МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 2 июня 1998 г. N 01-109/16-25
О ВНЕСЕНИИ ДОПОЛНЕНИЙ И УТОЧНЕНИЙ
В ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИТОГАМ
СВЕРОК МУЗЕЙНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ С УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
В связи с запросами музеев о порядке оформления "Акта сверки
наличия фондовой коллекции с учетной документацией" и приложений к
нему (письмо МК РФ N 01-128/16-25 от 10.07.97 "О порядке
представления информации по результатам сверок наличия музейных
коллекций с учетной документацией") сообщаем дополнительно
следующее.
О ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИТОГАМ СВЕРКИ
Предложенная форма Акта сверки наличия фондовой коллекции с
учетной документацией (далее - Акт) является единой для всех
музеев. Такая унифицированная форма необходима для компьютерной
обработки данных с мест.
Кроме предложенных ранее 6 позиций (пунктов), фиксирующих
результаты сверки, которые по статистике наиболее часто
встречаются в музейной практике, могут быть и другие, которые
музеи должны отразить, продолжив нумерацию пунктов (т.е. 7, 8 и
т.д.). Например, о безномерных (неучтенных) предметах,
обнаруженных в ходе сверки; о предметах, списанных ранее по
документам МК РФ, но обнаруженных в наличии и т.д.
Все пункты должны быть заполнены независимо от того, есть в них
изменения или нет. В том случае, если изменений нет, напротив
номера пункта ставится 0 (ноль).
Обращаем внимание, что нумерация приложений к пунктам,
отражающим результаты сверки, не связана с номером пункта, а
зависит от фактического наличия представленных приложений. Так,
если в ходе сверки установлено, что все предметы проверяемой
коллекции оказались в наличии, то напротив пункта 1 ставится - 0.
Это значит, что приложений к этому пункту нет и номер 1 получает
приложение следующего пункта, под которым зафиксированы изменения.
Например, сведения о предметах, записанных дважды под одним
номером (п. 3) будут приложением N 1 к Акту в том случае, если по
первым двум пунктам нет изменений (т.е. отсутствуют приложения к
ним).
Таблицы с фиксацией итогов сверки коллекции по книгам
поступлений и инвентарным книгам получают последние номера
приложений к Акту.
Все Акты сверок коллекций должны быть пронумерованы, для чего в
отделе (секторе) учета музея заводится книга (журнал) регистрации
этих актов.
Требует разъяснения заполнение пунктов 1 и 6 в Акте.
Пункт 1. О предметах, не обнаруженных при сверке.
Сюда могут быть включены:
- предметы, отсутствие которых впервые выявлено в момент
проверки;
- предметы, отсутствие которых зафиксировано ранее (похищенные
из экспозиции, утраченные в результате пожара, аварии отопительной
системы и т.д.), но списание их не было оформлено в связи с
отсутствием полного набора необходимых документов.
Предметы, не обнаруженные при сверке, подлежат списанию только
в том случае, если для этого имеются объективные причины,
подтвержденные документально. Если же причину отсутствия предметов
на момент проверки невозможно установить или документально
подтвердить, то списание откладывается до окончания проверки всех
музейных коллекций и получения основания (т.е. всех необходимых
документов) для списания.
Пункт 6. О предметах, подлежащих списанию (исключению из
учетной документации музея).
Сюда, при условии наличия всех необходимых для списания
документов, могут быть включены:
- предметы, похищенные из экспозиции музея или с выставок вне
музея;
- предметы, утраченные в результате стихийных бедствий (пожар,
наводнение) или аварии отопительной системы;
- предметы, пришедшие в ветхое состояние вследствие плохих
условий хранения, длительного экспонирования или нарушения
технологии изготовления, не подлежащие реставрации;
- предметы, ошибочно включенные в состав основного фонда и т.д.
Примечание. Перечень документов, необходимых для списания
предметов, дан в письме МК РФ N 01-232/16-25 от 23.10.95 "О
порядке списания, передачи предметов из фондов музеев Российской
Федерации".
Фактическое наличие предметов проверяемой коллекции
определяется путем вычитания из исходной цифры количества
предметов, не обнаруженных при сверке, и номеров, дважды
записанных за одним предметом.
Итоговая цифра в Акте должна совпадать с цифрой, указанной в
графе "фактическое наличие предметов данной коллекции" таблицы
фиксации итогов сверки коллекции по Книгам поступлений и таблицы
фиксации итогов сверки коллекции по Инвентарным книгам (в том
случае, если все предметы коллекции прошли 2-ую ступень учета).
Если не все предметы коллекции прошли 2-ую ступень учета,
прилагается объяснительная записка о причинах отсутствия полных
данных по Инвентарным книгам.
О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО СВЕРКЕ
Итоги сверок коллекций рассматриваются и утверждаются фондово-
закупочной комиссией музея. Протокол ФЗК об утверждении итогов
сверки коллекции (образец оформления протокола ФЗК - приложение N
1) <*> вместе с Актом (образец оформления Акта - приложение N 2)
<*> и другими материалами (приложениями к Акту) направляются:
- музеями федерального подчинения - непосредственно в
Министерство культуры Российской Федерации;
- музеями, находящимися в ведении органов исполнительной власти
субъектов Федерации, - в орган культуры субъекта Федерации;
- муниципальными музеями - в орган местного самоуправления,
который затем направляет документы в соответствующий орган
культуры субъекта Федерации.
------------------------------------
<*> Не приводятся.
Органы культуры субъектов Федерации обязаны осуществлять
контроль за проведением сверок музейных коллекций. Итоги сверок
музейных коллекций всех государственных и муниципальных музеев,
находящихся на территории соответствующего субъекта Федерации,
рассматриваются коллегией или специально созданной экспертной
комиссией органа культуры субъекта Федерации. Затем вся
документация с представлением органа культуры субъекта Федерации
направляется в Министерство культуры Российской Федерации на
утверждение.
В том случае, если порядок оформления и представления
документов по итогам сверок коллекций не будет соблюден, все
документы будут возвращены на доработку.
Заместитель Министра
П.В.ХОРОШИЛОВ
|
