МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 23 апреля 1997 г. N 790
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(с изм., согл. Приказа Минобразования РФ от 24.12.1998 N 3225)
В целях установления единого порядка работы с документами в
аппарате министерства приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 20 мая 1997 года Инструкцию
по делопроизводству в Министерстве общего и профессионального
образования Российской Федерации, согласованную с Федеральной
архивной службой России, согласно Приложению.
2. Управлению делами (Павлюкову В.А.) организовать изучение
Инструкции сотрудниками центрального аппарата министерства.
3. Руководителям структурных подразделений министерства
обеспечить строгое соблюдение Инструкции всеми работниками
подразделений.
4. Приказы Государственного комитета Российской Федерации по
высшему образованию от 27 июля 1993 г. N 108 и Министерства
образования Российской Федерации от 21 января 1994 г. N 23 считать
утратившими силу.
5. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на
Управление делами (Павлюкова В.А.).
Министр общего
и профессионального
образования России
В.КИНЕЛЕВ
Утверждена
Приказом Минобразования РФ
от 23 апреля 1997 г. N 790
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
4 апреля 1997 года
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО
И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Минобразования РФ от 24.12.1998 N 3225)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему
делопроизводства в Министерстве общего и профессионального
образования Российской Федерации (далее - Министерство).
Инструкция подготовлена в соответствии с Типовой инструкцией по
делопроизводству и министерствах и ведомствах Российской
Федерации.
1.2. Методическое руководство и контроль за ведением
делопроизводства в аппарате Министерства осуществляет Управление
делами.
Управление делами дает указания по вопросам ведения
делопроизводства, обязательные для исполнения структурными
подразделениями Министерства, проверяет состояние делопроизводства
в аппарате Министерства и осуществляет обучение работников,
ответственных за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях.
1.3. Ответственность за организацию и состояние
делопроизводства в структурных подразделениях, своевременное и
качественное исполнение документов, а также за их сохранность
возлагается на руководителей управлений и отделов Министерства.
Руководители структурных подразделений обязаны принимать меры к
сокращению переписки, не требовать от подведомственных организаций
отчетной документации, не предусмотренной действующими формами
отчетности и соответствующими инструкциями, обеспечивать
правильное и рациональное использование средств оргтехники,
расходование служебных бланков и бумаги.
1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных
ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и
прохождение документов в установленные сроки, информируют
руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление
работников с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
1.5. Сотрудники структурных подразделений несут персональную
ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность
находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно
докладывается руководителю подразделения и в Управление делами.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается с разрешения руководства Министерства или структурных
подразделений.
1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку
имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного
подразделения передаются другому сотруднику, который обязан
принять меры к их своевременному исполнению.
При увольнении или перемещении ответственного за ведение
делопроизводства производится передача дел и документов, о чем
составляется приемо-передаточный акт, который утверждается
руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в
Управление делами.
1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями
Министерства.
Ведение переписки с подведомственными организациями и
учреждениями, предприятиями и организациями министерств и ведомств
по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них
обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.
1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное
делопроизводство, так и на организацию работы с документами,
создаваемыми средствами вычислительной техники.
1.9. Выполнение Инструкции обязательно для каждого сотрудника
Министерства, с ее требованиями сотрудники должны быть
ознакомлены.
1.10. Порядок работы с секретными документами, с письмами,
заявлениями и жалобами граждан определяется соответствующими
инструкциями.
2. Правила составления и оформления документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством и
компетенцией Министерства издаются следующие распорядительные
документы: инструктивные письма, приказы, указания.
2.2. В целях эффективного использования средств вычислительной
техники в Министерстве устанавливаются единые правила оформления
документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм
документов, а также процессов работы с документами.
2.3. Документирование управленческой деятельности.
Документирование управленческой деятельности заключается в
фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам
управленческих действий, т.е. в создании управленческих
документов.
Документирование осуществляется на естественном языке
(рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы,
телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также на искусственных
языках с использованием машинных носителей.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов,
обязательных для данного вида документа: наименование организации
- автора, название вида документа или унифицированной формы
документа (включая заголовок), заголовок к тексту, дата, индекс,
текст, визы, подпись.
2.4. Бланки документов.
Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс
реквизитов и порядок их расположения (расположение реквизитов на
бланках организационно-распорядительных документов должно
соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов").
В министерстве применяются следующие виды бланков:
приказа;
распоряжения;
инструктивного письма;
решения коллегии;
служебного письма министерства или его подразделения.
Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4
(210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм); допускается использование
бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
10 - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или
бумаге светлых тонов.
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций,
оформляются на чистых листах.
Употребление бланков произвольной формы не разрешается.
Изготовление бланков производится после согласования с Управлением
делами формы бланка и наличия на нем реквизитов. Образцы бланков и
порядок расположения на них реквизитов приведены в приложениях N 1
- 7 <*>.
------------------------------------
<*> Не приводятся.
(пп. 2.4 в ред. Приказа Минобразования РФ от 24.12.1998 N 3225)
2.5. Оформление реквизитов документов.
2.5.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации.
Изображение Государственного герба Российской Федерации
помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ,
инструктивное письмо, указание и письмо).
2.5.2. Наименование организации - автора документа.
Наименование Министерства указывается в точном соответствии с
Положением о нем. Сокращенное наименование помещается на бланке
вслед за полным наименованием.
|
