ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 19 января 1999 г. N 6
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ВРЕМЕННОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ГОСКОМЗЕМА РОССИИ
В целях совершенствования работы с документами, повышения
качества и установления единообразия при подготовке документов в
центральном аппарате Комитета приказываю:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в
центральном аппарате Госкомзема России.
2. Заместителям Председателя, руководителям структурных
подразделений Комитета организовать в структурных подразделениях
изучение Временной инструкции и обеспечить ее безусловное
выполнение всеми работниками Комитета и подведомственных ему
организаций.
3. Управлению делами (Ю.И. Щербакову) обеспечить контроль за
строгим выполнением положений Временной инструкции специалистами
структурных подразделений Комитета. Завершить подготовку и выпуск
постоянной инструкции, других методических материалов по
делопроизводству до конца 1999 года.
Председатель
Б.С.ВАРЕНОВ
Утверждена
Приказом Государственного
земельного комитета
Российской Федерации
от 19 января 1999 г. N 6
ВРЕМЕННАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО ЗЕМЕЛЬНОГО КОМИТЕТА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Введение
Настоящая Инструкция определяет порядок ведения
делопроизводства в центральном аппарате Госкомзема России (далее
по тексту - Комитет) в соответствии с требованиями Типовой
инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации (М., Роскомархив, 1992), соответствует ГОСТам
и другим нормативным актам в сфере делопроизводства и действует до
утверждения постоянной инструкции по делопроизводству Госкомзема
России.
1. Общие положения
1.1. Настоящая Временная инструкция является нормативным
документом, регламентирующим организацию делопроизводства и
рационального документооборота, подготовку документов, порядок
работы с документами граждан, контроль за их рассмотрением и
исполнением.
К Инструкции прилагаются формы и образцы документов,
применяемых в аппарате Комитета (Приложения N 2, 3, 4).
Правила работы с секретными документами и документами с
грифами "для служебного пользования" установлены специальными
инструкциями.
1.2. Контроль за соблюдением в структурных подразделениях
Комитета единой системы делопроизводства, методическое руководство
работой с документами возлагается на Управление делами.
1.3. Ответственность за организацию делопроизводства,
соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в
структурных подразделениях Комитета возлагается на их
руководителей.
Руководитель структурного подразделения назначает работника,
ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает
учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует
руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление
работников с нормативными и методическими документами по
делопроизводству.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций
допускается только с разрешения руководства Комитета.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку,
увольнении или перемещении имеющиеся у него документы передаются
по указанию руководителю структурного подразделения.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.
Использование сведений, содержащихся в документах Комитета, для
опубликования в средствах массовой информации допускается только с
разрешения руководства Комитета.
1.5. Внутренняя переписка на бланках Комитета между
структурными подразделениями не допускается.
1.6. Права, обязанности и ответственность работников,
ответственных за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях, определяются должностными инструкциями,
утвержденными руководителями подразделений и согласованными с
Управлением делами.
2. Документация Комитета
2.1. Деятельность Комитета обеспечивается системой
взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его
документационную базу.
2.2. В соответствии с действующим законодательством и в
пределах своей компетенции Комитет издает следующие документы:
приказы, распоряжения, решения коллегии, инструкции, положения,
протоколы совещаний.
2.3. Нормативные акты Комитета, затрагивающие права и законные
интересы граждан или носящие межведомственный характер, в
соответствии с действующим законодательством подлежат
государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской
Федерации.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Общие требования к оформлению документов
3.1.1. Документы, подготавливаемые в Комитете, должны иметь
определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их
расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-97 "Унифицированные
системы документации. Система организационно - распорядительной
документации. Требования к оформлению документов".
3.1.2. Документы в Комитете должны оформляться на бланках
утвержденного образца.
В Комитете применяются следующие утвержденные бланки:
Государственный земельный комитет Российской Федерации;
Приказ Государственного земельного комитета Российской
Федерации;
Распоряжение Государственного земельного комитета Российский
Федерации;
Протокол заседания коллегии Государственного земельного
комитета Российской Федерации;
Протокол совещания.
Для ведения внутренней переписки бланки не применяются.
Внутренней считается переписка между структурными подразделениями
Комитета, а также между должностными лицами названных структур.
