МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 10 февраля 1997 г. N 37
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) В АППАРАТЕ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА РОССИИ
1. Утвердить и ввести в действие с 1 февраля 1997 г.
прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению
(делопроизводству) в аппарате Минсельхозпрода России,
подготовленную с учетом требований Единой государственной
системы документационного обеспечения управления.
2. Руководителям структурных подразделений Министерства
обеспечить соблюдение установленного порядка работы с
документами.
3. Рекомендовать организациям при Министерстве,
министерствам и управлениям (департаментам) сельского хозяйства
и продовольствия субъектов Российской Федерации утвердить
инструкции по ведению делопроизводства в этих организациях.
4. Признать утратившими силу приказ Госагропрома РСФСР от 2
марта 1990 г. N 50 "Об утверждении Инструкции о работе с
документами в аппарате Госагропрома РСФСР".
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
Департамент административно-контрольной работы.
Министр В.Н.Хлыстун
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ)
В АППАРАТЕ МИНСЕЛЬХОЗПРОДА РОССИИ
(утв. приказом Минсельхозпрода РФ от 10 февраля 1997 г. N 37)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с
документами, обязательный для соблюдения всеми работниками
аппарата, в процессе выполнения возложенных на Министерство
функций.
Инструкция разработана в соответствии с законами Российской
Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской
Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и с
учетом опыта организации документационного обеспечения в
Администрации Президента Российской Федерации и в аппарате
Правительства Российской Федерации.
Правила работы с секретными документами, документами с
грифом "Для служебного пользования", заявлениями и жалобами
граждан определены специальными инструкциями.
1.2. Общее руководство работой с документами в аппарате
Министерства и контроль за соблюдением требований настоящей
Инструкции осуществляет Департамент административно-контрольной
работы, который в соответствии с представленными ему
полномочиями обеспечивает единый порядок подготовки и решения
вопросов в аппарате Министерства, организует и осуществляет
систематический контроль за исполнением указов Президента,
постановлений и распоряжений Правительства, приказов и указаний
Министерства, а также поручений руководства Министерства,
совершенствует методы работы, обеспечивает режим хранения и
использования документов.
1.3. Ответственность за правильную организацию работы с
документами в департаментах, управлениях и отделах несут
руководители этих структурных подразделений Министерства.
Непосредственное выполнение работ по документационному
обеспечению деятельности аппарата в структурных подразделениях
осуществляют службы делопроизводства.
1.4. Руководители структурных подразделений обязаны:
обеспечить тщательную подготовку документов, достоверность
информации, внесение конкретных предложений для принятия
необходимых решений;
принимать меры к сокращению бумаготворчества, искоренять
факты внутренней переписки, затребования неустановленной
отчетности и излишней информации от подведомственных предприятий
и организаций;
улучшать методы работы с документами в условиях
экономической реформы в агропромышленном комплексе,
совершенствовать деловую квалификацию сотрудников;
знакомить вновь принятых работников с оргструктурой
аппарата, Положением о структурном подразделении, должностной и
настоящей инструкциями, установленным регламентом работы,
добиваясь неукоснительного соблюдения трудовой дисциплины,
повышения оперативности и эффективности управленческого труда.
1.5. Содержание служебных документов не подлежит
разглашению, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие
отношение к их исполнению.
Использование сведений, содержащихся в документах, для
опубликования в печати, передачах по радио и телевидению
допускается с разрешения руководства Министерства и начальника
Департамента административно-контрольной работы.
1.6. Документы от имени Минсельхозпрода России
подписываются Министром и его заместителями на бланках
установленного образца. Вся корреспонденция за подписью
руководства Министерства регистрируется и направляется адресатам
только через соответствующие подразделения Департамента
административно-контрольной работы.
Документы от имени департаментов, управлений и отделов
подписываются руководителями этих структурных подразделений
Министерства в пределах своей компетенции. Такая корреспонденция
подлежит регистрации и отправке через службы делопроизводства
подразделений.
1.7. Внутренняя переписка между структурными
подразделениями не допускается.
1.8. При увольнении работников аппарата Министерства,
переводе их на другую работу, уходе в отпуск или отъезд в
длительную командировку документы передаются ими по указанию
руководителя другим сотрудникам через службу делопроизводства
структурного подразделения. Назначенные на должность работники
службы делопроизводства структурного подразделения должны в
3-дневный срок пройти инструктаж по работе с документами в
Департаменте административно-контрольной работы.
1.9. Должностные лица, виновные в нарушении правил работы с
документами, привлекаются к ответственности в установленном
порядке.
1.10. Порядок обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в федеральных органах
исполнительной власти определен указанием Минсельхозпрода России
от 23 января 1995 г. N 6.
2. Подготовка служебных документов
Общие требования
2.1. Служебные документы составляются, как правило, по
одному вопросу и оформляются на бланках Министерства и его
структурных подразделений в соответствии с установленной формой
(приложение N 1).
2.2. Заголовок к документу должен в краткой, лаконичной
форме отражать содержание документа, отвечать на вопрос "о чем"
и формулироваться с помощью отглагольного существительного ("Об
изменении...").
2.3. Документы адресуются в организации и их структурные
подразделения. Допускается адресование конкретным должностным
лицам, если отправитель уверен, что именно это лицо должно быть
ознакомлено с содержанием документа.
Наименование организации и ее структурной части указывается
в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в
дательном.
Например: Минэкономики России
Заместителю Министра
И.В.Старикову
В документах, направляемых в несколько однородных
организаций, адресат указывается обобщенно.
Например: Министерствам и управлениям
(департаментам) сельского хозяйства
и продовольствия субъектов Российской
Федерации
При направлении документа более чем в три адреса
составляется список на рассылку и на каждом документе
указывается только один адрес.
2.4. Текст документа не должен допускать различных
толкований. Его следует разделить на две основные части. В
первой части указывается основание составления документа. Во
второй части излагаются просьбы, предложения, выводы.
2.5. Составные части текста следует нумеровать арабскими
цифрами. Подразделы (пункты) нумеруются в пределах раздела.
Номер подраздела (пункта) должен состоять из номера раздела и
подраздела (пункта), разделенных точкой (1.1.).
2.6. Приложения к документу должны иметь: наименование,
заголовок, подписи, дату, отметки о согласовании, утверждении и
т.д.
Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте,
отметка о наличии приложения дается по форме:
Приложение: на л.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте,
необходимо перечислить их наименования с указанием количества
листов в каждом приложении, например:
Приложение: 1. Отзывы по проекту на 5 л.
2. Справка о согласовании проекта на 3 л.
в 2 экз.
Приложения к распорядительному документу содержат в верхнем
правом углу первого листа отметку с указанием названия
документа, его даты и номера по форме:
Приложение
к (название распорядительного документа)
от _____________ N _____________________
Если приложения сброшюрованы, количество листов не
указывается.
При наличии нескольких приложений на них проставляется
порядковый номер: "Приложение N 1, Приложение N 2" и т. д.
2.7. Датирование производится тремя парами арабских цифр,
разделенных точками. Первая пара - число, вторая - месяц, третья
- две последние цифры года. Если число или порядковый номер
месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится 0.
Например: 08.06.96.
В приказах и указаниях, финансовых и некоторых других
документах применяется словесно-цифровое написание даты.
