ЦЕНТРАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июля 1999 г. N 7/44-III
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ В ПОЛОЖЕНИЕ
"ОБ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ"
В целях совершенствования работы по комплектованию,
обеспечению сохранности, учету и использованию архивного фонда
документов, созданных в результате деятельности Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, Центральная
избирательная комиссия Российской Федерации постановляет:
1. Внести в Положение об Архиве Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации, утвержденное Постановлением
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24
апреля 1997 г. N 125/931-II, изменения и дополнения, изложив его в
новой редакции (прилагается).
2. Опубликовать настоящее Постановление в журнале "Вестник
Центральной избирательной комиссии Российской Федерации".
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
А.А.ВЕШНЯКОВ
Секретарь Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
О.К.ЗАСТРОЖНАЯ
Утверждено
Постановлением Центральной
избирательной комиссии
Российской Федерации
от 9 июля 1999 г. N 7/44-III
Согласовано
Заместитель Руководителя
Федеральной архивной
службы России
В.А.ЕРЕМЧЕНКО
6 июля 1999 года
ПОЛОЖЕНИЕ
О ЦЕНТРАЛЬНОМ АРХИВЕ ЦЕНТРАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Общие положения
1.1. Документы Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - Комиссия), Федерального центра информатизации
при Центральной избирательной комиссии Российской Федерации
(далее - ФЦИ) и Российского центра обучения избирательным
технологиям при Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации (далее - РЦОИТ), включая избирательную, управленческую,
техническую, машиночитаемую и другую документацию, которые имеют
историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и
политическое значение, составляют государственную часть Архивного
фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и
подлежат постоянному хранению в Государственном архиве Российской
Федерации (далее - ГА РФ).
До передачи на хранение в ГА РФ эти документы в соответствии с
Положением об Архивном фонде Российской Федерации хранятся в
течение 15 лет в Центральном архиве Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации (далее - Архив).
1.2. Комиссия, ФЦИ и РЦОИТ обеспечивают сохранность, учет,
отбор, упорядочение и использование документов государственной
части Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в
процессе их деятельности, а также своевременную передачу этих
документов в ГА РФ на хранение в соответствии с правилами,
установленными Росархивом.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и
передачей архивных документов, производятся силами и за счет
средств Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
1.3. Для хранения документов государственной части Архивного
фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством
документов практического значения, их отбора, учета, использования
и подготовки к передаче на хранение в ГА РФ Комиссия создает Архив
и обеспечивает его необходимыми помещениями, оборудованием и
кадрами.
1.4. Архив является структурным подразделением Управления
документационного обеспечения Аппарата Комиссии (далее -
Управление).
1.5. В своей работе Архив руководствуется федеральным
законодательством, Основами законодательства Российской Федерации
об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положением об
Архивном фонде Российской Федерации, Регламентом Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, постановлениями
Комиссии, распоряжениями ее Председателя, нормативно -
методическими документами Росархива и ГА РФ, Инструкцией по
делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской
Федерации, типовыми и ведомственными перечнями документов с
указанием сроков их хранения, положением об Управлении, а также
настоящим Положением.
1.6. Положение об Архиве после согласования с Росархивом
утверждается постановлением Комиссии.
1.7. Архив работает по планам, утверждаемым начальником
Управления, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Методическое руководство и контроль за деятельностью
Архива осуществляет в пределах своей компетенции ГА РФ.
2. Состав документов Архива
Архив хранит следующие документы:
2.1. Документы, связанные с подготовкой и проведением
референдума Российской Федерации, выборов Президента Российской
Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации.
2.2. Законченные делопроизводством Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
документы постоянного хранения, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое и политическое значение.
2.3. Документы по личному составу членов Комиссии, работников
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.4. Документы временного (5 лет и более) срока хранения,
необходимые в практической работе Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.5. Документы постоянного хранения и по личному составу
организаций при Комиссии, которые были ликвидированы.
2.6. Личные фонды членов Комиссии, работников Аппарата
Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ, поступившие в Архив.
2.7. Страховой фонд особо ценных документов Архивного фонда
Российской Федерации, электронные и другие копии документов,
необходимые для практической работы Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
2.8. Научно - справочный аппарат к документам Архива (описи,
картотеки, каталоги, указатели, исторические справки и др.), а
также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и
выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
2.9. Служебные ведомственные издания Комиссии, дополняющие
документы Архива.
3. Задачи и функции Архива
3.1. Основными задачами Архива является следующее:
3.1.1. Комплектование архивного фонда документами,
перечисленными в разделе 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, научное описание
документов, создание и совершенствование научно - справочного
аппарата к ним, использование документов, хранящихся в Архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов
государственной части Архивного фонда Российской Федерации в ГА РФ
на государственное хранение с соблюдением правил, установленных
Росархивом.
3.1.4. Методическое руководство работой ответственных за
делопроизводство, осуществляющих хранение документов в
подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.1.5. Внедрение в практику новых архивных технологий с
применением средств электронно - вычислительной техники.
3.1.6. Подготовка проектов нормативных и методических
документов по организации делопроизводства в части, касающейся
деятельности Архива.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами Архив
осуществляет следующие функции:
3.2.1. Участвует совместно с отделом прохождения документации
Управления в подготовке Сводной номенклатуры дел Комиссии.