Документы, направляемые в Правительство России, Администрацию
Президента, Совет Федерации, Государственную Думу, в организации
государственной власти субъектов Федерации и другие ведомства
России, за исключением сторонних организаций и частных лиц, должны
иметь следующие обязательные реквизиты: краткий заголовок к
тексту; дату; индекс; визы соисполнителей; подпись.
В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов
может быть дополнен, если того требует назначение документа, его
обработка и т.д. Например, ведомственные нормативные акты,
подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит
"номер государственной регистрации".
Дополнительными реквизитами документа являются: наименование
структурного подразделения - автора документа; резолюция; гриф
утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего
согласования; отметка о наличии приложения; адресат; фамилия
исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка
о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа и т.д.
3.2. Оформление некоторых реквизитов документов
3.2.1. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания
документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать
смысл текста документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием
вида документа.
Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка
(чего?) учета движения основных средств.
3.2.2. Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа
коллегиального органа - дата его принятия; для утверждаемого
документа - дата его утверждения. Дата проставляется должностным
лицом, подписавшим или утвердившим документ.
Документ вступает в силу с момента его подписания или
утверждения, если в тексте или законодательством не оговорена иная
дата.
Документы, подлежащие государственной регистрации в Минюсте
России, вступают в силу в сроки, установленные актами
законодательства Российской Федерации.
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также
даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом.
Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в
последовательности: число, месяц, год.
Например: 30.03.98.
В текстах документов, содержащих сведения финансового
характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат:
30 марта 1998 г.
При ссылке в тексте документа на правовой акт или иной
документ дата оформляется следующим образом: Постановление
Правительства Российской Федерации от 03.02.98 N 254.
3.2.3. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов, который, исходя из задач
поиска, дополняется соответствующими индексами (номер дела; индекс
должностного лица, подписавшего документ; индекс подразделения -
исполнителя; номер государственной регистрации и др.). Составные
части индексов отделяются.
Для индексирования документов и информации в Комитете
разработан классификатор индексов руководства и структурных
подразделений (Приложение N 1).
3.2.4. Текст документа
Текстом управленческого документа является выражение
средствами делового языка содержания управленческих действий.
Подготавливаемые служебные документы должны быть краткими,
обоснованными, конкретными и логически последовательными. Текст
должен излагаться простым языком, быть тщательно отредактирован и,
как правило, составлен по одному вопросу. Текст документа должен
содержать достоверную и аргументированную информацию.
Поля на документах должны быть:
левое - не менее 20, правое и нижнее - не менее 10, верхнее -
не менее 20 мм.
Номера страниц проставляются по середине верхнего поля листа
арабскими цифрами без знаков препинания.
3.2.5. Визирование документа
Для оценки целесообразности выпуска документа, его
обоснованности, соответствия действующему законодательству и
правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Комитета, так и вне
его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта
документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись,
ее расшифровку и дату визирования, при необходимости указывается
должность визирующего.
Замечания, особое мнение и дополнения к проекту документа
излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится
отметка: "замечания прилагаются". Замечания одного или нескольких
руководителей организаций обязательно докладываются лицу,
подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в
Комитете, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего
листа документа и приложения.
Проекты приказов, протоколов, распоряжений и другие акты
Комитета визируются на первом экземпляре оборотной стороны
последнего листа документа и приложения (визы Юридического
управления и Управления делами - обязательны).
Возможно оформление виз распорядительного документа на
отдельном листе.
Документы визируются исполнителем, руководителем структурного
подразделения или лицом, его замещающим, и заместителем
Председателя по закрепленному за ним вопросу (если документ
представляется на подпись Председателя).
Все письма за подписью Председателя или лица, его замещающего,
заместителей председателя должны до подписания визироваться
Управляющим делами или его заместителем.
3.2.6. Подпись документа
Документы, направляемые Госкомземом России в вышестоящие
органы власти и управления, проекты разрабатываемых Комитетом
нормативных правовых актов, заключения на проекты нормативных
правовых актов других министерств и ведомств, договоры всех видов,
инструктивные письма и иные методические документы подписываются
Председателем или по его поручению заместителями.
Нормативные (ведомственные) правовые акты подписываются
Председателем или лицом, исполняющим его обязанности.