Например: 8 августа 1996 г.
2.8. Документы подписываются, как правило, одним
должностным лицом.
В состав подписи входит наименование должности лица,
подписывающего документ, подпись и ее расшифровка (с указанием
двух инициалов и фамилии).
Если документ написан не на бланке, в состав подписи входит
наименование должности лица с указанием названия структурного
подразделения Министерства.
Подписывается первый экземпляр документа.
При подписании документов, составленных комиссией,
указываются не должности лиц, составивших документ, а
распределение обязанностей в составе комиссии, например:
Председатель комиссии подпись
Члены комиссии: подписи
Если документ подписывается несколькими должностными
лицами, их подписи располагаются одна под другой.
При подписании документов лицами одинаковой должности их
подписи располагаются на одном уровне.
Если документы подписываются руководителями двух и более
структурных подразделений (организаций), то указывается полное
наименование этих подразделений (организаций) и должностей
подписывающих.
2.9. Внутреннее согласование проектов документов проводится
в форме их визирования. Виза должна включать в себя подпись и
дату согласования. При необходимости могут быть указаны
наименование должности визирующего и расшифровка его подписи.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в
Министерстве или его структурных подразделениях, остальные
документы - на первом экземпляре.
Внешнее согласование документов с другими организациями
оформляется грифом, включающим в себя слово Согласовано
(прописными буквами), подпись и дату.
Гриф согласования располагают ниже подписи или на отдельном
листе согласования по форме:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Роскомзема
Н.В.Комов
Дата
2.10. Утверждение документов производится путем
проставления грифа утверждения или издания соответствующего
распорядительного документа; когда введение документа требует
дополнительных действий и предписаний.
Гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю
(прописными буквами), подписи и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Министр сельского хозяйства
и продовольствия Российской
Федерации
В.Н.Хлыстун
Дата
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого
листа документа.
При утверждении документа распорядительным актом гриф
проставляется по следующей форме:
УТВЕРЖДЕНО
приказом Минсельхозпрода
России
от __________ N ________
2.11 При заверении копии документа печатью ее следует
ставить перед реквизитом "подпись" так, чтобы оттиск печати
захватывал часть наименования должности лица, подписавшего
документ.
2.12. Указание руководства Министерства по исполнению
документа оформляется в виде резолюции. В резолюциях следует
указать: фамилию и инициалы должностного лица, которому
направляется документ, содержание конкретных действий, срок
исполнения, подпись, дату подписания.
2.13. Отметка о поступлении документа проставляется в
нижнем правом углу первого листа документа.
2.14. На оборотной или лицевой стороне последнего листа в
левом нижнем углу исходящего документа указывается фамилия
исполнителя и номер его служебного телефона, например: Андреев
209 39 12.
2.15. Все служебные отметки на документе, связанные с его
прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
2.16. Копии документов удостоверяются заверительной
подписью "Верно" с указанием должности, подписи и даты:
Например:
Верно:
ведущий специалист отдела
документационного обеспечения
подпись, фамилия
Дата
Дата заверения и должность сотрудника, завершившего копию,
на копиях исходящих документах могут не указываться.
Документы в Администрацию Президента Российской Федерации,
Федеральное Собрание (Совет Федерации и Государственная
Дума), Правительство Российской Федерации
2.17. Проекты документов, подготавливаемые для направления
в Администрацию Президента Российской Федерации, Федеральное
Собрание и Правительство Российской Федерации, должны быть
краткими, всесторонне обоснованными и тщательно
отредактированными. Документы печатаются на бланках
Минсельхозпрода России через полтора межстрочных интервала, на
одной стороне и представляются на подпись в трех экземплярах.
Если письмо является ответом на поручение, то об этом
указывается в заголовке.
Проекты решений Президента Российской Федерации
и Правительства Российской Федерации
2.18. Подготовка и оформление проектов решений Президента
Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
производятся в соответствии с порядком, устанавливаемым
Администрацией Президента и Правительства Российской Федерации.
Проекты решений готовятся структурными подразделениями по
поручению Министерства. Они должны быть краткими и
согласованными с заинтересованными подразделениями Министерства,
а в случае необходимости - с другими министерствами и
ведомствами.
Проекты постановлений и распоряжений Правительства
оформляются по установленной форме (приложения N 23) и
визируются Министром.
Порядок подготовки и внесения проектов указов и
распоряжений Президента Российской Федерации доведен до
структурных подразделений Министерства письмом ГлавАКУ от
19.02.96 N 16-38/207. Порядок подготовки документов,
направляемых в Правительство России для внесения в
Государственную Думу Федерального Собрания определен указанием
Минсельхозпрода России от 14 марта 1995 г. N 17.
Распорядительные документы Минсельхозпрода России
2.19. Минсельхозпрод России в пределах своей компетенции
издает следующие распорядительные документы:
приказы, издаваемые по перспективным и оперативным
вопросам, обязательные для исполнения подразделениями
центрального аппарата, организациями и предприятиями
непосредственного подчинения Минсельхозпроду России;
указания, издаваемые по вопросам
информационно-методического характера и организации исполнения
принятых решений вышестоящих органов.
В необходимых случаях Минсельхозпрод России издает приказы
и указания совместно или по согласованию с другими
министерствами и ведомствами.
2.20. Проекты приказов и указаний должны подготавливаться
на основе тщательного изучения затрагиваемых вопросов, с тем
чтобы содержащиеся в них задания были конкретными и реальными,
включая исполнителей и сроки выполнения, и увязывались с ранее
принятыми решениями.
Приказы и указания не должны содержать описаний
технологического характера, неоправданные ограничения и
регламентирование, сковывающие инициативу организаций и
предприятий.
Управление правого регулирования проверяет соответствие
проектов приказов и указаний требованиям законодательства.
2.21. Ответственность за качество подготовки приказов и
указаний несут руководители структурных подразделений
Министерства.
Подготовленные проекты приказов и указаний докладываются
руководству Министерства через Департамент
административно-контрольной работы.
2.22. Проекты приказов и указаний должны иметь заголовки,
кратко формулирующие их содержание. Заголовки располагаются
перед текстом слева (приложения N 4, 5).
2.23. В констатирующей части проектов приказов и указаний
излагаются цели и задачи предписываемых действий, факты или
основания, послужившие причиной издания документа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые
действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть начинается с напечатанной строчными
буквами вразрядку распорядительной формулы:
для приказов - приказываю;
для указаний - обязываю;
Распорядительная часть делится на пункты. В каждом пункте
необходимо указать исполнителя и предписываемое действие, а
также конкретный срок выполнения задания (поручения). Пункты
нумеруются арабскими цифрами.
Если проведение предусмотренных мероприятий поручается
нескольким соисполнителям, то ответственный исполнитель при
перечислении указывается первым.
Текст распорядительной части излагается в повелительной
форме.
В конце приказов, как правило, указывается структурное
подразделение или конкретное должностное лицо, на которое
возложен контроль за выполнением распорядительного документа в
целом.
2.24. Приказы Минсельхозпрода России подписываются
Министром, а в его отсутствие - замещающим лицом. Указания
Минсельхозпрода России подписываются заместителем Министра в
соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
2.25. Если к приказам и указаниям имеются приложения, то
они нумеруются порядковыми номерами, а в тексте основных
документов должны быть ссылки на них. Когда приложение одно, то
ему номер не присваивается.
