополии.
5.2. Контролю за сроками исполнения подлежат все документы,
имеющие сроки исполнения. Если индивидуальный срок исполнения не
определен в тексте документа или в резолюции, то документ подлежит
исполнению в соответствии с типовыми сроками исполнения
(Приложение N 5.1).
5.3. Контроль за сроками исполнения документов Президента
Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, приказов
Росалкогольмонополии, протоколов совещаний и поручений руководства
Росалкогольмонополии осуществляет Общий отдел.
5.4. На поручениях, взятых на контроль в Общем отделе,
проставляется штамп "Контроль", а на документах, контролируемых
службами делопроизводства структурных подразделений, - символ "К".
Контроль за сроками исполнения документов без отметки "Контроль" и
символа "К" осуществляется сотрудниками структурных подразделений
Росалкогольмонополии.
5.5. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях, начиная
с момента поступления или подписания документа.
5.6. Контроль сроков исполнения включает в себя проверку хода
исполнения на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:
поручения со сроком до 10 дней - один раз в неделю и не
позднее трех дней до истечения срока исполнения;
поручения текущего месяца - каждые семь дней и не позднее пяти
дней до истечения срока исполнения;
поручения и задания последующих месяцев текущего года -
ежемесячно;
задания последующих лет - один раз в год.
Исполнителям поступают сводки документов, подлежащих
исполнению. Исполнитель обязан заполнить графу "Ход исполнения"
данными о ходе исполнения документа или проставить дату и
исходящий номер ответа. После заполнения сводка передается в Общий
отдел. Только после этого документ может быть снят с контроля.
5.7. Если в процессе исполнения выясняется невозможность по
объективным причинам выполнить поручения в установленный срок,
исполнитель обязан не менее чем за три дня до его истечения
обратиться к руководству с обоснованной просьбой о продлении
срока. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его
установившим. Об изменении срока исполнения исполнитель обязан в
тот же день поставить в известность службу, контролирующую
исполнение документа.
5.8. Переадресовка документа, при необходимости,
осуществляется руководителем, давшим поручение, но не позднее двух
дней с момента поступления документа в структурное подразделение
Росалкогольмонополии.
5.9. Документ считается исполненным только тогда, когда решены
все поставленные в нем вопросы, выполнены все поручения, данные по
документу и автору, а также заинтересованным организациям дан
ответ по существу.
Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не
является основанием для снятия его с контроля.
5.10. Снять документ с контроля может только то должностное
лицо, которое его на контроль поставило.
5.11. Контроль за прохождением и исполнением документов,
направленных Росалкогольмонополией на рассмотрение в другие
организации и учреждения, осуществляет соответствующее структурное
подразделение, подготовившее документ - запрос.
5.12. О нарушениях установленных сроков исполнения Общий отдел
докладывает руководству Росалкогольмонополии для принятия мер.
5.13. Общий отдел анализирует состояние исполнительской
дисциплины, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения
документов в сводках, которые докладывает руководству
Росалкогольмонополии. Формы сводок приведены в Приложении N 5.2.
6. Порядок рассмотрения писем граждан, организация
личного приема граждан
6.1. Руководство Росалкогольмонополии и ее структурные
подразделения рассматривают письма граждан и принимают необходимые
меры к решению поставленных вопросов в соответствии с действующим
законодательством.
6.2. При работе с письмами граждан руководители структурных
подразделений обязаны соблюдать следующие требования:
разбираться по существу поставленных в письмах вопросов, в
случае необходимости запрашивать дополнительные документы и
сведения, направлять работников для проверки на месте;
принимать обоснованные решения, обеспечив своевременное и
юридически грамотное исполнение этих решений;
сообщать гражданам о причинах принятых решений, разъяснять
порядок обжалования этих решений.
6.3. Работники Росалкогольмонополии при работе с письмами
граждан обязаны систематически анализировать и обобщать
содержащиеся в них критические замечания для своевременного
выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и
интересов граждан, изучать общественное мнение в целях
совершенствования работы аппарата Росалкогольмонополии.
6.4. В случае, если решение вопросов, поставленных в письме
гражданина, не входит в компетенцию Росалкогольмонополии, письмо
отправляется по принадлежности с обязательным уведомлением об этом
автора.
6.5. Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения
тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
6.6. Должностные лица, виновные в нарушении установленного в
Росалкогольмонополии порядка рассмотрения писем граждан или в
преследовании граждан за критику, содержащуюся в их письмах, несут
ответственность в установленном порядке.