Документы, направляемые сторонним организациям от имени
Комитета, подписываются как Председателем, так и его
заместителями.
Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются
Председателем, его заместителями или руководителями структурных
подразделений Комитета в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений Комитета
нормативных актов не допускается.
В состав подписи на бланке Госкомзема России входят:
наименование должности лица, подписывающего документ, личная
подпись и ее расшифровка.
Например:
Первый заместитель Председателя (подпись) Н.В. Комов.
В документах, оформленных не на бланках, наименования
Комитета, структурного подразделения в реквизите "подпись"
включаются в состав наименования должности.
Например:
Управляющий делами Госкомзема России (подпись) Ю.И. Щербаков.
Документы коллегиальных органов подписываются
председательствующим на заседании и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не
должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в
составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте
документа, отсутствует, то документ может подписываться лицом,
исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом
необходимо указать фактическую должность лица, подписавшего
документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам" вносятся
машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать
документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед
наименованием должности.
3.2.7. Отметка об исполнении документа
Документ считается исполненным и снимается с контроля только
после полного решения всех поставленных в нем вопросов и
уведомления об этом корреспондента (письменно или устно). На
документе, исполненном в оперативном порядке и не требующем
письменного ответа, исполнитель указывает, как и когда решены
вопросы (по телефону, при выезде на место, личные переговоры и
т.д.). Эти же данные переносятся и в контрольный носитель
информации (карточку, машину). Промежуточный ответ, как и запрос
по документу, не могут являться основанием для признания документа
исполненным. Снятие документа с контроля удостоверяется отметкой
"В дело" с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу
лицевой стороны первого листа исполненного документа.
Отметку "В дело" проставляют: управляющий делами и его
заместитель на документах со штампами "Контроль" и "Подлежит
возврату в Управление делами", а руководители структурных
подразделений - на всех других документах.
3.2.8. Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим
грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой
стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО,
наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку
подписи и дату согласования; или название документа,
подтверждающего согласование, его дату и номер.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра экономики Российской Федерации
(личная подпись, дата) (инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Приказом Минфина России 03.06.98 N 254
СОГЛАСОВАНО
Письмом Минюста России 10.07.98 N ЭБ-2344
Гриф согласования может располагаться на отдельном "Листе
согласования", если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист
согласования прилагается".
3.2.9. Утверждение документа
Документы утверждаются Председателем или его заместителями, а
также специально издаваемым документом.
Утверждение документов производится проставлением грифа
утверждения или изданием распорядительного документа (в тех
случаях, когда требуются дополнительные предписания и
разъяснения).
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Государственного земельного комитета Российской
Федерации
(личная подпись; И.О.Фамилия)
(дата)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Госкомзема России
03.02.99 N 15
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.
3.2.10. Адрес документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения
или должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное
подразделение без указания должностного лица их наименования пишут
в именительном падеже.
Например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление делами
При направлении документа должностному лицу название
организации указывается в именительном падеже, а должность и
фамилия адресата - в дательном.
Например:
Аппарат Правительства Российской Федерации
Начальнику Департамента экономики и управления собственностью
М.Ю. Копейкину
При адресовании документа руководителю организации
наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Президенту акционерного общества "Россевзапстрой"
Ю.Г. Лосеву
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их названия следует указывать обобщенно:
Например:
Руководителям органов исполнительной власти субъектов
Российской Федерации
или
Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа
разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.
Например:
Редакция журнала "Новый мир"
103806, ГСП, Москва, К-6,
Малый Путинковский пер., 1/2
Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый
экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса
составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа
проставляется только одни адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в
вышестоящие органы, в федеральные органы исполнительной власти, в
органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и
постоянным корреспондентам. В этих случаях могут применяться
конверты с заранее напечатанными адресами.
3.2.11. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав
резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя
(исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись,
дата, входящий регистрационный номер документа.
В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам,
основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым,
если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по
исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции
указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата,
регистрационный номер.
3.2.12. Оформление приложений к документу.
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка
о них оформляется в следующей форме:
Приложение: на 10 л.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить
их названия, количество листов и экземпляров каждого.
Например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 1 экз.
2. Смета расходов... на 5 л. в 3 экз.