Приложения к приказам и указаниям подписываются
руководителями структурных подразделений Министерства,
подготовивших документы.
Приложение, дублирующее документ, утвержденный другим
органом, не подписывается, а визируются руководителем
структурного подразделения Министерства и в левом верхнем углу
первого листа указывается, кем был утвержден документ.
2.26. Даты в приказах и указаниях воспроизводятся только
словесно-цифровым способом, например: 15 августа 1996 г., а не
15.08.96.
2.27. Составители проекта приказа и указания обязаны
согласовать его с заинтересованными структурными подразделениями
и курирующим заместителем Министра, а также Управлением правого
регулирования и Департаментом административно-контрольной работы.
Проект считается согласованным при наличии виз.
2.28. Руководители структурных подразделений Министерства
должны безотлагательно ознакомиться с проектом распорядительного
документа, завизировать его или при наличии возражений отметить
это в проекте документа и приложить конкретные замечания.
Предлагаемые изменения по тексту проекта следует
представлять в виде точно сформулированных пунктов или
мотивированного отказа.
Проекты приказов и указаний визируются на лицевой стороне
последнего листа первого экземпляра только соответствующими
заместителями Министра, руководителями структурных подразделений
Министерства, Управления правового регулирования и Департамента
административно-контрольной работы. Виза должна быть разборчива
и датирована.
2.29. Проекты приказов и указаний, издаваемых во исполнение
указов и распоряжений Правительства Российской Федерации, в
которых не установлены конкретные задания, визируются
руководителем структурного подразделения Министерства,
подготовившего документ, Управлением правого регулирования и
Департаментом административно-контрольной работы.
2.30. Приказы и указания Минсельхозпрода России
регистрируются и выпускаются протокольным отделом в соответствии
с оформленными списками на рассылку этих документов*.
Копии приказов и указаний при необходимости заверяются
печатью Департамента административно-контрольной работы.
2.31. Проекты совместных приказов и указаний
Минсельхозпрода России и других министерств, ведомств
оформляются на чистых листах. В заголовочной части таких
документов наименования организаций-авторов указываются на одном
уровне.
Экземпляры совместных распорядительных документов каждой
организации - автора должны содержать личные подписи должностных
лиц. Индексами этих документов являются номера документов
организаций - авторов, разделенные дробной чертой.
2.32. Подлинники приказов и указаний Минсельхозпрода России
в течение установленных сроков хранятся в протокольном отделе.
Материалы к заседаниям коллегии Минсельхозпрода России
2.33. Материалы для рассмотрения на заседаниях коллегии
подготавливаются в соответствии с утвержденными полугодовыми
планами-повестками заседаний, отдельными поручениями и
представляются в Департамент административно-контрольной работы
в двух экземплярах не позднее 10 дней до назначенного срока
заседания.
В случае задержки представления материалов к заседанию без
особого разрешения или недостаточного уровня их подготовки
вопрос снимается с обсуждения, а руководитель подразделения,
ответственный за подготовку материалов, обязан представить
объяснение.
2.34. В состав материалов к заседаниям коллегии должны
входить:
справка не более 5 страниц с анализом состояния вопроса,
обоснованием вносимых предложений и эффективности намечаемых
мероприятий;
проект постановления коллегии объемом 2-3 страницы,
содержащий четко сформулированные задания с указанием конкретных
исполнителей и сроков исполнения;
список лиц, приглашенных на заседание;
список выступающих по данному вопросу.
В необходимых случаях подготавливаются проекты приказов и
указаний Минсельхозпрода России, указов или распоряжений
Президента Российской Федерации, постановлений или распоряжений
Правительства Российской Федерации.
2.35. Ответственность за своевременную и качественную
подготовку материалов к заседаниям коллегии несут руководители
структурных подразделений Министерства.
Представляемые материалы рассматриваются и визируются
соответствующими заместителями Министра. Проекты постановлений
коллегии должны быть согласованы с заинтересованными
структурными подразделениями и курирующим заместителем Министра
и завизированы ими.
2.36. Материалы к заседаниям коллегии докладываются
Министру начальником Департамента административно-контрольной
работы.
Формирование и рассылка материалов членам коллегии,
руководителям структурных подразделений центрального аппарата
Министерства, министерствам и ведомствам осуществляется
протокольным отделом, как правило, за 4-5 дней до заседания.
2.37. Заседания коллегии оформляются протоколом, в котором
фиксируются принятые решения по каждому рассмотренному вопросу.
Протоколы заседаний коллегии печатаются на бланках
установленной форме и представляются на подпись
председательствовавшему не позднее чем в 3-дневный срок
(приложение N 6).
В случае создания отдельных комиссий для уточнения
внесенных проектов решений или подготовки дополнительных
предложений срок их работы устанавливается на заседании коллегии.
2.38. Датой протокола является день проведения заседания
коллегии.
Решения, принимаемые коллегией, проводятся в жизнь, как
правило, постановлениями коллегии и приказами Минсельхозпрода
России.
2.39. Протоколы заседаний направляются персонально членам
коллегии, руководителям структурных подразделений центрального
аппарата Министерства.
2.40. Решения, принятые на заседании коллегии, доводятся до
ответственных исполнителей в форме постановлений коллегии на
бланке установленного образца (приложение N 7).
Датой постановления коллегии является день подписания
постановления.
2.41. Решения, принятые коллегией Минсельхозпрода России
совместно с другими министерствами, ведомствами и общественными
организациями, оформляются в виде отдельных постановлений.
Протоколы совещаний
2.42. Протоколы совещаний, проведенных Министром и его
заместителями, оформляются соответствующими секретариатами или
работниками подразделений Министерства, по инициативе которых
проводится совещание.
Протоколы совещаний, проведенных руководителями структурных
подразделений Министерства, оформляются работниками этих
подразделений.
2.43. Протоколы совещаний должны быть краткими, содержать
конкретные решения по обсуждаемым вопросам с указанием сроков и
ответственных исполнителей. Датой протокола является день
проведения совещания.
2.44. Подписанные протоколы совещаний, проведенных
Министром, регистрируются, доводятся до исполнителей и хранятся
в протокольном отделе (приложение N 8).
Подписанные протоколы совещаний у заместителей Министра
передаются в соответствующие секретариаты для регистрации,
доведения до исполнителей, контроля исполнения и хранения.
Подписанные протоколы совещаний, проведенных в структурных
подразделениях, передаются в службы делопроизводства этих
подразделений для регистрации, ознакомления исполнителей,
контроля исполнения и хранения.
2.45. Протоколы совещаний, проведенных руководителями
структурных подразделений, в которых содержатся рекомендации
другим структурным подразделениям Министерства, организациям и
предприятиям системы Минсельхозпрода России, утверждаются
заместителями Министра согласно распределению обязанностей.
Телеграммы (телетайпограммы) и телефонограммы
2.46. Телеграфная (телетайпная) переписка ведется только по
срочным вопросам.
Телеграмма (телетайпограмма) должна быть предельно краткой,
напечатана четко и без помарок.
Телеграмма (телетайпограмма) за подписью руководства
Минсельхозпрода России печатается в трех экземплярах, а в
остальных случаях - в двух экземплярах.