6.7. Регистрационный номер на письмах граждан в соответствии с
пунктом 2.9 настоящей Инструкции добавляется начальной буквой
фамилии автора, например: В-356, по коллективным жалобам
соответственно КЛ-67. При индексации ответа гражданам на их письма
используется индекс поступившего документа.
6.8. При регистрации повторных обращений граждан в правом
верхнем углу делается отметка "повторно" и проставляется индекс и
дата предыдущего обращения. Аналогичная отметка делается и на
регистрационных карточках.
6.9. Письма граждан передаются в структурные подразделения на
исполнение под расписку.
6.10. Письма граждан после рассмотрения и ответа автору
возвращаются в Общий отдел для централизованного хранения.
Хранение их в делах структурных подразделений не разрешается.
6.11. Все письма граждан подлежат контролю за сроками
исполнения. Контрольно - справочная картотека строится в
алфавитном порядке по первой букве фамилии автора. В отдельные
разделы помещаются карточки на письма граждан, поступившие из
аппарата Президента Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации.
6.12. Личный прием граждан осуществляет руководитель
Росалкогольмонополии и его заместители.
6.13. При ведении личного приема граждан их письменные и
устные предложения, заявления и жалобы подлежат централизованному
учету и регистрации в Общем отделе на регистрационно - контрольных
карточках и передаются на исполнение в структурные подразделения в
установленном порядке.
6.14. Учет приема граждан ведется в специальном журнале
(Приложение N 6.1).
7. Составление номенклатур и формирование дел
7.1. Составление номенклатур дел
7.1.1. В целях обеспечения порядка формирования и учета дел в
делопроизводстве структурные подразделения Росалкогольмонополии
ежегодно до 15 декабря составляют номенклатуру дел на предстоящий
календарный год и вводят ее в действие с 1 января.
7.1.2. Все документы, образующиеся в процессе деятельности в
структурных подразделениях Росалкогольмонополии, формируются
в дела. Номенклатура дел представляет собой систематизированный
перечень заголовков дел с указанием сроков хранения. Ведение дел
вне номенклатуры не допускается.
7.1.3. Номенклатуры дел составляются ответственными за ведение
делопроизводства работниками структурных подразделений (в том
числе региональных инспекций) с привлечением специалистов,
согласовываются с Общим отделом и подписываются руководителями
структурных подразделений Росалкогольмонополии.
7.1.4. При составлении номенклатуры дел используются положения
о структурных подразделениях, штатные расписания, структура и
списки основных корреспондентов, должностные инструкции
специалистов, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел за
предыдущие годы, ведомственные и типовые перечни, а также перечни
документов, подлежащих передаче на государственное хранение, описи
дел постоянного и временного хранения, регистрационные карточки
и др.
7.1.5. Номенклатура дел оформляется на бланке
Росалкогольмонополии по установленной форме (Приложение N 7.1) При
составлении номенклатуры дел в каждом разделе следует оставлять
несколько свободных номеров для включения дел, которые могут быть
дополнительно заведены в течение года, в графе "Примечание"
делается отметка "Резерв".
7.1.6. По окончании календарного года в номенклатуре делается
итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов).
Заверяет итоговую запись лицо, ответственное за делопроизводство в
структурном подразделении Росалкогольмонополии.
7.2. Формирование дел
7.2.1. Все документы, образующиеся в результате деятельности
Росалкогольмонополии, группируются в дела в соответствии с
номенклатурой. Включение в дела документов, не относящихся к ним
по содержанию, неисполненных, подлежащих возврату, а также
черновиков, вариантов, тиражированных копий не допускается.
7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
требования:
раздельно группировать документы постоянного и временного
сроков хранения;
проверять соответствие документов по содержанию,
разновидности, автору, корреспонденту и т.п. заголовку дела по
номенклатуре;
помещать в дела документы, как правило, одного календарного
года;
систематизировать документы внутри дела по хронологии, причем
документ - ответ должен располагаться после документа - запроса;
проверять правильность оформления каждого документа, наличие
подписи, отметки об исполнении и направлении документа в дело,
даты, индекса, заверяющей подписи на копии;
включать в дела по одному экземпляру документа, помещать
приложения вместе с основным документом (приложения большого
объема формируются в отдельные тома).
Дела по объему не должны превышать 250 листов.