Если приложение сброшюровано, количество листов не
указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь
все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к документу в правом верхнем углу следует
сделать отметку с указанием названия документа, его даты и номера.
Например:
Приложение
к письму Госкомзема России
от 07.12.98 N БВ-123
3.3. Особенности подготовки и оформлении отдельных видов
документов
3.3.1. Проекты законодательных актов Российской Федерации,
указов и распоряжений Президента Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации
Проекты вышеуказанных документов разрабатываются Комитетом в
соответствии с поручениями вышестоящих органов и в инициативном
порядке.
В аппарате Комитета подготовка проектов документов
осуществляется структурными подразделениями, в компетенции которых
находится рассматриваемый вопрос. Первый экземпляр проекта
документа визируется Председателем; второй экземпляр -
заместителем Председателя, курирующим соответствующее структурное
подразделение, руководителем структурного подразделения,
готовившего проект документа, руководителем Юридического
управления и управляющим делами. К проекту документа прилагается
лист согласования его с заинтересованными федеральными органами
исполнительной власти.
Проекты законодательных актов, указов Президента Российской
Федерации, а также проекты решений Правительства Российской
Федерации нормативного характера должны согласовываться с Минюстом
России.
Проект документа направляется в вышестоящие органы с
сопроводительным письмом, в котором обосновывается необходимость
принятия решения и его содержание.
На оборотной стороне последнего листа сопроводительного письма
указывается наименование структурного подразделения Комитета,
фамилия и номер телефона ответственного исполнителя.
Проекты документов печатаются на листах формата А4 через
полтора межстрочных интервала в трех экземплярах. Первый экземпляр
направляется адресату, второй остается в Управлении делами,
третий - у исполнителя.
3.3.2. Приказ - распорядительный документ Комитета
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями
Комитета по поручению руководства или по собственной инициативе.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?".
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и
распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых
действий. Если основанием к изданию приказа является
законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих
органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата,
номер, заголовок и передается содержание той его части, которая
непосредственно касается Комитета.
Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
В пунктах распорядительной части приказа указываются
исполнители (структурные подразделения и руководители), конкретные
действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные
приказы или их отдельные пункты, то это оговаривается в тексте
приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается
должностное лицо (как правило - заместитель Председателя), на
которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Секретарь соответствующего заместителя Председателя
устанавливает постоянный контроль за реализацией исполнителями
поручений, содержащихся в приказе, и систематически докладывает
заместителю Председателя о соблюдении установленных сроков
исполнения и нерешенных вопросах.
Проекты приказов представляются на подпись Председателю
Комитета управляющим делами, который несет ответственность за
правильность их оформления.
Приказы подписывает Председатель или лицо, исполняющее его
обязанности.
Проекты приказов в обязательном порядке визируются до
подписания в Юридическом управлении и Управлении делами.
3.3.3. Протокол
Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения
вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов,
совещаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части заполняются следующие реквизиты:
председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание
докладов и выступлений помещается в тексте протокола (краткая
форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу
прилагается стенограмма или тексты докладов и выступлений).
Постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления
строится по образцу текста приказа (п. 2.3.2).
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к
протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после
соответствующего протокольного решения.
Протоколы совместных, с другими организациями, заседаний
(совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые
номера протоколов организаций (ведомств), принимавших участие в
работе коллегиального органа.
Порядок подготовки и выпуска протокола заседания коллегии
Госкомзема России определяется положением о работе коллегии.
3.4. Тиражирование документов
3.4.1. При определении тиража для рассылки документов следует
исходить из необходимости обеспечения своевременного доведения их
до структурных подразделений Комитета и организаций, которых
касаются эти документы.
3.4.2. Тираж определяется исполнителем, утверждается
руководителем структурного подразделения (заместителем) и
согласовывается с Управлением делами.
Тиражирование документов выполняется хозяйственным отделом
Управления делами.
4. Поисковые системы по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или
поступления в Комитет документа путем проставления на нем
регистрационного индекса (номера) с последующей записью
необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета,
исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в
Комитете, так и поступающие из других организаций и от частных
лиц.
Регистрации подлежат как традиционные письменные документы,
так и создаваемые средствами вычислительной техники.
Информация о документах, полученная при их регистрации,
поступает в поисковую систему.