Телеграмма (телетайпограмма) категории "Правительственная"
подписывается Министром или его заместителями. Отметка о
категории "Правительственная", "Срочная" проставляется перед
адресом (приложения N 9).
В адресе телеграммы (телетайпограммы) необходимо указать
название пункта назначения с номером отделения связи,
наименование организации, предприятия или условный телеграфный
адрес, фамилию должностного лица, которому адресуется телеграмма
(телетайпограмма). В конце текста проставляется исходящий номер.
В подписи указывается сокращенное наименование должности и
фамилия руководителя, который подписывает телеграмму
(телетайпограмму).
В нижней части телеграммы (телетайпограммы) под чертой
следует указать адрес Министерства, наименование должности,
инициалы и фамилию лица, подписавшего телеграмму
(телетайпограмму), дату ее передачи на отправку, а также фамилию
и номер служебного телефона исполнителя.
В ответных телеграммах (телетайпограммах) перед текстом
проставляется номер или название документа, на который дается
ответ.
Телеграмма (телетайпограмма) сдается на отправку в
телетайпный узел в одном экземпляре, независимо от количества
пунктов назначения и адресов.
При необходимости отправки телеграммы через городское
отделение связи она должна быть передана в отдел
документационного обеспечения в количестве экземпляров,
соответствующему числу пунктов назначения.
На каждом подписанном экземпляре телеграммы, отправляемой
через городское отделение связи, ставится печать.
Телеграмма, подписанная руководителями нескольких ведомств,
заверяется печатями этих ведомств.
2.47. Телефонограммы используются в тех случаях, когда
возникает необходимость в кратчайший срок передать оперативную
информацию. Текст их должен быть предельно кратким, содержать,
как правило, не более 50 слов.
Телефонограммы печатаются в одном экземпляре. После
передачи телефонограммы на ней указывается фамилия должностного
лица, передавшего телефонограмму, дата и время передачи, фамилия
должностного лица, принявшего телефонограмму.
Порядок подписания документов
2.48. Документы от имени Минсельхозпрода России
подписываются Министром и его заместителями.
Руководители структурных подразделений Министерства ведут
переписку от имени возглавляемых ими подразделений в пределах
своей компетенции. Документы, направляемые в Администрацию
Президента Российской Федерации, Федеральное Собрание (Совет
Федерации и Государственная Дума), Правительство Российской
Федерации, в случаях, когда документы из этих органов адресованы
непосредственно заместителям Министра с поручением дать ответ;
- документы, направляемые в министерства и ведомства
федерального и регионального уровня;
- ответы на обращения депутатов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской
Федерации (порядок работы с обращениями депутатов определен
приказом Минсельхозпрода России от 24 января 1995 г. N 21);
- сообщения средствам массовой информации по критическим
выступлениям;
- другие документы и материалы по вопросам, относящимся к
компетенции возглавляемых ими структурных подразделений.
Правила печатания и размножения документов
2.50. Служебные документы, подготовленные для печатания на
пишущей машинке, должны быть написаны ясно, разборчиво,
обязательно чернилами или пастой и тщательно отредактированы**.
Рукописи, небрежно оформленные, а также имеющие неясные
поправки, для печатания не принимаются.
В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель
указывает количество экземпляров, которое необходимо напечатать,
свою фамилию, дату сдачи рукописи и номер служебного телефона.
Размножению подлежат приказы, указания, инструкции,
положения, справки другие документы Минсельхозпрода России,
перечень которых определяется Департаментом
административно-контрольной работы в соответствии с Едиными
правилами печатания несекретных изданий (М.:Главлит СССР, 1987).
Документы с грифом "Для служебного пользования"
размножаются в установленном порядке только по согласованию с
Первым отделом, а материалы коллегии - по согласованию с
протокольным отделом.
2.51. Разрешение на размножение служебных документов
Министерства подписывается руководством Департамента
административно-контрольной работы.
Документы на размножение сдаются по заказу установленного
образца, подписанному руководителем структурного или
внутриструктурного подразделения (приложение N 11).
2.52. Оригиналы документов для размножения должны быть
отпечатаны на белой бумаге через полтора межстрочных интервала.
Печать должна быть яркой, четкой, без помарок и вставок.
Страница оригинала должна иметь поля: левое - 35 мм, правое - не
менее 8 мм, верхнее - 20 мм и нижнее - не менее 19 мм.
2.53. При размножении служебных документов в правом нижнем
углу последнего листа документа проставляется отметка с
выходными данными: Минсельхозпрод России
Заказ ________________ Тираж ________________
2.54. Копирование решений Президента Российской Федерации,
решений Правительства, материалов Министерского архива
производится только с разрешения руководителей подразделений с
обоснованием необходимости такого копирования.
2.55. Разрешается копирование только материалов и
документов служебного характера.
3. Организация документооборота
Общие требования
3.1. Организация документооборота должна отвечать следующим
требованиям:
прохождение документов должно быть оперативным и
целенаправленно регулироваться;
порядок прохождения и процесс обработки основных категорий
документов должен быть максимально единообразным.
3.2. Документы, адресованные руководству Министерства,
принимаются и обрабатываются отделом документационного
обеспечения Департамента административно-контрольной работы.
Документы, адресованные непосредственно в структурные
подразделения Министерства, обрабатываются службами
делопроизводства этих подразделений.
Обработка входящих документов
3.3. При приеме входящих документов осуществляется
расконвертовка корреспонденции, проверяется правильность
доставки и целостность вложений, фиксируется факт поступления
документа в Министерство и проводится предварительное
рассмотрение документов с целью распределения их для
обязательного доклада руководству Министерства или направления
непосредственно в структурные подразделения.
Не вскрываются пакеты, поступающие в адрес общественных
организаций или с пометкой "Лично".
3.4. Если при вскрытии конвертов обнаружено повреждение,
отсутствие документа или приложения к нему, а также
несоответствие номера, обозначенного на документе, номеру на
конверте, то об этом сообщается отправителю.
Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех
случаев, когда только по конверту можно установить адрес
отправителя или когда дата почтового штемпеля на конверте служит
доказательством времени отправки документа. На каждом документе
в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа
проставляется экспедиционный штамп с указанием даты поступления.
3.5. Документы, адресованные руководству Министерства,
отделом документационного обеспечения Департамента
административно-контрольной работы направляются на рассмотрение
в соответствующие секретариаты.
Остальная корреспонденция направляется на исполнение
непосредственно в структурные подразделения или должностным
лицам.
Все входящие документы должны рассматриваться в день их
поступления, а требующие срочных мер - незамедлительно.
3.6. Результаты рассмотрения документа отражаются в
резолюции, которая, как правило, должна содержать фамилию и
инициалы ответственного исполнителя, конкретное поручение и срок
его выполнения.
Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то
ответственным за исполнение документа в целом является лицо,
указанное первым, или за кем определен созыв исполнителей. Для
оперативного исполнения поручения соисполнителям направляются
копии документов.
Соисполнители документа представляют все необходимые
материалы и в равной мере несут ответственность за своевременную
и качественную подготовку проектов документов.
3.7. Переадресовка документа допускается в исключительных
случаях и осуществляется лицом, давшим поручение, или
руководством Департамента административно-контрольной работы, но
не позднее двух дней с момента получения документа структурным
подразделением.