7.2.3. Распорядительные документы формируются в дела раздельно
по видам; приказы по основной деятельности отдельно от приказов по
личному составу и т.п.
7.2.4. Годовые планы, отчеты, сметы помещают в дела того года,
к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их
составления и даты поступления.
7.2.5. Обложки дел оформляются в соответствии с пунктами 8.2.4
и 8.2.5 настоящей Инструкции.
7.2.6. Руководители структурных подразделений
Росалкогольмонополии и ответственные за делопроизводство
работники несут личную ответственность за полную сохранность
документов и дел. Изъятие документов из дел постоянного хранения
не разрешается.
Сохранность документов, находящихся на исполнении,
обеспечивается исполнителями.
7.2.7. Дела структурных подразделений Росалкогольмонополии
хранятся в запирающихся шкафах.
Хранение дел в рабочих столах исполнителей запрещается.
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение
в архив и на уничтожение
8.1. Проведение экспертизы ценности документов
8.1.1. Экспертиза ценности документов включает в себя
определение ценности документов с установлением сроков их
хранения, отбор документов на государственное архивное хранение и
выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел;
при подготовке дел к передаче дел на хранение в архив.
8.1.2. Экспертиза ценности документов проводится работниками
Росалкогольмонополии, ответственными за делопроизводство, с
привлечением специалистов структурных подразделений совместно с
экспертной комиссией (ЭК) Росалкогольмонополии. Функции и права ЭК
и организация ее работы определяются Положением о ней.
8.1.3. Отбор документов для архивного хранения проводится
путем полистного просмотра дел, при этом проверяется соблюдение
установленного порядка оформления документов и формирования дел.
Не допускается отбор документов только на основании заголовков.
8.2. Оформление дел
8.2.1. Документы, отобранные для постоянного и временного
хранения (свыше 10 лет), переплетаются в твердую обложку из
картона. Металлические скрепки и скобки из дела удаляются.
8.2.2. Все листы дела, кроме чистых, нумеруются арабскими
цифрами по валовой нумерации в правом верхнем углу простым
карандашом. Применение чернил или цветных карандашей не
допускается. Лист - заверитель дела не нумеруется. Листы
внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.
Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем
углу. При перенумерации старые номера зачеркивают одной наклонной
чертой и рядом ставят новый номер листа. Стирать ластиком или
замазывать старые номера не разрешается.
В исключительных случаях при наличии ошибок в нумерации листов
допускается употребление литерных обозначений.
8.2.3. В конце дела помещается лист - заверитель дела
(Приложение N 8.1). В случае необходимости на отдельных листах
составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 8.2).
8.2.4. Обложки дел постоянного и временного хранения (свыше
10 лет) оформляются в соответствии с Приложением N 8.3. Надписи на
обложках делают четко черной тушью, чернилами или шариковой
ручкой.
8.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения
могут оформляться частично: документы остаются в скоросшивателях,
пересистематизация документов не проводится, листы дел не
нумеруются, заверительные подписи не составляются. На обложках
этих дел указываются все реквизиты, кроме количества листов.
8.3. Оформление описей дел в делопроизводстве
структурных подразделений Росалкогольмонополии,
передача дел на хранение в архив, выделение
дел к уничтожению
8.3.1. На все дела, отобранные при проведении экспертизы
ценности, постоянного и временного сроков хранения и оформленные в
соответствии с требованиями настоящей Инструкции, в структурных
подразделениях Росалкогольмонополии составляются описи. На дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также
на дела с документами по личному составу составляются
самостоятельные описи по форме, приведенной в Приложении N 8.4, в
трех экземплярах.
8.3.2. При составлении описей соблюдаются следующие
требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой
схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым
номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том
вносится в опись также под самостоятельным номером);
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
указывается полностью заголовок первого дела, все остальные
заголовки однородных дел обозначаются словами "То же", при этом
другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом
новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).
8.3.4. Описи дел структурных подразделений
Росалкогольмонополии представляются в Общий отдел через один год
после завершения дел. На их основании Общим отделом составляются в
установленном порядке годовые разделы описей дел
Росалкогольмонополии.
8.3.5. Акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению (Приложение N 8.5), утверждаются руководством
структурных подразделений центрального аппарата и территориальных
инспекций Росалкогольмонополии. Документы с истекшими сроками
хранения уничтожаются только после согласования с ЭК
Росалкогольмонополии.