4.2. Обработка входящих документов
Все поступающие в Комитет документы принимаются и
обрабатываются отделом делопроизводства Управления делами, а в
нерабочее время - ответственными дежурными приемной Председателя,
где они учитываются в специальном журнале, а затем передаются в
группу правительственной переписки.
На все поступившие документы ставится штамп с указанием даты
поступления документа. Почта сортируется и распределяется
следующим образом:
документы, поступившие на имя Председателя и его заместителей,
регистрируются в отделе делопроизводства, откуда передаются для
подготовки резолюции помощнику Председателя;
документы, поступившие в Комитет и не содержащие фамилии
конкретного адресата, передаются заместителю управляющего делами,
который в зависимости от значимости поставленных вопросов
расписывает документы отделу делопроизводства (для доклада
Председателю), секретариатам соответствующего заместителя
Председателя или соответствующему руководителю структурного
подразделения (для регистрации и доклада соответствующему
руководителю);
документы, поступившие на имя заместителя Председателя, после
регистрации передаются в секретариат соответствующего заместителя
Министра;
документы, поступившие в адрес структурного подразделения,
помещаются в соответствующую ячейку сортировочного шкафа отдела
делопроизводства, где их получают работники структурных
подразделений два раза в день (в 12.00 и 16.00 час.).
Документы, требующие решения и ответа, регистрируются на
карточках установленного образца только один раз.
Не подлежат регистрации следующие документы:
копии писем, присылаемые для сведения;
копии счетов на оплату;
наряды и фондовые извещения;
копии уставов, положений и штатных расписаний;
информационные и рекламные материалы, пригласительные билеты,
поздравительные письма и телеграммы, бюллетени и т.д.;
документы статистической и бухгалтерской отчетности;
печатные издания;
факсограммы и т.п.
Если по указанным документам даны поручения, то такие
документы подлежат регистрации. Перечень регистрируемых документов
может при необходимости уточняться Управлением делами.
Входящие документы регистрируются:
отделом делопроизводства - поступившие на имя Председателя и
его заместителей.
Входящий регистрационный номер проставляется в правом нижнем
углу документа в виде специального штампа, в который от руки
вписывается непосредственно индекс, номер и дата регистрации
документа. Одновременно на документ заводится учетно - контрольная
карточка с введением реквизитов в компьютер. Индекс входящих
документов состоит из буквенных и цифровых обозначений.
Например:
для правительственных поручений - ПП-251, где ПП - буквенное
обозначение правительственного поручения;
251 - порядковый номер;
для постановлений, указов, распоряжений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской Федерации, законов - ДД-124,
где ДД - директивный документ, 124 - порядковый номер;
для других документов - порядковый номер;
секретариатом (делопроизводителем) структурного
подразделения - поступившие из отдела делопроизводства в
структурное подразделение. Регистрация может производиться как на
учетно - контрольных карточках, так и в специальном журнале (с
полным набором реквизитов или на ЭВМ. Индекс состоит: 9-38, где
9 - индекс Управления реформирования земельных отношений и
землеустройства, 38 - порядковый регистрационный номер.
После регистрации документы, адресованные:
Председателю - передаются помощнику Председателя для
подготовки проектов поручений по ним для доклада Председателю;
заместителям Председателя - передаются секретарю заместителя
Председателя для подготовки поручений;
структурным подразделениям - передаются руководителю
подразделения.
Рассмотренная Председателем почта с его поручениями
возвращается через помощника в отдел делопроизводства и после ее
обработки направляется исполнителю с учетно - контрольной
карточкой для контроля со стороны секретариатов заместителей
Председателя и структурных подразделений за прохождением и
исполнением документа.
Председатель Комитета вправе поручить рассмотрение документа
любому подразделению, заместители Председателя Комитета направляют
поручение в курируемые ими подразделения.
Переадресовка документов, как правило, не допускается. В
необходимых случаях переадресовка документов допускается по
указанию Председателя Комитета или его заместителей и производится
через Управление делами.
Все документы с резолюцией Председателя приходят к исполнителю
только через отдел делопроизводства и подлежат рассмотрению
немедленно.
Документ со штампом "Подлежит возврату в Управление делами"
(подлинник) после исполнения или ознакомления необходимо вернуть в
группу правительственной переписки.