Обработка исходящих документов
3.8. Оформленные исходящие документы Министерства
передаются в отдел документационного обеспечения Департамента
административно-контрольной работы для обработки и отправки
адресатам. При этом проверяется правильность оформления
документов, наличие приложений, соответствие количества
экземпляров количеству адресатов согласно списку на рассылку.
Разница между датой документа и днем его отправки не должна
превышать одного дня.
Регистрация документов
3.9. Регистрации подлежат документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Документ должен быть зарегистрирован только один раз:
входящий - в день поступления, исходящий - в день подписания или
утверждения.
3.10. Документы Министерства регистрируются в отделе
документационного обеспечения.
Документы структурных подразделений Министерства
регистрируются в службах делопроизводства этих подразделений.
3.11. При регистрации входящей корреспонденции на лицевой
стороне первого листа документа проставляется штамп, где
указывается наименование Министерства с индексом структурного
подразделения, дата регистрации и порядковый номер поступления.
При регистрации исходящей корреспонденции дата и номер
отправления проставляется в бланке документа.
3.12. Для регистрации всех категорий документов в
Министерстве применяется единая форма регистрационно-контрольной
карточки (приложение N 12):
с красной или зеленой полосой - в отделе документационного
обеспечения Департамента административно-контрольной работы;
без цветной полосы - в секретариатах заместителей Министра,
начальников Департаментов или службах делопроизводства
структурных подразделений.
3.13. Количество экземпляров регистрационно-контрольной
карточки определяется числом учетных, справочных и контрольных
карточек в структурных подразделениях и звеньях, в которых
документ будет исполняться и контролироваться. При этом в
учетных картотеках регистрационно-контрольные карточки следует
систематизировать по порядковым номерам поступлений
(отправлений), в справочных картотеках - по корреспондентам, и,
при необходимости, в контрольных картотеках - по срокам
исполнения поручений.
3.14. При регистрации индекс входящего документа должен
состоять:
для правительственной корреспонденции - из литерного
обозначения, порядкового номера поступления в Министерство***.
Например: П-361;
для общей корреспонденции - из порядкового номера
поступления в Министерство. Например: N 1044;
для корреспонденции структурных подразделений - из
порядкового номера поступления в данном подразделении.
3.15. При регистрации индекс исходящего документа должен
состоять:
для правительственной корреспонденции - из литерного
обозначения, индекса руководства Министерства, подписавшего
документ, индекса структурного подразделения - исполнителя и
порядкового номера отправления. Например: П-2/16/987;
для общей корреспонденции - из индекса руководства
Министерства, подписавшего документ, индекса структурного
подразделения - исполнителя и порядкового номера отправления.
Например: 1-15/4235;
для корреспонденции структурных подразделений - из индекса
структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и
порядкового номера отправления. Например: 32-15/46.
На исходящие документы заводятся регистрационно-контрольные
карточки, содержащие необходимые сведения о них.
Учет объема документооборота
3.16. В Министерстве осуществляется учет объема
документооборота, представляющего собой количество входящих и
исходящих документов за определенный период времени. Данные об
объеме документооборота для систематического анализа ежемесячно
представляются структурными подразделениями Министерства в отдел
документационного обеспечения Департамента
административно-контрольной работы.
4. Организация контроля исполнения документов
Общие требования
4.1. Организация контроля должна обеспечивать учет,
проверку исполнения документов в установленные сроки и обобщение
результатов выполнения поручений.
4.2. Ответственность за качественное и своевременное
исполнение поручений, данных во исполнение указов, распоряжений
и поручений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений
других органов исполнительной власти, приказов и указаний
Министерства, решений коллегии и поручений Министра возлагается
персонально на заместителей Министра и руководителей структурных
подразделений Министерства.
4.3. Необходимость контроля исполнения содержащихся в
документах поручений, поступивших в Министерство, определяется
руководством Департамента административно-контрольной работы,
при этом на документе и карточке проставляется штамп "Контроль".
4.4. Если поручение адресовано руководителям нескольких
структурных подразделений, ответственность за организацию его
исполнения возлагается на должностное лицо, указанное в
резолюции первым. При этом необходимо обеспечить созыв
соисполнителей, коллегиальное рассмотрение вопроса и выработку
согласованного решения.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за
качественное и своевременное выполнение поручения.
4.5. Передача контрольных документов на исполнение из
одного структурного подразделения Министерства в другое
осуществляется только после соответствующего оформления в
Департаменте административно-контрольной работы.
4.6. Контроль и проверку исполнения документов в
Министерстве осуществляют:
- контрольно-инспекторский отдел Департамента
административно-контрольной работы - за исполнением поручений
Президента Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, других органов исполнительной власти, приказов и
указаний Министерства, поручений Министра и его заместителей с
грифом "Контроль";
- протокольный отдел - за исполнением решений коллегии
Министерства и поручений, данных на совещаниях у Министра;
- секретариаты заместителей Министра - за исполнением
поручений, поступивших непосредственно в адрес заместителей
Министра и подчиненных им подразделений;
- службы делопроизводства структурных подразделений
Министерства - за исполнением документов, поступивших
непосредственно в адрес департаментов, управлений, отделов;
- отдел по документационному обеспечению Департамента
административно-контрольной работы - за исполнением документов
без грифа "Контроль".
Сроки и порядок исполнения.
4.7. Срок исполнения, как правило, указывается в самом
документе или резолюции руководства Министерства.
4.8. Если в документе или резолюции руководства
Министерства не определены конкретные сроки исполнения
поручений, то они составляют:
- для поручений, содержащихся в указах и распоряжениях
Президента Российской Федерации, постановлениях и распоряжениях
Правительства Российской Федерации, - один месяц;
- для поручений Правительства Российской Федерации, других
органов исполнительной власти, поручений Министра и его
заместителей, требующих длительную проработку с выездом
специалиста на места или согласования с другими ведомствами, -
один месяц;
- для поручений Правительства Российской Федерации, других
органов исполнительной власти, поручений Министра его
заместителей, не требующих длительной проработки, - 10 дней;
- для поручений, требующих дополнительного изучения уже
ранее поставленных вопросов, - 10 дней;
- для поручений, имеющих в тексте пометку "оперативно", -
10 дней;
- для поручений, имеющих в тексте пометку "срочно", - 3 дня.
4.9. Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документов, а для входящих документов -
со дня их поступления в Министерство.
В случае окончания срока исполнения в выходной или
праздничный день он продлевается до первого за ним рабочего дня.
4.10. Переадресовка документов при необходимости
осуществляется должностным лицом, давшим поручение, или
руководством Департамента административно-контрольной работы, но
не позднее двух дней с момента получения документа структурным
подразделением Министерства. Передача поручений из одного
подразделения в другое без оформления переадресовки запрещена.
4.11. Если в процессе исполнения выясняется невозможность
соблюдения соответствующего срока, исполнитель обязан не менее
чем за три дня до его истечения обратиться по подчиненности с
обоснованной просьбой о продлении срока. Срок исполнения,
указанный в резолюции или определенный содержанием документа,
может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение.
Об изменении срока исполнения необходимо в тот же день поставить
в известность контролирующее подразделение Департамента
административно-контрольной работы.