3.2.2. Разрабатывает совместно со структурными подразделениями
Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ и согласовывает с ГА РФ графики
представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной
комиссии ГА РФ и передачи документов государственной части
Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.
3.2.3. Оказывает структурным подразделениям Аппарата Комиссии,
ФЦИ и РЦОИТ методическую и практическую помощь в работе с
документами текущего делопроизводства, подлежащими сдаче в Архив,
контролирует правильность формирования и оформления дел в
делопроизводстве.
3.2.4. В соответствии с графиком, утвержденным Руководителем
Аппарата Комиссии, принимает от структурных подразделений Аппарата
Комиссии, от ФЦИ и РЦОИТ документы, обработанные в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству в Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации, не позднее чем через
2 года после завершения их делопроизводством.
3.2.5. Принимает документы личных фондов членов Комиссии и
работников ее Аппарата.
3.2.6. Осуществляет учет хранящихся в Архиве фондов, дел и
документов (в том числе сводный учет по Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ),
совершенствует его формы и методы, обеспечивает полную сохранность
дел и документов, не реже одного раза в 5 лет организует проверку
наличия и состояния дел в Архиве.
3.2.7. Выявляет особо ценные дела и документы, осуществляет их
учет.
3.2.8. Организует работу по созданию и хранению страхового
фонда копий особо ценных дел и документов и ведет учет этих копий.
3.2.9. Составляет и передает не позднее чем через 4 года после
завершения делопроизводством сводные годовые разделы описей дел
постоянного хранения и дел по личному составу на рассмотрение
постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Центральной
избирательной комиссии Российской Федерации (далее - ЦЭК) и
Экспертно - проверочной комиссии ГА РФ (далее - ЭПК ГА РФ).
3.2.10. Осуществляет систематизацию документов Архива и их
научное описание.
3.2.11. Создает, пополняет и совершенствует научно -
справочный аппарат к хранящимся в Архиве делам и документам,
обеспечивает его преемственную связь с научно - справочным
аппаратом ГА РФ.
3.2.12. Организует использование документов:
информирует Комиссию, работников ее Аппарата, ФЦИ и РЦОИТ о
составе и содержании документов Архива, готовит по поручению
руководства Комиссии информационно - аналитические записки и
справки по документам Архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии
документов в целях служебного и научного использования;
рассматривает запросы организаций и заявления граждан, в
установленном порядке выдает копии документов и архивные справки,
консультирует организации и граждан по вопросам местонахождения
документов, необходимых для наведения архивных справок;
ведет учет использования документов, хранящихся в Архиве;
участвует в публикации документов Архива.
3.2.13. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в
Архиве, представляет на рассмотрение ЦЭК описи дел, подлежащих
хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения, участвует в работе ЦЭК.
3.2.14. Готовит заключения на документы, представленные на
рассмотрение ЦЭК и ЭПК ГА РФ.
3.2.15. Участвует в проведении мероприятий по повышению
квалификации работников Архива, соответствующих работников
структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
3.2.16. В установленном порядке представляет в ГА РФ сведения
о составе и объеме документов.
3.2.17. Подготавливает и в установленном порядке передает на
хранение в ГА РФ документы государственной части Архивного фонда
Российской Федерации и страховые копии особо ценных дел и
документов.
4. Права Архива
Для выполнения возложенных задач и функций Архив имеет право:
4.1. Вносить в установленном порядке предложения по
совершенствованию организации хранения, учета и использования
архивных документов.
4.2. Участвовать в контроле за выполнением установленных
Инструкцией по делопроизводству в Центральной избирательной
комиссии Российской Федерации правил работы с документами в
структурных подразделениях Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ,
требовать соблюдения этих правил при формировании дел в текущем
делопроизводстве и при подготовке их к сдаче в Архив.
4.3 По согласованию с начальником Управления запрашивать и
получать от структурных подразделений Аппарата Комиссии, ФЦИ и
РЦОИТ документы, необходимые для выполнения Архивом поручений
руководства Комиссии в пределах компетенции Архива.
4.4. По решению начальника Управления, согласованному с
Председателем Комиссии, запрашивать и получать из государственных
и ведомственных архивов копии архивных документов, справки и
другие материалы, необходимые для работы Комиссии.
4.5. Участвовать в разработке проектов планов, программ, иных
нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства
и архивного дела, вносимых в установленном порядке на рассмотрение
Комиссии.
4.6. Привлекать в установленном порядке для консультаций по
вопросам деятельности Архива ученых и специалистов научно -
исследовательских и других организаций, в том числе на договорной
основе.
4.7. Пользоваться базами данных Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ.
5. Ответственность
5.1. Члены Комиссии, работники Аппарата Комиссии, ФЦИ и РЦОИТ
и другие пользователи несут ответственность за утрату и порчу
документов государственной части Архивного фонда Российской
Федерации, полученных ими в Архиве, в соответствии с действующим
законодательством и должностными инструкциями, утвержденными в
установленном порядке.
Советник, возглавляющий Архив, несет ответственность за
выполнение возложенных задач, за утрату и порчу документов,
находящихся в Архиве, в соответствии с действующим
законодательством и должностной инструкцией, утвержденной в
установленном порядке.
|