В секретариатах заместителей Председателя и структурных
подразделений формируется контрольно - справочная картотека по
исполнителям, срокам исполнения, корреспондентам, исполненным и
неисполненным документам. Закрытой (исполненной) карточка может
считаться только тогда, когда сделаны отметки об исполнении
документа, он снят с контроля и списан в дело.
4.3. Обработка исходящих документов
Проекты исходящих документов со всеми необходимыми визами и
материалами, на основании которых они готовились, передаются на
подпись Председателю и его заместителям через управляющего делами
или его заместителя в трех экземплярах.
Подписанные документы возвращаются в отдел делопроизводства
для оформления и отправки. Копия документа передается исполнителю
для подшивки в дело и закрытия контрольной карточки.
В отделе делопроизводства кроме приказов, распоряжений, писем,
подписанных Председателем, регистрируются исходящие письма,
подписанные заместителями Председателя.
Для рассылки документа по нескольким адресам исполнитель
представляет в группу правительственной переписки необходимое
количество экземпляров документа и указатель рассылки, подписанный
руководителем структурного подразделения.
Работник, регистрирующий исходящие документы, перед
проставлением регистрационного номера обязан:
проверить правильность адресата;
при ответе на запрос проверить правильность ссылки на номер и
дату запроса;
проверить наличие подписи и необходимых виз на документе
исполнителя и номер его телефона;
на копиях документа сделать все исправления и дополнения,
внесенные в оригинал документа при его подписании;
зарегистрировать исходящий документ, проставить регистрационный
номер на оригинале и всех экземплярах копий, все копии заверить.
Регистрация исходящих документов (приложение):
за подписью Председателя, заместителей Председателя и
управляющего делами (регистрируются в отделе делопроизводства).
Например: БВ-112/3, где БВ - индекс руководителя, подписавшего
документ (Б. Варенов); 112 - порядковый регистрационный номер; 3 -
индекс структурного подразделения, подготовившего документ
(Управление бухгалтерского учета и отчетности);
за подписью руководителя структурного подразделения
(регистрируются в структурном подразделении). Например: 3-9/121,
где 3 - индекс Управления бухгалтерского учета и отчетности; 9 -
номер по номенклатуре дел; 121 - порядковый регистрационный номер.
После выполнения задания исполнитель обязан сдать
делопроизводителю структурного подразделения документ со всеми
относящимися к нему материалами для подшивки с отметкой на обороте
последней страницы документа: "ИСПОЛНЕНО", дата и номер ответного
документа, в дело N _ (по номенклатуре), или "как бездокументно
решен вопрос". Отметки на документе выполняются только на пишущей
машинке или чернилами. Эти же данные переносятся на карточку.
Экспедиция принимает почту на отправку до 14 часов, а по
пятницам и в предпраздничные дни - до 12 часов. Срочные документы
принимаются в течение всего рабочего дня.
5. Работа исполнителей с документами
5.1. Руководители структурных подразделений Комитета
обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей в день поступления, а также контроль за качественным
исполнением документов по существу вопросов.
5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения
выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы,
поступившие на согласование, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на
следующий день в соответствии с указанием руководителя
структурного подразделения. Срочные документы передаются
немедленно.
5.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку
необходимой информации, подготовку проекта документа, его
оформление, согласование, представление на подпись (утверждение)
руководством Комитета или руководителями структурных
подразделений, подготовку к пересылке адресату.
5.4. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
о дате поступления, датах промежуточного исполнения (запрос
сведений, телефонные переговоры и т.п.), дате и результатах
окончательного исполнения.
Все отметки размешаются на свободных от текста местах.
5.5. При наличии в резолюции руководства Комитета нескольких
исполнителей ответственным исполнителем является исполнитель,
указанный первым, если иное не оговорено в резолюции. Все
остальные соисполнители ответственны за своевременный и
качественный анализ информации и представление ответственному
исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов
(проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Визы соисполнителей, указанных в резолюции на окончательном
варианте проекта документа, представляемого на подпись руководству
Комитета, обязательны.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность
за срок исполнения, полноту и достоверность информации,
использованной при подготовке документа.