4.12. Документ считается исполненным, когда приняты решения
по поставленным в нем вопросам, полностью исполнена резолюция
должностного лица, давшего поручение, и, если требуется,
направлен доклад об исполнении в соответствующие организации или
дан ответ по существу заинтересованным лицам.
4.13. Исполненные документы снимаются с контроля в
контролирующих подразделениях.
4.14. Отметка об исполнении вносится в
регистрационно-контрольную карточку и включает фамилию и телефон
исполнителя, краткую запись решения вопроса по существу, дату и
номер ответного документа, а также номер дела, в котором будут
храниться документы.
4.15. Проверка хода исполнения осуществляется на всех
этапах до истечения сроков в следующем порядке:
поручений текущего месяца - каждые 7 дней;
поручения и заданий последующих месяцев текущего года -
ежемесячно;
заданий последующих лет - один раз в год.
4.16. В случае неисполнения документов в установленный срок
контролирующие подразделения докладывают об этом руководству
Департамента административно-контрольной работы с указанием
причин невыполнения, конкретных виновников и вносят
соответствующие предложения по устранению недостатков, а также
укреплению исполнительской дисциплины.
4.17. Ход выполнения поручений и состояние исполнительной
дисциплины в структурных подразделениях Министерства
анализируется и докладывается руководителям структурных
подразделений еженедельно.
Руководители департаментов, управлений, отделов
периодически в зависимости от необходимости, проводят совещания,
на которых обсуждается состояние исполнительной дисциплины и
намечаются меры по ее укреплению.
5. Составление номенклатур, формирование, оформление и
хранение дел в структурных подразделениях
Составление номенклатуры дел
5.1. В целях обоснованного распределения исполненных
документов, формирования дел, обеспечения их поиска и учета
структурные подразделения Министерства составляют номенклатуры
дел, которые представляют собой систематизированный перечень
наименований дел с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке (приложение N 14).
5.2. Номенклатура дел структурного подразделения
Министерства составляется службой делопроизводства в четырех
экземплярах, согласовывается с архивом Министерства и вводится в
действие с 1 января.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново
в случае изменения функций и структуры подразделения, но не реже
одного раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с
соответствующими поправками и утверждается.
5.3. В номенклатуру включаются заголовки дел, отражающие
документируемые участки работы структурного подразделения
Министерства. Заголовки дел должны быть краткими и давать
представление о составе и содержании документов. Заведение дел с
неконкретными наименованиями ("Разная переписка", "Общие
вопросы", "Справочные материалы" и т. п.) не разрешается.
5.4. Номенклатура дел составляется с таким расчетом, чтобы
дела, как правило, формировались по определенным вопросам. В
заголовках дел кроме наименования вопроса указывается
разновидность документов (планы, отчеты, заявки и т. д.) и в
зависимости от содержания документов и другие сведения,
например, корреспонденты, территории и др.
5.5. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь
условное цифровое обозначение (индекс дела), которое состоит из
индекса структурного подразделения и порядкового номера дела.
Например: 38-169.
При наличии в деле нескольких томов индекс проставляется на
каждом томе с добавлением его номера.
5.6. Внутри номенклатуры дела размещаются по степени
важности включенных в них документов, причем вначале вносятся
приказы, указания, протоколы, планы, отчеты, а затем переписка и
другие документы.
5.7. В течение года в утвержденную номенклатуру дел
вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т. д.
По окончании года в нее заносятся итоговые сведения о категориях
и количестве заведенных дел.
Формирование дел
5.8. Формирование дел - это группировка исполненных
документов в деле в соответствии с утвержденной номенклатурой.
В дела должны помещаться документы, которые по своему
содержанию соответствуют заголовкам дел. При этом запрещается
группировать черновые и дублетные экземпляры, а также документы,
подлежащие возврату.
5.9. При формировании дел необходимо соблюдать следующие
основные требования:
документы постоянного и временного хранения группируются в
отдельные дела;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
документы, помещенные в дело, оформляются в соответствии с
требованиями государственных стандартов и настоящей Инструкции;
в дело группируются документы одного календарного года.
Исключения составляют: переходящие дела, арбитражные дела,
личные дела;
дело должно содержать не более 250 листов, при толщине 3-4
см. Если документов больше, то заводится второй том этого дела.
Оформление дел
5.10. Законченные делопроизводством дела после окончания
календарного года полежат оформлению. В зависимости от сроков
хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела
постоянного, долговременного хранения и по личному составу
подлежат полному оформлению, которое предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя
(приложение N 15);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи
документов в деле (приложение N 16);
оформление обложки дела (приложение N 17).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичному оформлению: документы допускается хранить в
скоросшивателях, не проводится их пересистематизация, листы дела
не нумеруются, лист-заверитель не составляется.
Хранение дел
5.11. В структурных подразделениях документы хранятся в
запирающихся шкафах, где должен быть соответствующий перечень
дел.
5.12. Передача дел или отдельных документов в другие
подразделения разрешается с согласия руководителя структурного
подразделения Министерства.
5.13. Изъятие документов из дела допускается в
исключительных случаях. Такое изъятие производится с разрешения
руководителя структурного подразделения с обязательным
оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и
вложением акта об изъятии подлинника.
5.14. Работники структурных подразделений несут
ответственность за сохранность служебных документов и за
надлежащее обращение с ними.
При переводе на другую работу или увольнения сотрудника,
ответственного за делопроизводство в подразделении, все дела и
документы сдаются вновь назначенному работнику или другому
должностному лицу по указанию руководства структурного
подразделения.
6. Подготовка дел для сдачи в архив
Экспертиза ценности документов
6.1. Для организации и проведения экспертизы
научно-практической ценности документов, отбора их и подготовки
на архивное хранение создана Центральная экспертная комиссия
Минсельхозпрода России (ЦЭК). В структурных подразделениях
Министерства созданы экспертные комиссии (ЭК) этих подразделений.
6.2. Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур
дел и изданных перечней документов с указанием сроков хранения с
полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой "ЭПК".
6.3. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу (приложение N 18), а также акты о
выделении документов к уничтожению (приложение N 19).
Составление описей дел
6.4. Законченные делопроизводством дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в
структурном подразделении Министерства для справочной работы, а
затем сдаются в архив Министерства по соответствующей (единой
для всех внутриструктурных подразделений) описи. Дела со сроками
хранения до 10 лет включительно передаются в архив Министерства
в исключительных случаях по согласованию с руководством
Департамента административно-контрольной работы.
6.5. Перед внесением дел в опись проверяется:
соответствие заголовка дела содержанию документов;
качество подшивки или переплета;
нумерация листов, наличие, в необходимых случаях,
внутренней описи;
оформление обложки, наличие листа-заверителя.
В случае обнаружения нарушений установленных правил
формирования и оформления дел они должны быть устранены.
6.6. При составлении описи дел соблюдаются следующие
требования:
каждое дело вноситься в опись под самостоятельным
порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то
каждый том включается в опись самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные
однородные дела обозначаются словами "То же". При этом другие
сведения о делах вносятся в опись полностью;
графа описи "Примечание" используется для отметок об
особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим
структурным подразделениям, о наличии копий и т. п.
6.7. Описи дел составляются в четырех экземплярах, два из
которых вместе с делами передаются в архив Министерства.
