ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 апреля 1997 г. N 125/931-II
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(с изм. и доп., согл. Постановлений Центризбиркома РФ
от 09.07.1999 N 7/44-III, от 21.11.2005 N 160/1056-4)
В соответствии со статьей 12 Федерального закона "Об основных
гарантиях избирательных прав граждан Российской Федерации" и
руководствуясь Основами законодательства Российской Федерации об
Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положениями об
Архивном фонде Российской Федерации и о Государственной архивной
службе России, а также Примерным положением об архиве
государственного учреждения, организации, предприятия, Центральная
избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить Положение о Центральном архиве Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (прилагается).
(в ред. Постановления Центризбиркома РФ от 09.07.1999 N 7/44-III)
2. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.В.ИВАНЧЕНКО
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Утверждено
Постановлением Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 24 апреля 1997 г. N 125/931-II
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Постановления Центризбиркома РФ от 21.11.2005 N 160/1056-
4)
1. Общие положения
1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Комиссия), Федерального центра информатизации
при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее
- ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным технологиям при
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации (далее -
РЦОИТ), включая избирательную, управленческую, техническую,
машиночитаемую и другую документацию, которые имеют историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое и политическое
значение, составляют государственную часть Архивного фонда
Российской Федерации, являются собственностью государства и
подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской
Федерации (далее - ГА РФ).
До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в соответствии с
Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации"
хранятся в течение 15 лет в Центральном архиве Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - Архив).
1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет,
отбор, упорядочение и использование документов государственной
части Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в
процессе их деятельности, а также своевременную передачу этих
документов в ГА РФ на хранение в соответствии с правилами,
установленными Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и
передачей архивных документов, производятся силами и за счет
средств Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством
документов практического значения, их отбора, учета, использования
и подготовки к передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив
и обеспечивает его необходимыми помещениями, оборудованием и
кадрами.
1.4. Архив является структурным подразделением (отделом)
Управления документационного и кадрового обеспечения Аппарата
Комиссии (далее - Управление).
1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным
законодательством, Положением об Архивном фонде Российской
Федерации, Регламентом Центральной избирательной комиссии
Российской Федерации, постановлениями Комиссии, распоряжениями
Председателя и заместителя Председателя Комиссии, нормативно-
методическими документами Росархива и ГА РФ, Инструкцией по
делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, типовыми и ведомственными перечнями документов с
указанием сроков их хранения, положением об Управлении, а также
настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве после согласования с Росархивом
утверждается постановлением Комиссии.
1.7. Методическое руководство работой Архива осуществляет в
пределах своей компетенции ГА РФ.
2. Состав документов Архива
Архив хранит следующие документы:
2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением
референдума Российской Федерации, выборов Президента Российской
Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации.
2.2. Законченные делопроизводством документы постоянного
хранения Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение.
2.3. Документы по личному составу членов Комиссии, работников
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.4. Законченные делопроизводством документы временного (5 лет
и более) срока хранения, необходимые в практической работе
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу
организаций при Комиссии, которые были ликвидированы.
2.6. Личные фонды членов Комиссии, работников Аппарата
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, поступившие в Архив.
2.7. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, электронные и другие копии документов,
необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.8. Научно-справочный аппарат к документам Архива и
соответствующие учетные документы.
2.9. Служебные ведомственные издания Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3. Основные задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива являются:
3.1.1. Комплектование Архива документами, перечисленными в
разделе 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, научное описание
документов, создание и совершенствование научно-справочного
аппарата к ним, использование документов, хранящихся в Архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов,
относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в ГА РФ на
постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями,
установленными Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой ответственных за
делопроизводство, осуществляющих хранение документов в
подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ, оказание
методической помощи работникам избирательных комиссий, отвечающим
за документационное обеспечение их деятельности.
3.1.5. Внедрение в практику новых архивных технологий с
применением средств электронно-вычислительной техники.
3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических
документов по организации делопроизводства в части, касающейся
деятельности Архива.
3.1.7. Создание страхового фонда и научно-справочного аппарата
к документам Архива на электронных носителях.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив
осуществляет следующие функции.
3.2.1. Участвует совместно с отделом прохождения документации
Управления в подготовке Сводной номенклатуры дел Комиссии.