8.3.6. В архив Росалкогольмонополии принимаются дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по
личному составу. Передача дел осуществляется по графику,
утвержденному руководством Общего отдела.
8.3.7. Архив Росалкогольмонополии обеспечивает хранение
документальных материалов, образовавшихся в процессе деятельности
Росалкогольмонополии, их использование в установленном порядке, а
также проводит их обработку и передачу на государственное ценное
хранение.
Начальник Общего отдела -
управляющий делами
Е.А.ГОРСКАЯ
Приложение N 3.3
к пункту 3.8.2
ПРАВИЛА
МАШИНОПИСНОГО ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
1. Текст документа печатается через полтора межстрочных
интервала. Допускается печатанье через один межстрочный интервал
текстов документов формата А5.
Первая строка каждого абзаца текста печатается, отступив
5 знаков от границы левого поля.
Тексты документов, подлежащих типографскому изданию, а также
тексты телеграмм печатаются через два межстрочных интервала.
2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные
части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф
согласования" следует отделять друг от друга полутора - двумя
межстрочными интервалами.
3. Реквизиты отделяются друг от друга двумя - четырьмя
межстрочными интервалами.
4. Название вида документа печатается большими буквами.
5. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" должна печататься
на уровне последней строки наименования должности. При наличии
нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименование
должностей и расшифровка подписи отделяются друг от друга двумя -
четырьмя межстрочными интервалами.
6. От границы левого поля печатают следующие реквизиты:
"наименование организации", "наименование структурного
подразделения", "индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный
адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона,
номер счета в банке", "название вида документа", "дата", "ссылка
на индекс и дату входящего документа", "место составления или
издания", "заголовок к тексту", "текст (без абзацев)", "отметка о
наличии приложений", наименование должности в реквизите "подпись",
"гриф согласования", заверительная надпись "Верно", дата при
заверении копий, фамилия исполнителя и номер его телефона.
При наличии нескольких грифов согласования их располагают
двумя рядами: первый ряд печатается от границы левого поля, а
второй ряд после 40 печатных знаков.
7. После пяти печатных знаков печатается начало абзацев в
тексте.
8. После 32 печатных знаков печатается реквизит "адресат".
9. После 40 печатных знаков печатается реквизит "гриф
утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу".
10. После 48 печатных знаков печатается расшифровка подписи в
реквизите "подпись".
11. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная
в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший
основанием, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от
границы левого поля, а относящийся к ним текст - через один
межстрочный интервал.
12. При нумерации приложений, примечаний, таблиц знак номера
не печатается, например:
Приложение 1; Таблица 3.1.
Номер телефона печатается без дефиса, например: 280 27 74.
13. Инициалы печатаются перед фамилией в тексте и в реквизите
"подпись". При перечислении и в списках инициалы печатаются после
фамилии. Пробел между инициалами не делается.
14. Документы, текст которых не превышает семи строк, печатают
на бумаге формата А5, тексты большого объема печатают на бумаге
формата А4. Для планов, графиков, таблиц допускается использование
бумаги формата A3.
15. Для печатных документов установлены следующие поля:
левое - 35 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм;
правое - не менее 8 мм.
Приложение N 4.1
к пункту 4.2.1
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ СЛУЖБАМИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РОСАЛКОГОЛЬМОНОПОЛИИ
1. Письма, присланные в копии для сведения.
2. Телеграммы и письма на разрешение командировок.
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня.
4. Документы о материально - техническом снабжении, документы
статистического, бухгалтерского учета и отчетности (заказы,
разнарядки, спецификации, фондовые извещения, планы прикрепления,
платежные поручения).
5. Сводки и информации.
6. Учебные планы, программы.
7. Рекламные извещения, плакаты, проспекты.
8. Нормы расхода материалов <*>.
9. Поздравительные письма и пригласительные билеты.
10. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
11. Научные отчеты.
12. Формы и бланки (кроме бланков строгого учета и
отчетности).
--------------------------------
<*> Подлежит учету в структурных подразделениях
Росалкогольмонополии в специальных журналах и карточках.