Вопросы: контроля исполнения документов работы с письмами и
обращениями граждан; составления номенклатуры дел; подготовки
материалов к заседаниям коллегии, образцы оформления документов и
другие вопросы, касающиеся делопроизводства и не нашедшие
отражения в настоящей Инструкции, будут включены в окончательный
вариант инструкции по делопроизводству или будут освещены
отдельными инструкциями, регламентами, положениями.
Приложение N 1
КЛАССИФИКАТОР
ИНДЕКСОВ РУКОВОДСТВА И СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
ГОСКОМЗЕМА РОССИИ
БВ - Председатель - Б.С. Варенов
НК - первый заместитель Председателя - Н.В. Комов
СС - первый заместитель Председателя - С.И. Сай
ВА - заместитель Председателя - В.В. Алакоз
ВК - заместитель Председателя - В.С. Кислов
ПЛ - статс - секретарь - заместитель Председателя -
П.Ф. Лойко
1 - Управление делами
2 - Управление кадров и территориальных органов
3 - Управление бухгалтерского учета и отчетности
4 - Финансово - экономическое управление
5 - Отдел по специальной работе
6 - Управление государственной земельной инспекции
7 - Юридическое управление
8 - Отдел научного обеспечения и координации
9 - Управление реформирования земельных отношений и
землеустройства
10 - Управление геодезических и картографических работ
11 - Управление государственного земельного кадастра
12 - Информационно - аналитическое управление
13 - Управление государственных и муниципальных земель
14 - Управление оценки земель и экономики землепользования
Приложение N 2
(ГЕРБ РОССИИ)
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(Госкомзем России)
103450, Москва, ул. Мясницкая, 39-А
Тел. 207-24-32
_________________ N _______________
На N ______________________________
Приложение N 3
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(ГОСКОМЗЕМ РОССИИ)
УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ
------------------------------------------------------------------
ФАКСИМИЛЬНОЕ СООБЩЕНИЕ
------------------------------------------------------------------
кому от
MinDir Gisela Hammers-Strizek Youri Scherbakov
------------------------------------------------------------------
организация дата
BMWi (economy) November 19, 1998
------------------------------------------------------------------
номер факса общее число страниц
8-10-49-228-615-7038 1
------------------------------------------------------------------
номер телефона номер телефона отправителя
8-10-49-228-615-7200 (7-095)927-3316
------------------------------------------------------------------
тема:
German - Russian Franchising Project
------------------------------------------------------------------
-¬ срочно -¬ для ознакомления -¬ подтвердить получение
L- L- L-
-¬ требует ответа -¬ вернуть с пометками
L- L-
------------------------------------------------------------------
заметки / примечания:
Dear Ms. Hammers-Strizek,
Following the phone conversation between Dr. Otmar Schuster of
BDVI and Dr. Overchuk, the Director of the Information Analysis
Directorate of Russian Federation Ministry for Land Policy,
Construction, Housing and Works, we would like to confirm the
interest of the Russian Federation State Land Committee to carry
on with development of German - Russian Franchising Project.
We would welcome a meeting with your representatives to further
discuss this Project at the time of your convenience.
Please fill free to get in touch with us by phone or by fax -
(7-095)927-3316.
Sincerely yours,
Youri Scherbakov,
Chief of Administration
Rusian Federation State Land Committee
cc: Dr. Ing. Otmar Schuster
103450, Москва, Мясницкая ул., 39-А
Приложение N 4
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЗЕМЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
_____________ Москва N ___________
Об утверждении Временной инструкции
по делопроизводству в центральном
аппарате Госкомзема России
В целях совершенствования работы с документами, повышения
качества и установления единообразия при подготовке документов в
центральном аппарате Комитета приказываю:
1. Утвердить Временную инструкцию по делопроизводству в
центральном аппарате Госкомзема России.
2. Заместителям Председателя, руководителям структурных
подразделений Комитета организовать в структурных подразделениях
изучение Временной инструкции и обеспечить ее безусловное
выполнение всеми работниками Комитета и подведомственных ему
организаций.
3. Управлению делами (Ю.И. Щербакову) обеспечить контроль за
строгим выполнением положений Временной инструкции специалистами
структурных подразделений Комитета. Завершить подготовку и выпуск
постоянной инструкции, других методических материалов по
делопроизводству до конца 1999 года.
Председатель Б.С.ВАРЕНОВ
|