Передача дел в архив Министерства
6.8. Вся работа, связанная с подготовкой и доставкой дел
для сдачи в архив, осуществляется непосредственно структурными
подразделениями Министерства.
6.9. Архив Министерства организует свою работу в
соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов,
объявленными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1986 г. N
263, разъяснениями Государственного архива Российской Федерации,
приказами и указаниями Минсельхозпрода России, а также
поручениями руководства Департамента административно-контрольной
работы.
Начальник Департамента
административно-контрольной
работы Б.В.Лякин
------------------------------
* Приказы по личному составу центрального аппарата
Министерства регистрируются и выпускаются отделом кадров
центрального аппарата Департамента административно-контрольной
работы.
** Правила машинописного оформления документов приведены в
приложении N 10.
*** Индексы руководства, структурных подразделений
центрального аппарата приведены в приложении N 13.
Приложения
к Инструкции о работе с документами в аппарате
Минсельхозпрода России
Приложение N 1
Минэкономики России
01.10.96 N П-1-24/6000
На N _________________
(Краткое содержание письма)
(Текст письма)
Министр В.Н.Хлыстун
Фамилия и номер
служебного телефона
исполнителя
письмо Минсельхозпрода России, формат А4 (210х292)
Приложение N 2
Проект
Правительство Российской Федерации
Постановление
от _______________ 199 __ г. N ________________
г.Москва
(Текст постановления)
Председатель Правительства
Российской Федерации В.С.Черномырдин
Проект распоряжения Правительства Российской Федерации
Формат А4 (210х297 мм).
Приложение N 3
Проект
Правительство Российской Федерации
Распоряжение
от _______________ 199 __ г. N ________________
г.Москва
О внесении изменений и дополнений в
постановление Правительства Российской
Федерации
(Текст распоряжения)
Председатель Правительства
Российской Федерации В.С.Черномырдин
Проект постановления Правительства Российской Федерации.
Формат А4 (210х297 мм).
Приложение N 4
Министерство сельского хозяйства и продовольствия
Российской Федерации
(Минсельхозпрод России)
Приказ
от 11 октября 1996 г. N 284
Москва
О реорганизации совхоза-
техникума "Марксовский"
в Саратовской области
(Текст приказа)
Министр В.Н.Хлыстун
Приложение N 5
Департаментам, управлениям,
отделам
Министерствам, управлениям
(департаментам) сельского
хозяйства и продовольствия
субъектов Российской Федерации
Министерство
сельского хозяйства
и продовольствия
Российской Федерации
(Минсельхозпрод России)
Указание
от 12 августа 1996 г. N 20
Москва
О государственной поддержке
развития лизинговой
деятельности в Российской
Федерации
(Текст указания)
Первый заместитель Министра В.Н.Щербак
Приложение N 6
Министерство сельского хозяйства и продовольствия
Российской Федерации
(Минсельхозпрод России)
Протокол
заседания коллегии
от N
Приложение N 7
Министерство сельского хозяйства и продовольствия
Российской Федерации
(Минсельхозпрод России)
Коллегия
Постановление
от 11 N
Москва
Об отраслевых научно-технических программах по
научно-инновационному обеспечению развития
агропромышленного комплекса России в 1996-2000 годах
(Текст постановления)
Министр В.Н.Хлыстун
Приложение N 8
Протокол
совещания у Министра сельского хозяйства
и продовольствия Российской Федерации
В.Н.Хлыстуна
"____"______________ 1996 г. N _____________________
Присутствовали:
В ходе совещания были даны следующие поручения:
(текст поручений)
Министр В.Н.Хлыстун
(подпись)
Протокол совещания у Министра. Формат А4 (210х297 мм)
Приложение N 9
Правительственная
Воронеж 90 Облсельхозпроддепартамент Коновалову
(Текст телеграммы)
Минроссельхозпрод Хлыстун
-------------------------------------------------------------------------
Москва 84 Министр сельского
Минсельхозпрод России хозяйства и продовольствия
Орликов пер., 1/11 России
Дата и номер телеграммы /подпись/ В.Н.Хлыстун
Фамилия и номер служебного
телефона исполнителя
Телеграмма (телетайпограмма). Формат А5 (148-210 мм).
Приложение N 10
Правила
машинописного оформления документов
1. Текст документов печатается на пишущей машине через
полтора межстрочных интервала. Допускается печатание через один
межстрочный интервал текстов документов формата А5 (148х210 мм).
Первая строка каждого абзаца печатается, отступив пять
знаков от границы левого поля.
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским
способом, печатают через два межстрочных интервала.
2. В документах, оформляемых на двух и более страницах,
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц должны проставляться посередине верхнего
поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и
знаков препинания.
Номера страниц печатаются в интервале 10-15 мм от верхнего
обреза листа.
3. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк,
печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные
части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о
наличии приложения" и "гриф согласования" отделяются друг от
друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
4. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными
интервалами.
5. Расшифровка подписи в реквизите "подпись" должна
печататься на уровне последней строки наименования должности.
6. При печатании документов используют 8 стандартных
положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
7. От нулевого положения табулятора печатают следующие
реквизиты: "название вида документа", "дата", "ссылка на индекс
и дату входящего документа", "место составления или издания",
"заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии
приложения, наименование должности в реквизите "подпись", "гриф
согласования", заверительную надпись "верно", дату при заверении
копий, "фамилию исполнителя и номер его телефона".
8. От 1-го положения табулятора печатают начало абзацев в
тексте.
9. От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат".
10. От 5-го положения табулятора печатают реквизит "гриф
утверждения", и "гриф ограничения доступа к документу".
11. От 6-го положения табулятора печатают расшифровку
подписи в реквизите "подпись".
12. 2-е, 3-е и 7-е положения табулятора используют при
составлении таблиц и конструировании бланков с трафаретными
текстами.
13. Если в тексте документа имеются примечания или
выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ,
послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и
"Основание" печатают от 0- положения табулятора, а относящийся к
ним текст - через один межстрочный интервал.
Приложение N 11
Печатный цех УСЗ
при Минсельхозпроде России
Заказ N _______
на множительные работы
Разрешено в ________ экз.
Индекс ___________________________
подразделения (руководство ДАКР
комн. 361)
Наименование
материала _______________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Заказчик (Ф.И.О.), номер тел. ___________________________________________
К-во листов ______________ Экз. __________________
Руководитель подразделения _________________
Дата приемки ___________________________
Дата выполнения ________________________
Заказ на копировально-множительные работы.
Формат А6 (105х148 мм)
Приложение N 12
Лицевая сторона
------------------------------------------------------------------------¬
Срок исполнения ¦
------------------------------------------------------------------------+
Корреспондент¦
-----------------------------------T------------------------------------+
Дата поступления и индекс ¦ Дата и индекс документа¦
документа ¦ ¦
-----------------------------------+------------------------------------+
¦
¦
¦
Краткое содержание ¦
------------------------------------------------------------------------+
¦
¦
¦
¦
Резолюция или кому направлен документ ¦
-------------------------------------------------------------------------
Оборотная сторона
------------------------------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Отметка об исполнении¦
+-----------------------------------------------------------------------+
¦ Фонд N Опись N Дело N ¦
L------------------------------------------------------------------------
Регистрационно-контрольная карточка.