Приложение N 4.2
к пункту 4.2.3
Форма
регистрационно - контрольной
карточки правительственной,
входящей корреспонденции
и писем граждан
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
НА ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ
----------------------------------------------T------------------¬
¦Вид документа. Корреспондент (адресат) ¦Отметка о контроле¦
¦ +------------------+
¦ ¦Дата исполнения ¦
+-------------------------------------T-------+------------------+
¦------------------------------------¬¦ ¦
¦¦Дата поступления и индекс документদ Дата и индекс документа ¦
¦L------------------------------------¦ ¦
+-------------------------------------+--------------------------+
¦Краткое содержание документа ¦
¦ ¦
+----------------------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------
Лицевая сторона
-----------------------------------------------------------------¬
¦Продолжение резолюции. Ход выполнения поручений ¦
¦ ¦
¦ -------------------------------+
¦ ¦Расписка в получении документа¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦ Отметка об исполнении ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ------------+
¦Кратко указывается как решен вопрос, дата ¦Дело N ¦
¦и номер ответа, кем подписан, исполнитель ¦ ¦
¦и его телефон ¦ ¦
L----------------------------------------------------+------------
Оборотная сторона
Форма
регистрационно - контрольной
карточки исходящей корреспонденции
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА
ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Регистрационно - контрольная карточка ¦
¦ на отправляемую корреспонденцию ¦
¦---------------------------------------------------------------¬¦
¦¦Вид документа. Адресат ¦¦
¦+----------------------------T---------------------------------+¦
¦¦------------------------¬ ¦ ¦¦
¦¦¦Дата и индекс документа¦ ¦ Исполнен. Вход N (индекс и дата)¦¦
¦¦L------------------------ ¦ ¦¦
¦+----------------------------+---------------------------------+¦
¦¦Заголовок, краткое содержание документа ¦¦
¦¦ ¦¦
¦+-----------------------------T--------------------------------+¦
¦¦Подписал ¦ Исполнитель ¦¦
¦+-----------------------------+--------------------------------+¦
¦¦Визы и даты согласования ¦ Кому направлена копия ¦¦
¦¦ ¦ ¦¦
¦L-----------------------------+---------------------------------¦
L-----------------------------------------------------------------
Лицевая сторона
-----------------------------------------------------------------¬
¦ Получены ответы ¦
¦------------T-------------T-------------T----------------------¬¦
¦¦ Дата ¦Корреспондент¦Дата и индекс¦Кому и когда передан ¦¦
¦¦поступления¦ документа ¦ ¦ на исполнение ¦¦
¦+-----------+-------------+-------------+----------------------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ --------------+¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дело N ¦¦
¦L-----------+-------------+-------------+--------+--------------¦
L-----------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
Приложение N 5.1
к пункту 5.2
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ ЗА СРОКАМИ
ИСПОЛНЕНИЯ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИСПОЛНЕНИЯ
Срок исполнения документов, как правило, указывается в самом
документе или в резолюции к нему. Если срок исполнения не указан,
то устанавливаются следующие типовые сроки исполнения:
указы и распоряжения до 10 дней
Президента Российской Федерации
поручения Администрации до 10 дней, если требуется
Президента Российской Федерации дополнительное изучение
вопроса или проверка с выездом
на место - до одного месяца
постановления и распоряжения до 10 дней
Правительства Российской
Федерации
поручения Правительства до 10 дней, если требуется
Российской Федерации, поручения дополнительное изучение
Аппарата Правительства вопроса или проверка с выездом
Российской Федерации на место - до одного месяца
документы к заседаниям до трех дней
Правительства Российской
Федерации
подготовка приказов до 10 дней, а требующие
Росалкогольмонополии, издаваемых согласования с министерствами,
во исполнение поручений высших ведомствами и другими
органов государственной власти организациями - до одного
и управления месяца
запросы и обращения депутатов безотлагательно, но не позднее
Федерального Собрания 10 дней, а требующие
дополнительного изучения или
проверки с выездом на место -
до одного месяца
поручения руководителя до 10 дней
Росалкогольмонополии и его
заместителей по документам
министерств, ведомств,
учреждений, организаций
и предприятий, местных органов
власти и управления, средств
массовой информации
письма граждан безотлагательно, но не позднее
15 дней, а требующие
дополнительного изучения
и проверки с выездом на
место - до одного месяца
телеграммы, требующие до двух дней
срочного решения
заявления предприятий в соответствии с Порядком
и организаций о выдаче лицензии оформления лицензий
на производство, розлив
и хранение алкогольной
продукции, оптовую продажу
Приложение N 5.2
к пункту 5.13
Форма
сводки документов,
находящихся на исполнении
СВОДКА
ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ИСПОЛНЕНИИ
ПО СОСТОЯНИЮ НА _________
Исполнитель Алексеева В.А.