3.2.2. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики
представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии ГА РФ и передачи документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Оказывает структурным подразделениям Аппарата Комиссии,
ФЦИ, РЦОИТ, избирательным комиссиям методическую и практическую
помощь в работе с документами текущего делопроизводства,
подлежащими сдаче в архивы, контролирует правильность формирования
и оформления дел в делопроизводстве.
3.2.4. В соответствии с графиком, утвержденным руководителем
Аппарата Комиссии, принимает от структурных подразделений Аппарата
Комиссии, от ФЦИ и РЦОИТ документы, упорядоченные в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, не позднее чем через
2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.5. Осуществляет прием электронных документов, обеспечивает
их сохранность, учет, отбор и использование, а также передачу их
на постоянное хранение.
3.2.6. Принимает документы личных фондов членов Комиссии и
работников ее Аппарата.
3.2.7. Осуществляет сводный учет хранящихся в Архиве фондов,
дел и документов, совершенствует его формы и методы, обеспечивает
полную сохранность дел и документов, не реже одного раза в 5 лет
проводит проверку наличия и состояния дел в Архиве.
3.2.8. Выявляет особо ценные дела и документы, осуществляет их
учет.
3.2.9. Организует работу по сканированию документов для
создания страхового фонда копий особо ценных дел и документов,
обеспечивает сохранность и ведет учет этих копий.
3.2.10. Составляет и передает сводные годовые разделы описей
дел постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение
постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) и
Экспертно-проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ).
3.2.11. Осуществляет систематизацию документов Архива и их
научное описание.
3.2.12. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-
справочный аппарат к документам Архива.
3.2.13. Организует использование документов:
информирует Комиссию, работников ее Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ о
составе и содержании документов Архива, готовит по поручению
руководства Комиссии информационно-аналитические записки и справки
по документам Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования;
рассматривает запросы организаций и заявления граждан, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки,
консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения
документов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
участвует в публикации документов Архива и подготовке выставок
документов.
3.2.14. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих
хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК.
3.2.15. Готовит заключения на документы, представленные на
рассмотрение ЦЭК и ЭПК ГА РФ.
3.2.16. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников Архива, соответствующих работников
структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ, РЦОИТ,
избирательных комиссий.
3.2.17. В установленном порядке представляет в ГА РФ сведения о
составе и объеме документов.
3.2.18. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и
документов.
3.2.19. Участвует в разработке нормативных и методических
документов по архивному делу и документационному обеспечению
деятельности Комиссии.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке предложения по
совершенствованию организации хранения, учета и использования
архивных документов.
4.2. Участвовать в контроле за выполнением установленных
Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации правил работы с документами в
структурных подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
4.3. Требовать от структурных подразделений Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ своевременной передачи в Архив документов в
упорядоченном состоянии.
4.4. По согласованию с начальником Управления запрашивать и
получать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и
РЦОИТ документы, необходимые для выполнения Архивом поручений
руководства Комиссии в пределах компетенции Архива.
4.5. По поручению начальника Управления, согласованному с
Председателем Комиссии, запрашивать и получать из государственных
и ведомственных архивов копии архивных документов, справки и
другие материалы, необходимые для работы Комиссии.
4.6. По поручению начальника Управления участвовать в
мероприятиях, проводимых Росархивом, по вопросам архивного дела и
документационного обеспечения управления.
4.7. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных
нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства
и архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение
Комиссии.
4.8. Привлекать в установленном порядке для консультаций по
вопросам деятельности Архива ученых и специалистов научно-
исследовательских и других организаций, в том числе на договорной
основе.
4.9. Пользоваться базами данных Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
5. Штаты Архива
5.1. Штаты Архива утверждаются в установленном порядке с учетом
обеспечения выполнения основных задач и функций Архива.
5.2. Архив возглавляет начальник отдела, который назначается и
освобождается от должности распоряжением Председателя Комиссии в
соответствии с федеральным законодательством о государственной
гражданской службе.
6. Ответственность
6.1. Начальник отдела несет ответственность в соответствии с
действующим законодательством за несоблюдение обеспечения
сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение
документов, необоснованный отказ в приеме на хранение документов
постоянного хранения и по личному составу, нарушение правил
использования документов, а также за выполнение других задач и
функций Архива.
6.2. Обязанности и ответственность работников Архива
определяются их должностными регламентами.
|