Формат А6 (105х148 мм).
Приложения N 13
Условные делопроизводственные обозначения
(индексы) руководства и структурных подразделений
центрального аппарата Минсельхозпрода России
Министр В.Н.Хлыстун 1
Первый заместитель Министра
В.Н.Щербак 2
Первый заместитель Министра - президент
Россельхозакадемии Г.А.Романенко 3
Первый заместитель Министра -
генеральный директор Федеральной
продовольственной корпорации В.Н.Чаплыгин 4
Заместитель Министра Н.В.Аверьянов 5
Заместитель Министра В.И.Алгинин 6
Заместитель Министра А.В.Колганов 7
Заместитель Министра - статс-секретарь
А.С.Беляков 8
Заместитель Министра 9
Департамент пищевой и перерабатывающей
промышленности (Пищепромдепартамент) 11
Департамент по охране и рациональному
использованию охотничьих ресурсов
(Охотдепартамент) 12
Департамент ветеринарии (Ветдепартамент) 13
Департамент аграрной политики
(Депагрополитика) 14
Департамент территорий и развития районов
Севера (Тердепартамент) 15
Департамент административно-контрольно
работы (ДепАКР) 16
Департамент растениеводства
(Депрастениеводство) 17
Департамент животноводства и племенного
дела (Депживотноводплем) 18
Департамент химизации и защиты растений
(Депхимзащита) 19
Департамент по ликевидации последствий
радиационных аварий, гражданской обороне,
чрезвычайным ситуациям и охране природы
(Чернобыльдепартамент) 20
Департамент механизации и электрификации
(Депмехэлектро) 21
Департамент мелиорации земель и сельско-
хозяйственного водоснабжения
(Депмелиоводхоз) 22
Департамент экономики
(Депэкономика) 23
Департамент финансовой, кредитной и
налоговой политики
(Депфинансы) 24
Департамент строительства
(Стройдепартамент) 25
Департамент науки и технического
прогресса
(Депнаука) 26
Департамент кадровой политики и
образования
(Депобр) 27
Департамент внешних связей
(Депвнешсвязи) 28
Департамент социального развития и
охраны труда
(Депсоцразвитие) 29
Управление детского и специального
питания
(Упрдетпитание) 30
Управление бухгалтерского учета,
отчетности и ревизионной работы
(Упрбухучет) 31
Управление аграрных рынков и маркетинга
(Упрагрорынки) 32
Управление мотивации труда и социальных
гарантий (Упртруд) 33
Управление лесного хозяйства, заготовки
и переработки древесины (Упрлес) 34
Управление стандартизации, сертификации
с Госинспекций по качеству продукции
(Упрстандарт) 35
Управление кооперации, фермерства и
предпринимательства
(Упрфермкооперация) 36
Управление правового регулирования
(Упрправо) 37
Управление экспертизы проектов и смет
(Упрэкспертиза) 38
Управление по разработке и финансированию
международных инвестиционных проектов
(Упрвнешинвестпроект) 39
Отдел по восстановлению экономики и
объектов жизнеобеспечения АПК Чеченской
Республики 40
Главная государственная инспекция по
надзору за техническим состоянием
самоходных машин и других видов техники
(Главгостехнадзор) 41
Приложение N 14
Минсельхозпрод России
_____________________
_____________________
(наименование структурного
подразделения)
Номенклатура дел
____________ N ________
Москва
на _____________ год
-------------------------------------------------------------------------
Индекс Заголовок дела Кол-во Срок хранения Примечание
дела (тома, части) дел дела (тома,
(томов, части) и N
частей) статьи по
перечню
-------------------------------------------------------------------------
Наименование должности
руководителя структурного Инициалы,
подразделения Подпись фамилия
Наименование должности
руководителя службы Инициалы,
делопроизводства Подпись фамилия
Согласовано
с архивом Министерства
Подпись Инициалы,
Дата фамилия
Итоговая запись о категориях и количестве
дел, заведенных в _________ году
-------------------------------------------------------------------------
По срокам хранения Всего в том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
-------------------------------------------------------------------------
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет
включительно)
Итого:
Руководитель службы Инициалы,
делопроизводства Подпись фамилия
Дата
Номенклатура дел. Формат А4 (210х297 мм).
Приложение N 15
Лист-заверитель дела
В деле подшито и пронумеровано _____________________________________
_____________________________________________________________ листов
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Лист - заверитель дела. Формат А4 (210 х 297 мм).
Приложение N 16
Внутренняя опись
документов дела N ____________
-------------------------------------------------------------------------
NN Индекс Дата Заголовок документа Номера Примечание
п/п документа документа листов
дела
-------------------------------------------------------------------------
Итого __________________________ документов
Количество листов внутренней описи _________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности Подпись Расшифровка
подписи
Внутренняя опись документов дела. Формат А4 (210х297 мм).
Приложение N 17
Министерство сельского хозяйства и
продовольствия России
(Минсельхозпрод России)
_________________________________________________
_________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Дело N __________ том N ________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
(заголовок дела)
_________________
(дата)
на _______ листах
хранить _________
Ф. N ________
Оп. N ________
Д. N ________
Обложка дела. Формат С4 (230х320 мм)
Приложение N 18
Министерство сельского хозяйства и продовольствия России
(Минсельхозпрод России)
_________________________________________________
_________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
Утверждаю
_________________________
(наименование должности
руководителя структурного
подразделения)
Подпись Инициалы,
фамилия
Дата
Опись N
-------------------------------------------------------------------------
NN Индекс Заголовок дела Дата дела Кол-во листов Срок Примечание
п/п дела (тома, части) (тома, в деле (томе, хранения
(тома, части) части) дела
части) (тома,
части)
-------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7
-------------------------------------------------------------------------
В данную опись внесено __________________________ дел с N _______________
(цифрами и прописью)
по N ______________________
Наименование должности Расшифровка
составителя описи Подпись подписи
Согласовано
с архивом Министерства
Подпись Инициалы,
фамилия
Дела передал: Дела принял:
Опись дел. Формат А4 (210х297 мм)
Приложение N 19
Минсельхозпрод России Утверждаю
_____________________ _________________________
_____________________ _________________________
(наименование (наименование должности
структурного руководителя структурного
подразделения) подразделения)
Подпись Расшифровка
подписи
Дата
Акт
__________ N _________
Москва
О выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня)
_________________________________________________________________________
документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ______________________________
_________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
-------------------------------------------------------------------------
NN Заголовок дела Дата Номера Индекс Кол-во Сроки Примечание
п/п или групповой дела описей дела дел хранения
заголовок дел или (номен- (тома, (томов, дела (тома,
край- клатур) части) частей) части) и N
ние за годы по но- статьи по
даты менкла- перечню
дел туре
или N
дела по
описи
-------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8
-------------------------------------------------------------------------
Итого _________________________________ дел за _____________________ годы
(цифрами и прописью)
Документы постоянного хранения и по личному составу за __________________
годы переданы на хранение в архив Министерства.
Наименование должности лица, Расшифровка
проводившего экспертизу ценности Подпись подписи
документов
Дата
Одобрено
протоколом экспертной комиссии
структурного подразделения
от ______________ N ____________
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Формат А4 (210х297 мм)
|