__________________________________________________________________
(дата, номер, вид, корреспондент документа) Срок исполнения
Содержание документа
Резолюция руководителя:
Ход исполнения:
__________________________________________________________________
(дата, номер, вид, корреспондент документа) Срок исполнения
Содержание документа
Резолюция руководителя:
Ход исполнения:
__________________________________________________________________
Приложение N 5.2
к пункту 5.13
Форма
сводки документов,
находящихся на исполнении
СВОДКА
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО СОСТОЯНИЮ НА _________
Исполнитель Алексеева В.А.
__________________________________________________________________
(дата, номер, вид, корреспондент документа) Срок исполнения
Содержание документа
Резолюция руководителя:
Ход исполнения:
__________________________________________________________________
(дата, номер, вид, корреспондент документа) Срок исполнения
Содержание документа
Резолюция руководителя:
Ход исполнения:
__________________________________________________________________
Приложение N 6.1
к пункту 6.14
Форма
журнала учета посетителей
руководства Росалкогольмонополии
ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
РУКОВОДСТВОМ РОСАЛКОГОЛЬМОНОПОЛИИ
__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
за 199_ год
----T-----T--------T------------T------T---------T---------T-----¬
¦ N ¦Дата ¦Фамилия,¦Место работы¦Содер-¦Указание,¦Дата и ¦При- ¦
¦п/п¦реги-¦имя и ¦или домашний¦жание ¦поручение¦результат¦меча-¦
¦ ¦стра-¦отчество¦ адрес. ¦прось-¦руковод- ¦рассмот- ¦ния ¦
¦ ¦ции ¦посети- ¦ Номера ¦бы ¦ства ¦рения ¦ ¦
¦ ¦ ¦теля ¦ телефонов ¦ ¦ ¦просьбы ¦ ¦
+---+-----+--------+------------+------+---------+---------+-----+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
L---+-----+--------+------------+------+---------+---------+------
Приложение N 7.1
к пункту 7.1.5
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
НА 1997 ГОД ОБЩЕГО ОТДЕЛА
-------T---------------------------T-------T----------T----------¬
¦Индекс¦ Заголовки дел ¦Коли- ¦ Срок ¦Примечание¦
¦ дела ¦ ¦чество ¦ хранения ¦ ¦
¦ ¦ ¦дел ¦ и статья ¦ ¦
¦ ¦ ¦(томов)¦по перечню¦ ¦
+------+---------------------------+-------+----------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+------+---------------------------+-------+----------+----------+
¦5-1 ¦Положение о структурных ¦ 1 <*>¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦подразделениях ¦ ¦ст. 38 ¦ ¦
¦ ¦Росалкогольмонополии ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦5-2 ¦Положение об Общем отделе ¦ 1 ¦ДМН ¦ ¦
¦ ¦Копия ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦5-3 ¦Должностные инструкции ¦ 1 ¦ДМН ¦ ¦
¦ ¦работников Общего отдела ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦5-4 ¦Календарные планы работы ¦ 1 ¦Пост. ¦ ¦
¦ ¦Росалкогольмонополии на ¦ ¦ст. 166 ¦ ¦
¦ ¦1997 г. ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦5-5 ¦ ¦ ¦ ¦Резерв ¦
L------+---------------------------+-------+----------+-----------
--------------------------------
<*> Графа 3 заполняется только в конце года вместе с итоговой
записью.
Начальник Общего отдела -
управляющий делами
Е.А.ГОРСКАЯ
Согласовано
Ведущий специалист
группы обработки
корреспонденции
с архивом
В.В.СОКОЛОВ
ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
О КАТЕГОРИЯХ И КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ, ЗАВЕДЕННЫХ В 1997 ГОДУ
---------------------------------T-------T-----------------------¬
¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦В том числе переходящих¦
+--------------------------------+-------+-----------------------+
¦Постоянного ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦
¦включительно) ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Итого: ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Наименование должности ¦ ¦ ¦
¦ответственного за ¦ ¦ ¦
¦делопроизводство в отделе ¦подпись¦Расшифровка подписи ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Дата ¦ ¦ ¦
L--------------------------------+-------+------------------------
Приложение N 8.1
к пункту 8.2.3
Форма
листа - заверителя дела
ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ
ДЕЛА N __________
В деле подшито и пронумеровано ___________________________________
_______________________________________________________ листа(ов).
(цифрами и прописью)
В том числе:
литерные листы ___________________________________________________
пропущенные номера _______________________________________________
Внутренняя опись ______________________________________ листа(ов).
Особенности физического состояния и формирования дела:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Наименование должности
лица, составившего
лист - заверитель Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 8.2
к пункту 8.2.3
Форма
внутренней описи
документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___________
----T-------------T-------------T---------T-----------T----------¬
¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦Заголовок¦ Номера ¦Примечание¦
¦п/п¦ документа ¦ документа ¦документа¦листов дела¦ ¦
+---+-------------+-------------+---------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------+-------------+---------+-----------+-----------
Итого ________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего опись Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 8.3
к пункту 8.2.4
Пример оформления обложки дела
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ МОНОПОЛИИ НА АЛКОГОЛЬНУЮ ПРОДУКЦИЮ
__________________________________________________________________
Общий отдел
__________________________________________________________________
(название структурного подразделения)
__________________________________________________________________
ДЕЛО N _______ ТОМ N ________
Поручения и документы о выполнении поручений
__________________________________________________________________
Правительства Российской Федерации по основной деятельности
__________________________________________________________________
Росалкогольмонополии (доклады, справки, письма и др.)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
(заголовок дела)
03.08.96 - 20.10.97
_________________
(год)
_________________
ЦГА России
Фонд N __________ На 247 лист.
Опись N _________ ___
Дело N __________ Хранить постоянно
_________________
Приложение N 8.4
к пункту 8.3.1
Пример оформления описи дел
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА РОССИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ МОНОПОЛИИ НА АЛКОГОЛЬНУЮ ПРОДУКЦИЮ
ОТДЕЛ КАДРОВ
Утверждаю
Начальник отдела кадров
М.И.ЦЕПУЛИНА
12.01.96
ОПИСЬ N ______________
ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ЗА 1995 ГОД
----T------T-------------------T---------T------T---------T------¬
¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела¦Коли- ¦ Срок ¦Приме-¦
¦п/п¦ дела ¦ ¦ ¦чество¦хранения ¦чание ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦листов¦ дела и ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦статьи по¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦
+---+------+-------------------+---------+------+---------+------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+---+------+-------------------+---------+------+---------+------+
¦1. ¦6-1 ¦Приказы N 1к - 130к¦01.03.95 ¦242 ¦75 л. ст.¦ ¦
¦ ¦ ¦Росалкогольмонопо- ¦ ¦ ¦19б ¦ ¦
¦ ¦ ¦лии по личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦т. 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦2. ¦6-1 ¦То же N 131к - 250к¦20.08.95 ¦250 ¦75 л. ст.¦ ¦
¦ ¦ ¦т. 2 ¦30.12.94 ¦ ¦19б ¦ ¦
L---+------+-------------------+---------+------+---------+-------
В данную опись внесено 2 (два) дела
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Согласовано
Наименование должности
лица, ответственного
за архив
Росалкогольмонополии Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 8.5
к пункту 8.3.5
Форма
акта к уничтожению дел,
не подлежащих хранению
Утверждаю
АКТ
О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДЕЛ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
На основании _____________________________________________________
(наименование перечня документов с указанием
__________________________________________________________________
сроков их хранения)
отобраны к уничтожению не имеющие научно - исторической ценности и
утратившие практическое значение дела
_________________________________________________________________.
(наименование структурного подразделения)
----T---------T---------T-------T-------T-------------T----------¬
¦ N ¦Заголовок¦Дата дела¦Индексы¦Коли- ¦Срок хранения¦Примечание¦
¦п/п¦дела или ¦ или ¦ дел ¦чество ¦и статья по ¦ ¦
¦ ¦групповой¦ крайние ¦ ¦дел ¦ перечню ¦ ¦
¦ ¦заголовок¦даты дел ¦ ¦(томов)¦ ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+---------+---------+-------+-------+-------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
L---+---------+---------+-------+-------+-------------+-----------
Итого _______________________ дел за _____________________________
годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с архивом (Протокол от ______ N _____)
Председатель ЭК (подпись) (расшифровка подписи)
Члены ЭК (подписи) (расшифровки подписей)
"__" _________ 1997 г.
Документы в количестве _______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
весом ____ кг сданы на переработку по приемо - сдаточной накладной
от N _______.
Должность работника,
сдавшего документы (подпись) (расшифровка подписи)
|
